これで失敗しない2つのポイント！テレビ会議でイベント配信するときの心がけ

昨今、テレビ会議システムは「会議」目的以外で活用されるケースが増えております。その一つがイベントの配信で利用されるケースです。対外的なイベントはもちろん、社内向けであれば入社式や納会などの全社イベントが挙げられます。
テレビ会議システムの性能向上により、これらのイベントを高い音質・画質をフル活用して臨場感のある配信が実現できるようになりました。

今回は、イベント配信を行う際にどのようなシステムを選ぶべきか、そのポイントをご紹介します。

ポイント1 安定した接続性

会議以上にテンションが高くなるであろうイベントごとですから、映像や音声が途切れてしまっては興ざめしてしまいます。

ここで重要になるのは、安定した接続性です。通信状況が絡むため不備を100％防ぐことは難しいですが、なるべく安定した接続ができるシステム利用して不備を起こしにくくすることは可能です。

Web会議などパソコンアプリの場合

この場合、パソコン端末によるWeb会議のアプリケーションを使った配信をすると、パソコン自体のスペックや別のアプリケーションとの兼ね合いから、動作が不安定になることが考えられます。安定稼働させるためには拠点ごとに設定が必要となりハードルが高くなりがちです。

テレビ会議専用機の場合

一方、テレビ会議専用機での配信であれば別のアプリケーションは稼働しませんので、接続性は安定しやすいです。

ポイント2　簡単な操作性

イベントを進行する中では、各地点で何らかの操作をするケースがあります。もちろん、開始するための接続操作もその一つですが、これらの操作はできるだけシンプルであるべきです。

各地点に専門知識を持ったスタッフを配置できるのであればともかく、操作や設定が複雑になれば、特定の拠点で対応できないといった事態になりかねません。そうなればイベントどころでは無くなってしまいます。

どなたでも、「工程の少ない簡単な操作で接続できる」ということであれば、トラブルも起こしにくくなります。

アプリによるWeb会議はテレビ会議専用機よりも操作が複雑

パソコンのWeb会議アプリ自体も、操作は非常にシンプルになっています。しかし、アプリ自体の操作に加えて、パソコンの操作やリテラシーが必要になります。トラブルが発生したとき、原因究明にアプリ・パソコン・機器・通信と着眼点が多く、問題のイメージや切り分けにも詳しいIT知識が求められます。

反面、テレビ会議専用機であれば、専用機端末を中心に機器と通信という構造がそもそもシンプルで原因究明も行いやすいです。
この点は考慮に入れるべきと考えます。

イベントの内容によっては専門家に相談を

イベントの企画や準備に関してとなりますが、

• いつもの会議で使っているマイクはイベントでも使えるのか
• イベントの途中で画面構成の切り替えなど複雑な操作が必要

といった疑問や課題が出てくるかもしれません。

そういった場合は、やりたいことを専門家に相談してみてはいかがでしょうか。
ギンガシステムではテレビ会議を利用したイベント配信についても知見や経験が多くあります。やりたい演出を実現するために必要な機材の手配や設定の変更など、やや込み入った操作を当日行う専任スタッフの手配も可能です。

失敗を極力抑えてスムーズな進行を実現するために、十分な準備を整えていただきたいと思います。

※この記事は、2015.07.02に書かれた内容をリライトしたものです。