常時接続で事務所の一体化を実現！

LoopGateを導入いただき、日々の業務や取り組みで活用されているお客様に、その使い道や導入の経緯をインタビュー形式にてお伺いする企画。今回は、大阪府堺市にある社会福祉法人 自立支援協会の広瀬様のお話をご紹介いたします。

Q1．事業や取り組みなど自立支援協会様のことをお教えください

あとは、事業とは一般的には言いませんが、利用者さん、ご家族、あるいは事業所からのいろいろな相談を受けたり、行政、堺市への提案・提言を行ったりしています。

スタッフの方の年齢層やスタッフ数

一番の若手は20代前半で、一番上は60代後半です。定年は65歳ですが、定年後も続けていただいている方もおります。スタッフ数は20～50代が各20人ずつくらいです。今は新卒採用を積極的に行っているので、20代がどんどん増えています。

Q2．LoopGateのようなオンライン会議の導入を検討されたきっかけは？

離れた事務所間を疎遠にならないようにオンラインで

2020年の4月ごろ、ちょうどコロナ禍が問題視され始めたタイミングに、何かオンラインでできることは無いか？　と色々と検索して調べていました。
そんな中で思いついたのが、離れた事務所間をオンラインでつなごう！　ということです。

堺市の土師町（はぜちょう）というところに、今は1階に通所事業所「たまごハウス」2階に本部とヘルパー事業所を構えているのですが、もともと堺市東雲西町（しののめにしまち）に、しののめホームとともに本部とヘルパー事業所がありました。2014年に本部とヘルパー事業所を移転して以来、事務所機能を2拠点でやっています。

東雲西町と土師町の距離は7キロと直ぐに行き来できる距離ではない

東雲西町と土師町の距離は7キロほどあって、自転車で30分。自動車ではおよそ25分かかると思います。その間を往復するだけでも1時間ほどはかかりますね。
スタッフたちは行き来をしていたのですが、時間的に「もったいないなぁ」と感じていました。また、どうしても私が土師にいるので、東雲と疎遠になるような感じを持っていました。そこで、事務所間をオンラインでつなげれば…と、考えたのです。

それが実現できる、オンライン会議システムがあったら便利だなと、いろいろ調べ始めたのがきっかけです。

Q3．オンライン会議システムの選定のポイントは？

専用機であることが比較ポイント

数社サービスを比較しましたが、パソコンを使ったWeb会議システムというよりは、いわゆる専用機を使うシステムで3～4社を比較しました。

LoopGateを選んだのは、簡単に使えることと費用面

LoopGateに決めたポイントは二つありまして、
一つは、LoopGateのキャッチコピーから、「誰でも使いやすい」と感じたことです。私が…というよりは職員みんなが使うものなので、専用機のリモコンでDVDデッキやテレビみたいに操作する方がとっつきやすいのでは…と思いました。

もう一つは、専用機システムの中で料金が他社よりも安価で、比較した他社のシステムは少し高くて手が出ない…という感じでした。

このように、費用面と簡単に使えるという点でLoopGateを選びました。

Q4．LoopGateをどのように活用されているか、お聞かせください

常時接続で事務所を一体化

今は、ほぼ常時LoopGateをつなぎっぱなしの状態にして、「事務所の一体化」で使っています。
もともとは常時つないだうえで、東雲と土師のそれぞれの事務所で会議をする時は端末を会議室に持っていくような、会議で使うときに本体が行ったり来たりするイメージだったのですが、都度移動するのが少々面倒で…。
ケーブルを2組、それと本体だけを会議室に持っていくようにできないか？とも思ったのですが、移動させるのが結構手間だったので、それであれば常時つなぐ方が、皆が気軽に話しできるようになりますので、その方がよっぽど意味があることに気付き、今は常時接続で使っています。

スタッフの増員によりパソコン版LoopGateも取り入れて併用

現在は、LoopGate専用機を1台ずつ、計2台を各事務室に設置して、さらに、5月からは人員が増えて事務スペースも増えたので、そこには、パソコン版LoopGate（LoopGate forPC）を設置して、3地点を常時つなぎっぱなしにしています。

最近さらに、パソコン版（LoopGate forPC）のIDを5つ追加したので、事務所間だけでなく、グループホームなど他の事業所に居ながらにして会議ができるように、パソコン版でネットミーティングを使おうと考えています。

