社内のオンラインコミュニケーションは定着させてこそ有効！定着をさせるための4つの選定ポイント

オンラインコミュニケーションツールは、現代のビジネスシーンや日常生活で重要な役割を果たしています。

適切なオンラインコミュニケーションを行うことで、場所や時間を超えてスムーズに情報を伝え合い、効果的な意思疎通が可能になります。しかし、オンライン環境特有の課題や、コミュニケーションの質を高めるためのスキルが必要です。
現代のビジネス環境では、テレワークやハイブリッドワークが主流になり、オンラインコミュニケーションの導入が不可欠です。オンラインコミュニケーションには、対面のコミュニケーションと比較して多くのメリットがありますが、同時にいくつかの課題もあります。

本記事では、オンラインコミュニケーションの特徴、メリットと課題、改善策や定着のための工夫についてご紹介いたします。

オンラインコミュニケーションとは

オンラインコミュニケーションの特徴

オンラインコミュニケーションの最大の特徴は、場所を問わずに接続できる柔軟性です。インターネット環境さえあれば、どこからでも参加できるため、自宅からテレワークしている社員やグローバルチームとのコミュニケーションを容易にします。
また、ビデオ会議システムやチャットツールを活用することで、複数の参加者が同時に意見を交換し、情報を共有することが可能です。

ツールの種類とチャットとビデオの使い分け

オンラインコミュニケーションの種類は、多様な方法やツールを通じて行われます。以下が主な種類です：

• ビデオ会議：
ZoomやMicrosoft Teamsなどを使用して、リアルタイムで顔を合わせて会話。
• チャットツール：
SlackやTeamsチャットでのテキストメッセージによる迅速なコミュニケーション。
• メール：
正式なコミュニケーションや文書の送信に使用。
• 音声通話：
ビデオなしの音声のみでの通話。
• コラボレーションツール：
Google WorkspaceやMicrosoft Office 365での共同作業。

これらのツールは、用途や目的に応じて使い分けられ、現代のビジネスと日常生活において重要な役割を果たします。

オンラインコミュニケーションにおけるチャットとビデオの使い分けは、目的や状況によって効果的に行うことが重要です。

チャットコミュニケーションは、Slackやメールなどで使われ、短いメッセージのやり取りや記録を残す場面で効果的です。短時間で迅速に情報を共有したいときや、詳細なドキュメントを共有する際に適しています。

一方、ビデオコミュニケーションは、ZoomやMicrosoft Teamsを通じて行われ、リアルタイムでの対話が必要な場合や、表情や声のトーンが重要な役割を果たす場面で効果的です。チームビルディングや意思決定、複雑な議論にはビデオの方が適しています。

効果的なオンラインコミュニケーションには、状況に応じてチャットとビデオの使い分けが求められます。

オンラインコミュニケーションのメリット

オンラインコミュニケーションのメリットには以下の内容があげられます：

• コスト削減：
移動や宿泊費が不要になるため、企業の経費削減につながります。
• 時間効率の向上：
会議に移動する時間が省けるため、より多くの時間を業務に充てることができます。
• 迅速な意思決定：
関係者がすぐに集まって話し合いができるため、意思決定が迅速に行えます。
• フレキシブルな働き方：
テレワークが可能となり、従業員のライフスタイルに合わせた柔軟な働き方が実現できます。
• 多様なツールの利用：
さまざまなオンラインツール（Zoom, Microsoft Teams, Slackなど）を利用することで、情報共有やコミュニケーションの方法をカスタマイズできます。

オンラインコミュニケーションのデメリット

一方で、オンラインコミュニケーションのデメリットには以下の内容があげられます：

• 非言語コミュニケーションの不足：
表情やジェスチャーなど、対面コミュニケーションで重要な非言語情報が伝わりにくいことがあります。
• テクノロジー依存：
インターネット接続の品質や機器のトラブルに依存するため、技術的な課題が発生することがあります。
• コミュニケーションの量と質のバランス：
オンラインでの会議やチャットが増えることで、コミュニケーションの質が低下しがちになることもあります。
• 集中力の低下：
リモート環境では、対面の会議に比べて集中力を維持するのが難しいことがあります。
• 人間関係の構築の難しさ：
非対面のコミュニケーションが多いと、チーム内の信頼関係の構築が難しくなる場合があります。定期的な顔合わせや雑談が不足すると、チームの一体感が損なわれることもあります。

