ZoomでもTeamsでもなく、テレビ会議が注目される理由は？

コロナ以降、ZoomやTeamといったWeb会議アプリが急速に広まりましたが、専用機を利用したテレビ会議システムは過去のものと捉えられがちです。アプリと違って専用機やカメラ・マイク機材を用意する必要があるため、導入の敷居が高そうに思える印象もありますが、実際はそうでもありません。ZoomやTeamsはもちろん便利で使いやすいですが、今、テレビ会議システムが注目されている理由を改めて考察します。

場所や機器を選ばずサクっと使えるWeb会議アプリ

ZoomやTeamsを使う場面でイメージするのはどのような時でしょうか。
会議室以外なら、自席や外出先（カフェなど）、テレワーク中の自宅などが挙げられるでしょう。使う場面としては、ちょっとした打ち合わせから商談など、Web会議アプリを使ってオンラインで行うケースが多いと思います。

場所や機器を選ばずサクッと行えるため非常に便利で使い勝手が良く、Web会議アプリは短期間で一気に使われるようになりました。

テレビ会議専用機は使われなくなったのか？

Web会議アプリが一般的に使われるようになる前から、テレビ会議専用機は活用されていました。では、ZoomやTeamsといったWeb会議アプリの登場でシェアを奪われて使われなくなって無用となったのか？というと、絶対にそうではありません。

むしろ、専用機の特長を活かした使い方があるため注目されているのです。
オンラインが主流となり、「会議室に皆が集まる機会が少なくなった」のに、今さら会議室に据え置く専用機？と一瞬思われるかもしれません。

テレビ会議専用機が活用される場面は？

元々、テレビ会議が有用な理由は、出張費や交通費の削減という面で導入メリットがあるという認識が多く、それはweb会議アプリでも代用できるのでは…ということで、システムを入れ換えられるケースもありました。

もちろん、出張費や交通費の削減というメリットはテレビ会議専用機でもweb会議アプリでも同じです。そのメリットだけでは場所を選ばない使い勝手を考えるとweb会議アプリの方が有利なのは間違い無いと思います。

テレビ会議専用機ならではの使い方「常時接続」

そこで注目されたのが、テレビ会議専用機の安定した接続性です。専用機はテレビ会議のシステムを動かすことに特化しているため、PCやスマホの様に他のアプリの動作による影響を受けにくく、非常に安定した動作を可能としています。長時間の接続にも余裕で耐えうる点はweb会議アプリと差が付くところです。

この特長を活かして、テレビ会議システムをテレビ会議から昇華させた「常時接続」で利用する形が専用機ならではの使い方の一つです。

それこそ、テレビ会議専用機を会議室から脱出させて、オフィス全体が見える位置やチームのデスクに置いて、業務時間中に離れた事務所と常時繋いでおくことで、いつでも報告・連絡・相談という、ビジネスコミュニケーションの核を担わせるのです。

テレビ会議専用機を全体コミュニケーションツールとして使う

この他に、そもそも社内の交流機会を後押しする使い方があります。具体的には、「朝礼」や「社内イベント」です。（もちろん、常時接続もコミュニケーション・コアに属します）

コロナ禍を経て、ビジネスにおけるコミュニケーションの重要性が改めて認識され始めました。
ずっとテレワークを続けることでチームコミュニケーションや連携が希薄になったり、新入社員の帰属意識低下など…。課題が浮き彫りになりました。

実際に、リモート化が進むにつれてコミュニケーション機会が減少し、社内の生産性低下が懸念されるなど、様々な機関が調査したアンケートでも示されています。

このように、テレビ会議専用機は会議だけに留まらない使い方が推進されるようになり、web会議アプリのように「個」「ユニット」とは違った、「全体」を担うことが可能なツールとして注目されているのです。

システムの可用性にも注目

少し異なる視点ですが、テレビ会議専用機はシステムの「可用性」も注目されているポイントの一つです。

これは閉域網などクローズドネットワーク内で使われるケースですが、ZoomやTeamsはどうしても外部サービスを使うため何らかのトラブルが発生した際に利用できない可能性があります。

対して、オンプレミスなど自社完結型で使う環境構築を行う際にもテレビ会議専用機の導入は有効な手段です。

実際に、災害対策など有事の際にも稼働可能な手段として導入されている事例があります。

それぞれの利点を活かして使い分ける

ここまで、テレビ会議専用機ならではの使い方をご紹介しましたが、テレビ会議専用機・Web会議アプリそれぞれの利点を活かして使い分ける形がベストです。

テレビ会議専用機は、先述したように新たな使い方の道が切り拓かれています。同様に、Web会議アプリは利便性や場所を選ばない突発的な利用にも対応可能という利点があるので、上手く使い分けて活用していただければと思います。