Web会議のトラブルはシステムが原因！？まず通信回線の確認を！

新型コロナウイルスの感染拡大によって、パソコンを使ったWeb会議や、会議室据え置きのテレビ会議システムを利用してビジネスコミュニケーションを図る機会は増加しました。こういったネットワークを介するシステム・サービスを使う際に、「うまくつながらない」「動作しない」といったトラブルに見舞われる機会があると思います。

そうすると、トラブルはシステムの問題として捉えてしまうことがありますが、通信回線の状況が関係している場合も確認してみることをオススメします。システムそのものよりも通信環境や機器に問題があるケースは少なくありません。原因や理由は色々とありますので、その理由について、いくつかご説明したいと思います。

Web会議・テレビ会議の通信量は大きい

テレビ会議やWeb会議のようなビジュアルコミュニケーションは、ビジネスの場面でも当たり前になっており、相手の顔、表情を見ながら指示を与えたり、受けたりすることは、会社で仕事をするのと同等に近い効果を挙げることが可能です。

そんなWeb会議・テレビ会議に必要不可欠な“映像”が、途切れたりコマ送りになったり、乱れたり…ということが頻繁に起こります。
なにせ、メールなどの書面の送信などに比べて、Web会議やテレビ会議では、大量の画像や音声データをやり取りしているので通信量は大きくなります。使っている通信環境がその膨大な通信量に適応できない場合、先のような不具合が発生してしまうのです。

したがって、通信環境にストレスを与えることなくできるだけ大きな容量を持つことが必要になるのです。特に、会社はともかく自宅からWeb会議に参加する場合には、通信容量が使用に耐えるか要チェックです。

接続する場所の通信回線の利用状況はどうか？

オフィスでも通信利用が集中すると問題が出る可能性がある

オフィスでは比較的耐えられる通信回線状況であっても、多くの社員の方がWeb会議を開催すれば、帯域が圧迫されて正常に行なえないケースも考えられます。それは、Web会議のためだけに留まらず、インターネットによる通信（メールやチャット、データのアップ・ダウンロード全て）に影響が出ることも考えられます。専用回線でもない限りは影響を受けることが考えられるのです。

自宅では家族との通信環境の共有問題がある

自宅でも家族の方の通信利用が集中している場合、回線速度が遅くなるかもしれません。最近では言うと例えば、お子さんがリモート授業を受けていたりすると、Web会議と同じような画像・音声の通信を行っている可能性があり得ます。

いくら光回線とはいえ、複数のテレビ会議やWeb会議など画像送受信が重なった場合には通信量も重なって、システムに限らずスムーズな映像や音声のやり取りが行えなくなるのです。

公衆WiFiは大抵通信速度は遅い

なお、注意しなければならないのは、外出先でWeb会議に参加する場合です。駅などで公衆WiFiを利用する場合もあるのではないでしょうか。
しかし、公衆WiFiは、多くの人が利用されていることもあって、通信速度はあまり早くない印象です。（使ってご経験になられた方も居るのではないでしょうか）

公衆WiFiはセキュリティの懸念も…

なお、フリーの公衆WiFiはセキュリティ面も防御が甘い傾向にあり、常につなぎながらデータ通信を行うには、リスクを伴う可能性があることは、ご認識いただきたいと思います。

Web会議はパソコンのスペックが原因の場合もある

パソコンを使ったWeb会議の場合は、パソコン自体のスペックによる影響でWeb会議が快適に行えない可能性もあります。Web会議の要求スペックは以外と高く、例えばzoomであればOSバージョンももちろんですが、プロセッサーは奨励環境でデュアルコア2Ghz以上（i3/i5/i7またはAMDと同等）、RAMも4Gを奨励しています。（2021年5月20日現在）

引用：zoom Windows、macOS、およびLinuxのシステム要件

パソコンを使う場合は、裏で稼働しているウイルスバスターといったセキュリティソフトの常駐アプリ、業務で同時使用するOffice系アプリなどの兼ね合いもあり、要求スペック以上が求められるかもしれません。このような点で、Web会議の映像遅延やカクつきといったことも起こりえます。

社内の場合は通信機器のチェックも

通信環境・利用状況に問題が無いと考えられて、それでもWeb会議・テレビ会議がうまく行えない、あるいは実行できない場合は、モデムやルーターといった通信機器の不具合可能性に目を向ける必要があるかもしれません。

モデムやルーターの不具合、有線の断線の可能性を見てみる

インターネットに欠かせないモデムやルーターといった通信機器も、利用状況から何らかの不具合があって、機器がうまく動いていない可能性も考えられます。モデム・ルーターの電源を入れ直す（再起動する）ことで解消する場合もありますが、既に故障しているのであれば、買い替える必要があります。

また、社内の配線がうまく行われておらず、どこかでLANGケーブルが断線してしまっていたという例もあります。シンプルにケーブルが抜けていたパターンもあったり…。

Web会議・テレビ会議のシステム以外の原因も要チェック

Web会議・テレビ会議システム自体が不具合を起こしている可能性はもちろんゼロではありませんが、通信環境・通信機器のチェックは比較的すぐに行えるものなので、まずは可能性の順番として、最初にチェックしてみると、問題を見つけられるかもしれません。

リモートワークも多くなり、オフィスにおいてもWeb会議・テレビ会議の利用環境を整備・再チェックすることは、これからの働き方においては視野に入れたいものと思います。当然、事前にできる限り万全の体制で会議に臨まなければ、業務はスムーズに進まなくなり、会社全体として効率性が落ちることになってしまいますので…。

ぜひ、快適なオンラインコミュニケーション環境を導入してください！