拠点間の常時接続がコミュニケーションを生み出し社内を活性化！

この度は、鹿児島・広島・大阪の3拠点にてテレビ会議を常時接続で利用されている、株式会社ランドアート様にインタビューしました。
コロナ禍以前より、オフィス同士をリモートで常時接続するイメージは検討されていましたが、導入のきっかけになったこと、導入したことによる社内の反応について、お話を伺っています。

ランドアート様の事業内容について

Q1.ランドアート様の事業内容について、お聞かせください

弊社は主に測量で使う計測器や測量用品、事務用品、気象機器、環境機器、設計製図用品などの製造卸販売を展開しており、全国の販売店様に卸しています。ほかにも、一般の方からも弊社製品をお求めいただくこともあって、自社でECサイトを運営して販売しています。

メインは自社の「ハイビスカス」製品など建設や土木現場で使う製品が多いですが、最近は熱中症対策で例えば塩飴なども好評ですね。現場作業の方々はもちろん、一般の方もお求めになります。

テレビ会議の常時接続について

Q2.オフィス間の常時接続の導入をご検討されたきっかけは？

年に会話が数回のみでコミュニケーションが希薄だった

弊社は私（斜木様）がいる鹿児島に本社と自社倉庫、それから広島と大阪にそれぞれ営業拠点があります。しかし、営業所に行く機会がなかなか少なくて。社長や営業部長、営業所の所長は行き来することはあるのですが…。やはり本社や営業所を行き来するのは特定の人だけであって、他のスタッフはそれこそ決起大会や創立記念日といった年の行事で1・2回集まるくらいでしたね。

そのため、営業所スタッフと顔を見て話せるのも1・2回程度。人によってはタイミングが合わなければしばらく会話する機会も無いかもしれません。

離れた営業所との一体化を目指して常時接続を調査

このようなこともあって、弊社代表もコロナ禍が始まる前から離れた営業所とリモート会議システムをつかってオンラインで「常時接続」することを考えていました。やはり、本社と営業所間のコミュニケーションをもっと深くしたいという意向がずっとあったようです。イメージとして持っていたのは、離れた事務所が隣にいるような感覚。

営業所スタッフからも、そのような環境づくりをしたいという声を聞いていたので、私も展示会などで常時接続が実現できそうな製品を色々と見て回っていました。

コロナ禍を機に導入へ進展

展示会で色々と製品を見る中で、テレビ会議システムを使えば拠点間の常時接続環境ができるというイメージは掴まっていました。ただ、紹介を受けた製品はどれも導入コストが高いということと、カメラやマイクの性能の高さを見せてはもらったものの、判りにくいというかピンと来るものがありませんでした。

ちょうどその頃からコロナ禍が来始めて（2020年初頭ころ）、さらに営業所に行けなくなるなということになり、社内で導入の機運が一気に高まり急ピッチで進んでいきました。

テレビ会議システム LoopGateによる常時接続

Q3.なぜ常時接続の環境構築にLoopGateをお選びいただいたのですか？

デモ機を借りてデモンストレーションで実機体験できたこと

以前に展示会で見た他社の製品よりも料金的にリーズナブルだったこともありますが、最初にデモ機を借りることができたというところが一番大きかったですね。
ギンガシステムさんにデモンストレーションを行っていただきました。弊社とギンガシステムさんの事務所をつないでみたり、実際に会話をしてみたり…。製品の説明を実際に体感できたことが良かったです。

ギンガシステムの導入実績とシステム開発の実績年数に着目

あとは、最初ギンガシステムさんの実績など全く知らなかったのですが、「英会話NOVA」からの開発経験があることと、警察交番の無人窓口に使われたりという導入実績を伺って、失礼ながら「ちゃんとしたシステムなんだな」って思ってですね。その点が信頼という面で大きかったと思います。

コミュニケーションの取れる常時接続ということがポイント

常時接続システムという面では、双方向でコミュニケーションが取れるという点が良いですね。先日、私がお客様先に伺った時にも、同じように事務所に他社さんのカメラが設置されていたのですが、監視カメラのイメージがあったのでちょっと抵抗感を感じました。

ですが、LoopGateはテレビ会議システムで常時接続プラス会話もコミュニケーションも双方向でとれることが前提の仕組みのため、監視カメラのイメージはありませんね。このイメージが大事でした。

Q4. LoopGateのココが良いと感じられるポイントをお教えください

操作が簡単で設置の手間もかからない

あとは、操作が簡単ですよね。LoopGateは専用端末なので、パソコンに何か別のソフトを入れるわけでもないですし、設置も設定の手間も全然かかりませんでした。誰でもリモコンでポチポチって、テレビのチャンネルを変えるような操作がすごくシンプルで、社内でも特に悩まず皆が操作できるのが良いですね。