Q5．LoopGateを導入された結果、与えた影響・メリットをお聞かせください

常時接続で離れた相手とのコミュニケーションがスムーズに

事務所同士を常時つなぐっていうのは、かなり良い効果が出ています。
今までは、「今○○さんは居るかな？居ないかも？」と思いながら固定電話をかけていました。携帯にかけると、現場に出ているときは支援中で電話に出られない時もあるので、まずは固定電話にかけていました。

今は、画面上で事務所に居るのかが分かるので、簡単な話はLoopGateのマイクをオンにして、「○○さん～」って呼んで、簡単な会話はそのままできています。もし、他のスタッフには聞こえなくてもいい込み入った話の場合は、同じく画面上で相手の様子を確認して、携帯にかけるようになりました。

画面で見ると、相手の所在が一目瞭然なので、もう一つの事務所のスタッフと、話がスムーズにできるようになったのは、とても効率的で良かったと思っています。スタッフの一体感も出ています！

事務所間の一体感、新人スタッフの紹介が当たり前に

今までは、新人スタッフが入った際には車に載せて、あいさつ回りに行っていたのですが、オンライン会議システム導入してからは、先ず相手の事務所にスタッフがある程度居ることを確認してから、「今から新人を紹介しよう」と声をかけて、新人スタッフのほうからあいさつと自己紹介をして、現メンバーが自己紹介をする…ということができるようになりました。これは一体感というか、常時つながっていることの最たるものかと思いました。新鮮な感じでしたね、今までは無かったことなので。

スタッフの増員とともに事務所レイアウトも変えて常時接続地点も追加

LoopGateは特定スタッフだけでなく、皆が使うようになっています。

スタッフがさらに9名増員しているのです。それに伴って、事務所の模様替えをしました。会議室を別に移し、今までの会議室を事務室に変える…といったように、大掛かりなレイアウト変更です。

その結果、事務室と壁で隔たれるので画面から見えないエリアが出てきました。そのため、これまでの常時接続を2地点だけではなく3地点に増やしました。土師は大きい事務室と小さい事務室、それと東雲の3地点でつないでいて、とても便利です！

土師の2拠点は同じ事務所内なので誰がいるかはすぐ判るのですが、東雲から見れば土師の2地点が画面を通して常に見えているので、これはよかったなと思っています。

コミュニケーションが取りやすくなったことで、仕事や声掛けの「後回し」が減少

事務所に「居るか、居ないか？」を考えなくて良く、話をしようと思ったときにできるので、コミュニケーションがかなり取りやすくなりました。
以前は、居るか居ないか判らない時は、後で…と後回しになっていたことがあったのですが、それが格段に減りました。緊急な事はとりあえず電話をかけますけど、特に緊急では無いが少し聞いておきたい事があれば、即座に聞けるので、離れた事務所に居るスタッフがまるで傍に居るのと同じ状態になっていますので、いろいろな業務の話が直ぐにできるのは、大きな意味があると思います。

Q6．LoopGateの導入時、内部ではどのような意見がありましたか？

導入時は懐疑的な意見も…

LoopGateの導入時、スタッフの中には懐疑的な人もいました。「導入して意味あるの？」といったような意見がありました。ですが、いざ導入して運用してみると、「良かったですね」と全員がそう思っています。

中には当初、「監視されるのでは…」と思っている人がいて、今まで自由だったのが、土師から僕があれやこれやと言われる疑念もあったようです。ですが、そういうことは無くて、シンプルに仕事がやりやすくなったという声を聞くので、皆も良かったと思っているはずです。

相手の顔が識別できる画質、聞き取りやすい音声

夕方は少し回線が混雑するからなのか、画像が粗くなる時はありますが、事務所に居る相手の顔が識別できる画質で様子も判ります。音声も基本的に聞きやすいですね。そういった所は無料のWeb会議システムとは全然違いますね。

Q7．納品までのギンガシステムの対応はいかがでしたか？

新型コロナの関係でややこしい時期だったが臨機応変に対応

設備の導入ということでこちらも少し慎重になる部分もありました。ポンと購入できる金額でもありませんので…。そこで、新型コロナの関係で、関連の補助金を使う検討をしていたのですが、その補助金が使えるのか使えないのか…、手続きも伸びたりと非常にややこしい状況だったのですが、臨機応変に対応してもらえました。

補助金は確か、新型コロナで余分に必要となった、いわゆる「かかり増し経費」に対して適用されるもので、そちらを活用しました。そういった補助金も適用できたので良かったです。