課題と解決方法

オンラインコミュニケーションのメリットには、コスト削減、時間効率の向上、フレキシブルな働き方が挙げられます。物理的な移動が不要で、迅速な意思決定を可能にするため、特にテレワークやグローバルチームでの活用に最適です。また、さまざまな種類のツールを使用することで、企業のニーズに合ったコミュニケーションスタイルを実現できます。

一方で、課題としては、非言語コミュニケーションの不足、技術依存によるトラブル、集中力の低下が挙げられます。
これらの課題を克服するためには、以下の解決策が効果的です：

• 明確なコミュニケーションルールの設定：
会議の頻度や目的を明確にし、無駄を減らす。
• 適切なツールの選択：
目的に応じて最適なツールを選び、使い方を徹底する。
• フィードバックの奨励：
コミュニケーションの質を向上させるため、定期的なフィードバックを行う。
• トレーニングとサポート体制の強化：
技術的なトラブルを減らすため、従業員へのトレーニングやサポートを充実させる。
• 人間関係の構築：
定期的なオンラインイベントやチームビルディング活動を通じて、信頼関係を強化する。

これらの対策により、オンラインコミュニケーションのメリットを最大限に活用し、課題を効果的に解決することができます。企業はこれらの方法を採用し、円滑なオンラインコミュニケーションを実現するための環境を整えることが重要です。

ビジネスにおけるオンラインコミュニケーションツールの選び方

ポイント1：誰もが簡単に操作できること

テレビ会議が社内の誰もが使えるためには、操作が簡単であることに尽きると考えています。会社やテレワークで使用する際、マイクの設定やカメラの設定、接続…。オンラインでつながるためにはある程度機器の操作が必要になりますが、その操作や工程が多いほど、使うことに拒否感が出てしまいがちです。
そうすると使用する人間が限られてしまい、社内定着は難しくなり、便利であるはずなのに使いにくいというデメリットにつながります。

実際に、触ったことの無い機器を操作するのって少なからず抵抗感がありますよね。その抵抗感を拭うのは「簡単」であるに越したことはありません。テレビの電源をつけてチャンネルを合わせて見たい番組を見るように…。

LoopGateは誰もが簡単に操作できるオンラインコミュニケーションツールであることをメリットの一つと掲げていて、その簡単さを追求し開発しています。オンラインで接続して顔を見せ合う仕組みは、スマホでは少し前から当たり前にできるようになりました。これをテレビ会議システムでもできれば、使う方は増えると考えます。
LoopGate専用機なら、テレビと同じくリモコンの操作で相手につながることができます。

ポイント2：機能がシンプルであること

たくさんの機能が盛々付いているシステムは、正直魅力的です。惹かれます。 でも実際に導入して使うと、意外といつも同じ機能しか使わず、魅力に感じた機能は使うことが少ない…、使う機会が少ない…、…というかもはや使わない！となることもしばしばあります。

また、変な操作をしたくないのに、多機能が逆にデメリットに感じてしまうこともあります。本当に必要な機能に絞られたシンプルイズベストな方が、機器操作に慣れていない方でも気兼ねなく利用してもられると考えています。

ポイント3：サポート窓口があること

オンラインコミュニケーションツール活用して行く中で、操作や意図が分からないこともあります。または何かしらのエラーが発生した場合に対処方法が分からない…こともあるでしょう。調べれば解決するかもしれませんが、調べ方が分かればまだ解決の糸口も掴みやすいです。ですが、調べ方が難しい場合は解決に時間がかかるでしょう。そういった難しい状況を見てしまうと、なかなか次回以降システムを触ることに抵抗を感じてしまいます。

そこで大切なのがサポートです。
これは文字やQ&Aによるサポートではなく、電話して相談や確認ができるサポート窓口のことです。何かわからない事があっても、問い合わせる先が明確にあれば安心ではないでしょうか。

サポートスタッフは専門スタッフが直接電話に出ます。取り次ぎが少ないのも安心のポイントです。

LoopGateのサポート体制

LoopGateのサポートは、平日朝の7:30～19:00まで対応できます。朝早めの会議から、苦戦している夜（19:00まで）の会議でも、対応できるので安心です。土日祝も9:00-18:00で対応できます。（年末年始など弊社休業日は除きます。休業日は事前にアナウンスしております！）

ポイント4：定着支援があること

今回のお題通りとなりますが、社内定着するための支援があるシステムは、使われ続けるポイントとなります。具体的には、「操作説明」や「初回利用時のサポート」です。 操作説明会を導入に携わった担当の方が、資料を準備したり説明をしたりと動くことは、結構な負荷だと思います。そのような負荷もあって、社内操作説明会を行う…といったことは稀なケースだと思います。

