拠点間の常時接続にはテレビ会議専用機がベター！その理由とは？

業務を進める上で、ちょっとした打ち合わせや相談をするときに、離れた拠点の相手と手軽に声がけしてコミュニケーションを図れると、仕事はグッとはかどります。そんな環境を実現できるのが、テレビ会議システムの拠点間 常時接続です。

弊社では、拠点間 常時接続を導入するのであれば、テレビ会議専用機を断然オススメしています。今回はその理由を解説いたします。

拠点間を常時接続するために必要な要件とは？

拠点同士をテレビ会議で常時接続し、相手の様子を確認したり必要に応じて話しかけたりするには、遠くからでもある程度できる、比較的大きめのテレビモニタサイズが理想的です。

また、音声も聞き取りやすいスピーカー、そしてマイクがあると便利です。機器面はもちろんですが、最大のポイントは継続して長時間の接続に対応できることが重要なポイントとなります。

パソコンやタブレットのWeb会議ツールは長時間の常時接続を前提にしていない

リモートでコミュニケーションを交わすツールと言えば、たとえばZoomといったWeb会議アプリがあります。Zoomの場合、共有されたリンクをクリックすると通信が接続され、打ち合わせが終わったらルームから退出して接続を切るといった使い方でしょう。Microsoft社のTeamなども同様です。
これらのWeb会議はミーティングを終了すると切断するのが一般的な使い方でしょう。

これらのWeb会議アプリをパソコンやタブレットを使って常時接続することも不可能とは言えませんが、もともとパソコンは専用機とは違って裏でOSのアップデートや何かしら常駐しているアプリケーションも平行動作しています。これらが影響して通信が途中で途切れたり、動作が不安定になりやすいです。

このように、専用機による常時接続のように長時間にわたって接続することを前提としていません。

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常時接続において専用機がおすすめできる理由

おすすめできる理由1．ほかのソフトによる通信遮断のリスクがない

専用機による常時接続は、リモート接続専用のソフトウェアしか動いていません。一般的にパソコンの用途は広く、オペレーティング・システム以外にもさまざまなソフトが動作しています。たとえば、セキュリティソフトの動作や更新プログラムによるアップデートが重くて、デバイスの操作が遅くなったという経験がある方もいるのではないでしょうか。

その点、専用機は余計なソフトウェアが動いていません。常時接続以外の動作が優先されて、通信が途切れる心配がないです。

おすすめできる理由2．使い方がシンプルで誰でも操作できる

専用機による常時接続は、テレビやコピー機のように誰でも操作できるように作られています。パソコンで通信ツールを利用するときには、ソフトウェアのインストールから機器の設定まで必要です。また、接続するために参加者を招待する仕組みも理解しなければなりません。パソコンに不慣れな方だと、通信するまでに手間取ってしまう可能性があります。

そのほか、接続が完了したあとにもトラブルがあります。接続が切れてしまえば、再びリカバリーするまでに時間がかかってしまいがちです。
気軽にコミュニケーションが取れないと、コアビジネスに集中しづらくなります。業務をスムーズに進めたいのであれば、常時接続の専用機がおすすめです。

通信ツールの導入は相手を踏まえて選択することが重要

テレビ会議や常時接続といった通信機器・通信ツールを利用するのは限られた人だけではありません。電話や複合機のように誰もが必要に応じて使うことになるでしょう。まして、通信機器は「通信相手」がいることが大前提です。相手にも、接続や音量調節など、一定の操作が求められるのが一般的です。

Web会議ツールは「パソコン操作」が前提であるため使いこなすには難がある

厄介なことに、「パソコン」は端末や環境などによって操作方法や設定が微妙に異なります。会社の業務で使用しているパソコンと自宅にあるパソコンで、全く同じスペック・同じ操作性・同じ接続機器ということはほぼ無いでしょう。アイコンの設定や背景のコントロールなどでも戸惑う方もいるでしょう。仕組みを理解するまでに時間がかかってしまいます。

このように、自分が使い慣れている端末やソフトウェアだとしても、相手も同じように利用できるとは限りません。取引相手に自社で使っているツールによる打ち合わせを提案したとき、ツールを利用したことがないといわれて、打ち合わせがなかなか進まないケースもあります。

社内テレビ会議、常時接続の場面に置いても同じで、自分がいる拠点は情報通信機器の扱いに精通されているからといって、相手拠点でも同じとは限らないのです。このため、通信ツールなど機器を導入する際は、できるだけシンプルで「簡単」なものを選ぶことが重要なのです。

瞬間的なリモートコミュニケーションを図れるのが常時接続の魅力！

リモートにしろリアルにしろ、会議を行うにはスケジュール調整が必要になります。リモートとなると尚更、相手の都合伺いなどで内線やメールといったコンタクトが必要となるでしょう。都合が合わなければ、調整にも手間取ってビジネスにおける判断を下すまでに多大な時間を使ってしまう可能性もあります。

その点、常時接続であれば、スケジュールの調整をせずに社員同士でコミュニケーションを交わせます。テレビ会議の常時接続は、長時間安定して接続できる点にも強みがあります。機器の熱によってパフォーマンスが落ちたり、シャットダウンしたりすることもありません。

離れた拠点との連携や打ち合わせ頻度が多いのであれば、専用機による常時接続を導入したほうが、間違いなく業務効率が高まり効果的です。

常時接続でビジネスを効率化しよう！

常時接続はリモートでも気軽につながれる通信方法です。常時接続を体感すると、その環境がないときに、不自由や不安を感じるようになります。常に相手の様子がわかるコミュニケーションは、ビジネスでも非常に重要です。常時接続を導入すれば、仕事でもプラス効果が生じるでしょう。