Q8．改めて、LoopGateのようオンラインの仕組みを導入されて、ご感想はいかがでしょうか？

「オンライン」を日常で知る良いきっかけに

新型コロナが流行りだした第一波の時から、私自身はオンラインで仕事をすることも始めたのですが、他のスタッフにとってオンラインは縁遠い感じでした。

オンライン会議システムは当初、主目的は「会議」と捉えていたのですが、それでもオンラインという意味では同じなので、「オンラインがどういうものか？」を日常の中で知る機会となったのは良かったのではと思います。まだ慣れずに苦労しているスタッフも居ますが…。
事務所間を常時接続してからは、さらに日常に溶け込んできたと思います。

実際にオンラインを経験することで、良いイメージやアイデアが浮かぶ

オンラインのようなものに苦手意識のある人たちは、なかなか発想を切り替えられなくて、「こんな風にしよう」いうアイデアは出にくいと思います。オンライン会議システムを導入していなかったら、もっとイメージがつかずに難儀したのじゃないかと…。
それが、実際に使ってみることで、「こういうものか」と理解できるので、良いイメージや使い方のさらなるアイデアが生まれると思います。そういった意味でも良い効果があったのではと思います。

元々は効率化というより無駄遣いの削減

元々、オンライン会議システムを導入しようとした決め手は、移動時間を削減するという目的がありました。移動すること自体は気分転換にもなるので、生産性が劇的に変わるといった認識はありませんでしたが、車や自転車でひたすら動くため、その無駄はあります。

我々の業界（障碍者福祉）は日本ではかなり遅れていて、必要な制度が無いことがかなりあります。そのため、障碍者が地域で暮らすために必要なこともたくさんあって、今はお金にならないことも採算度外視でやって、将来的に日の目を見ること念頭に置いて事業を進めています。
制度が整うと、お金も入ってくるようになります。そのため、ある程度コストを意識し過ぎずに、必須な事を進めなければなりません。

しかし、そのような中でも無駄遣いは無くしていかなければなりません。
今回、オンライン会議システムは、移動時間や勤務時間の削減につながるので、無駄を減らす点で意味があると思います。

Q9．今後の展望や計画について、差し支えない範囲でお聞かせください

5地点以上接続する会議は有料にはなると思うのですが、接続地点が今7つほどあるし、今後は他の法人とも連携が強いところとの会議でも使っていきたいと考えています。外部と会議をする時は現在、zoomを使っているのですが、音声などに課題を感じています。

現実的な話として、有料であってもLoopGateでつないで会議をするっていうのを、増やしていきたいですね。今はまだ一部に苦手意識がある人も居ますが、使っていきたいです。パソコンだと簡単だと言う人がいる一方で、苦手な人も多いので、それは近いうちにできたらいいなと思います。会議するためにいちいち1箇所に全員が集まらなくても、まるで集まっているかのように、LoopGateで5拠点6拠点とつないで会議をしたいと思います。

内部イベントでも活用できないか考えている

今年は20周年なのです。今年は、イベントは当然できないので、来年もし落ち着いていれば、何かのイベントをしたいと密かに考えています。その時に、わざわざ堺まで来ることが難しい人に、LoopGateを活用して何かできないかな？と思っています。

常時接続と通常会議の使い分けも課題

我々は仕事の内容上、会議はかなりの頻度で行っています。障碍者の支援をしているので、カンファレンスと呼ばれるいろんな業者さんと、支援について話し合う場がたくさんあるのです。月で何件かは数えたことが無いですが、とにかくすごい数をこなしていると思います。

今はLoopGateを常時接続でつかっていることがメインなので、他のメンバーが聞かなくても良い会議については、どういう風に使っていくのかもっと活用方法を考えていくべきですが、音声が双方向で喋ってもクリアなので、もっとLoopGateを使って会議をやりたいと思っています。

インタビューを終えて

お話を伺った中で、苦手意識やオンライン会議を利用されたことが無い方でも触れてみることで、他の使い方やアイデアがイメージできるようになる…というお話が印象的でした。

システムがどのようなものか体感できれば、「ウチでは○○に使える」という段階に進んでいただけるのでは思います。オンライン化の波が顕著に進む中で、今後ますますオンラインコミュニケーションは当たり前になると思います。
リアルのコミュニケーションをより深いものとするためにも、オンラインのご活用を検討するヒントになりましたら、幸いです。

自立支援協会　広瀬様、この度はインタビューにご協力いただき誠にありがとうございました。