しかし、システムのメーカーが操作説明の場を設ければ、社内の方々への説明も負荷を抑えて実施することが可能です。LoopGateでは前述のサポート担当が操作説明のプログラムを実施いたしますので、社内で利用される・システム利用のきっかけを創造できます。

一度でもシステムに触れていただければ、定着のフォローになり得るでしょう。

オンラインコミュニケーションの将来展望

オンラインコミュニケーションの将来は、技術の進化とともに大きく変化し、多くの可能性を秘めています。

まず、VRやARを活用した仮想空間でのコミュニケーションが、よりリアルな体験を提供し、リモートでも対面に近い感覚を実現します。また、AIを活用した自動翻訳や音声認識が進化することで、言語や文化の壁を越えたスムーズなコミュニケーションが可能になります。

さらに、プライバシー保護とセキュリティ対策が強化され、より安心して利用できる環境が整うでしょう。今後も、新しい技術やサービスの登場により、オンラインコミュニケーションはさらなる発展を遂げ、多様な働き方やライフスタイルに対応する重要な手段となるでしょう。

オンラインコミュニケーションの質を向上させるヒント

質の高いオンラインコミュニケーションを実現するためには、いくつかのポイントを意識する必要があります。

まず、会話の内容を明確に伝えるために、話すスピードやトーンを調整し、相手に配慮した発言を心がけましょう。また、視覚的な要素を活用することも効果的です。資料やグラフを適切に使うことで、相手の理解を深めることができます。

さらに、リアルタイムでのフィードバックを得るために、参加者に積極的に質問を投げかけるなど、インタラクティブなコミュニケーションを目指しましょう。
以下の方法を実行すると会社全体での社内定着率が向上していきます：

• 明確なルール設定：
会議の頻度や参加者の役割を明確にすることで、効率的なコミュニケーションを図ります。
• 適切なツールの選択：
チームの目的に合わせた最適なオンラインツールを選び、全員が使いこなせるようにする。
• フィードバックの促進：
定期的にフィードバックを行い、コミュニケーションの質を向上させます。
• 非言語コミュニケーションの補完：
ビデオ通話ではカメラをオンにし、表情を意識してコミュニケーションを取る。
• 定期的なオンラインイベントの開催：
チームの一体感を保つために、オンラインでのカジュアルなイベントを企画します。 

会社で上手く定着させる工夫

オンラインコミュニケーションを企業で上手く定着させるためには、いくつかの工夫が必要です。

• トレーニングと教育の充実:
新しいツールやシステムを導入する際、従業員が効率的に使いこなせるよう、定期的なトレーニングを提供します。これにより、抵抗感を減らし、ツールの効果的な利用を促進できます。
• 成功事例の共有:
社内での成功事例やベストプラクティスを定期的に共有し、他のチームや部署で同様の取り組みを行うよう促します。これにより、コミュニケーションの改善が社内全体で一貫して進むようになります。
• リーダーシップのモデル化:
マネージャーやリーダーが率先してオンラインコミュニケーションを効果的に活用し、その重要性を示すことが大切です。上層部が積極的に参加することで、従業員もオンラインでのコミュニケーションを重要視するようになります。
• コミュニケーションツールの一元化:
使用するオンラインツールを統一し、使い方を標準化することで、ツールの使い方に関する混乱を減らします。これにより、従業員は安心して使いこなすことができ、コミュニケーションの効率を高めることができます。
• 柔軟なスケジュール管理:
時差や個人の働き方に合わせた柔軟なスケジュールを設定し、参加しやすいオンラインコミュニケーションの環境を提供します。これにより、参加者全員が無理なくコミュニケーションを取れるようになります。

実際に触れて使って慣れていただきたい！

オンラインコミュニケーションツールは、コロナ禍をきっかけにリモートワークが増えたことにより、重要性が急速に高まりました

現在、多くのパソコンやスマホ対応のツールがシンプルな操作性を持ち、日常的に使いやすくなっています。
しかし、これらのツールは一時的な流行ではなく、長期的に「当たり前に使える」ものとして定着することが重要です。

LoopGateは、誰でも簡単に使えるオンラインコミュニケーションを提供し、自然な日常ツールとしての定着を目指しています。実際にツールを使って、その利便性に慣れることが、定着への第一歩です。是非、触れてみてください！
（この記事は2024年9月6日執筆の記事をリライトしております）