全体の通信品質を保つために自動調整される仕組みに驚いた

あと、これは後で聞いて、「スゴイ！」と思ったのですが、
ある地点の通信状態が悪いときに、その地点の通信状況に合わせて他の地点の通信品質を自動調整してくれる機能です。まずは音声をまず大事にして映像品質を落としてでも伝えたいことを伝えられる仕組みというのが面白くて良い機能だと思います。

音声がちゃんと聞こえていれば、画像は一時的に粗い状態でもコミュニケーションにはさほど影響しませんので。

LoopGateは必要に応じて周辺機器の差し替えができる

ハード面でも便利だと感じている点があって、カメラやマイクが専用品ではなくて、状況に応じて違う製品に切り替えて使うことができます。
（注：一部対応していないカメラやマイク製品がございます）

他社のシステムでは、専用品でなければ使えないというものもあったので、LoopGateはメンテナンスや状況によって使い分けする面でもすごく楽だと思います。常時接続の時は全体を映せる広角のカメラ、会議の時は少し狭いカメラ…といった具合の使い分けですね。専用品しか使えない…とは違って、色々使えるのは便利ですね。

拠点間 常時接続の活用について

Q5.常時接続の、社内での浸透具合はいかがでしょうか？

これまでに社内で無かったコミュニケーションが生まれた

常時接続を導入してからは、ごく自然に今までの電話のような感じで扱ってますね。本社からだけでなく、広島や大阪からでも画面で何か見せたり、気づいた時に声を掛けたりしています。

鹿児島の本社では朝は必ず掃除をするのですが、その時にカメラの前とか通っていくんですけど、大阪営業所の方がこっち見ていると手を振ったりとか、そこでポチっとして話しかけて簡単なコミュニケーションが突然始まるようになったのですよね。
電話だとわざわざそんなことはしないので、それが大阪だったり広島だったりお互いを見ながら大阪に話しかければ広島も混ざってきたりして、本当に日常的な会話っていうのが始まります。
まるで近くに部屋や事務所があるようなイメージです。うちの社長がカメラに「おーい！」って言ってみんなが反応したりとか。

全社で伝わるべき言葉がリアルタイムで伝わるように

本社では月に一回全体朝礼をしてたのですが、今までは本社だけで行っていたのですが、今は広島・大阪もLoopGateを通じて朝礼に参加できるようになりました。そこで、会長だったり社長が月に一回大事な話をされて、その内容も営業所の方がリアルタイムで聞いていただけるようになりました。これって結構重要なことと感じています。

常時接続でつないでいなければ、会長や社長のコメントは後から所長がまとめて営業所のスタッフに伝えたりという具合で、タイムラグと言いますかリアルタイムな臨場感や直接伝える感情がこもった言葉がどうしても伝わりにくいですよね。そういうものがダイレクトに、リモートなのにダイレクトに伝わるのが良いなと感じています。

あとはちょっと、社内全体で緊急的に「これ気を付けてね、こんなことがあったから」というトラブルや注意事項の即共有というものも、ポチっと押してその場で直ぐに伝える…というような使い方をしています。資料やデータも画面を通じて見せることができますし。伝わるべきことが、リアルタイムに伝わることって大切だと思います。

倉庫とも常時接続をして状況も把握できる

弊社では鹿児島に本社と倉庫があるのですが、倉庫も常時接続でつないでいまして、例えば何か、お客様から問い合わせをいただいた時に、倉庫の方に「ちょっとその商品のそこを見せて！」といったこともやっていました。

倉庫の状況なんかは営業所からは特に見えないと思うのですが、常時接続をしていると、「今忙しそうだな」とか「梱包作業の様子」などが見れるので、今日は大量の商品入荷があるな、とかそういった状況が全体的に把握できます。

このような状況が離れた営業所の方でもわかるようになったので、問い合わせや連携のタイミングも取りやすくなりましたね。

Q6.他にはどのような活用をなさっていますか？

行事のときは設置場所を移動して使用

LoopGateは本社に二台（本社事務所と倉庫）あって、あとは大阪と広島と各一台ずつという設置構成なのですが、年に数回集まる行事の時はLoopGateをホールまで移動させてそこで広島・大阪営業所の方にもつないで参加してもらっています。

コロナ禍のタイミングではどうしても移動の制限があって、大阪・東京のスタッフも鹿児島まで集まることができなかったのですが、LoopGateを使って行事に参加していただくことができるようになりました。これはかなりメリットがあると思います。

LoopGateの専用機は、据え置きといってもラクラク移動できるサイズなので問題はありません。モニターは55インチ型をつかっているのですが、キャスター付きのラックを使っていますので、ホールまでの移動も気をつければ充分に可能です。

Q7.常時接続の導入によって変化したことはありますか？

全社で集まる時に営業所を閉める必要が無くなった

全社で集まる行事の時に、移動が無くなった分、広島・大阪の営業所を臨時で閉める必要が無くなりましたね。今までは夕方や二時・三時には「会社行事で不在となります」みたいなスタンスでしたが、それが無くなった点は効率的だと思います。

各拠点スタッフの顔が見える安心感を感じる

このコロナ禍で営業所の方々とも会えないとなると、電話か文章ベースのコミュニケーションしか無かった訳ですから。それが今ではLoopGateを使ってリモートでも顔を見ながらコミュニケーションを取れるということはかなり安心感があって、たとえ離れた場所にいるスタッフでも身近に感じます。

話しかければモニターに近づいて来てくれるので、表情も見えやすいですし。本当そこにいるような感覚ですよね。
本社から離れると「疎外感」みたいな感覚が何かしら感じる部分があるかもしれませんが、ここまで近くに見えていたら、疎外感も少なくなるのではと感じます。

新入社員の顔もすぐに認知できるように

あとは、新入社員の方のように新しく入ってきた人の顔も直ぐに認知できることが良いですね。普通なら、営業所の方が本社に配属された新入社員の顔などすぐに認知できないですよね。行かないことには見れないですし、電話でしかコミュニケーションができないです。

「新人さんはどんな人なのだろう」っていうのは皆あったのですが、今では朝礼で皆の前で挨拶してもらえますし、「あのひとが新しい人なんだ」っていうのがすぐに分かって、新入社員の方も溶け込みやすいのではと思います。

Q8.常時接続を導入する際、社内で何か反応はありましたか？

導入当初は「監視」という抵抗感はあった

やはり最初は皆、抵抗感がありましたね。常に見られているかもというような感覚は感じていて、展示会でも監視のイメージが強いシステムがあって、どうかなという印象は正直持っていました。
ただ、LoopGateの常時接続は監視のように一方的に見られているのではなくて、双方向で見て話せる訳なので。ボタンをポチッと押せば直ぐにコミュニケーションがとれますし。なので、それは監視ではないですよ。というお話をスタッフには伝えました。

それでも最初のうちは、カメラに近い人ほど抵抗感というか気になる感じはあったみたいです。ですが、今はもう誰も気にしていないと思います。
一週間くらいで皆気にしなくなりましたね。最初はやっぱりチラチラ見てしまうのですけれど、それも無くなり必要な時だけ見るようになりました。

モニターという枠の向こうに席があってそこに人がいるような感覚になりました。弊社の代表も、このような環境が実現したかったことだと。まるでそこにいるような感覚ですね。

Q9. LoopGateのどのような点が評価できますか？

LoopGateは安定した接続状態が維持される

パソコンで使うWeb会議システムだと、どうしてもスピードが遅くなったりプチプチと途切れてしまったりする時があります。LoopGateはそのあたりが安定して維持されます。

弊社ではVPNでLoopGateを使っているのですが、一時期社内のネットワークトラブルがあって会社のシステムもまともに動かない状況がありました、そのような状況の時でも、LoopGateは音声がしっかり届いていたので、問題なく使えていました。

目的や用途によってツールを使い分けている

zoomやTeamsといったパソコンで使うWeb会議システムも、個々のリモート会議で使う際はすごく便利なツールなので、その辺りはLoopGateとは使い分けています。常時接続でコミュニケーションを取る時、社内行事や朝礼でつなげる時はLoopGate、社外の方などと個別でミーティングを行う際はzoomやTeamsという具合です。

Q10.今後、どのような使い方や展開をお考えですか？

さらに活用できるいろいろな方法を検討

ギンガシステムさんの導入事例で、交番に無人受付を設置されたというお話をお聞きしましたが、弊社も受付にリモートで応対できる無人窓口を設置する…といったことは想定できるかもしれません。他にも、事務所内のカメラの設置場所も今後検討していきたいポイントです。

あとは、今後別の建屋を活用するといったことになった時は、地点を増やしたり場所を移動したりといったことが出てくるかもしれません。

測量などの現場でリモートが活きる時代に期待

リモートという概念全体のお話になりますと、建築・土木現場にもリモートの活用が拡がっていると思います。事務所と現場などの連携がより深くなっていくことにも期待を持っています。

株式会社ランドアート 斜木様
この度は貴重なお話を誠にありがとうございました。

関連ブログ