「出先オフィスが“本庁の隣席”になる」─和歌山県白浜町が挑んだ、職員連携の再設計

庁舎と出先機関、あるいはフロアの違いといった物理的な距離が、自治体業務の円滑な連携を阻害する要因となることは少なくありません。和歌山県白浜町でも、出先オフィスの開設に伴い、職員間の連携や業務マネジメントの難しさが顕在化していました。そこで、距離を感じさせない“常時接続”という新たな選択肢として採用されたのが、テレビ会議システム「LoopGate」です。

本事例では、白浜町がどのような課題に直面し、LoopGateがそれをどのように解決したのかをご紹介します。

出先オフィス開設に伴う職員連携の課題

白浜町では、新たな出先オフィスの開設に伴い、以下のような自治体特有の業務連携上の課題が浮上していました。

• 出先職員の勤務状況や進捗が見えづらく、管理が困難
• 緊急時や日常の報連相が遅れ、業務に支障が出る可能性
• 電話やメール、チャットによる連絡では即時性や臨場感に欠ける

特に「顔が見えない」「話しかけづらい」といった心理的な障壁は、些細な確認や相談の遅れにもつながり、全体の業務効率を下げる要因となっていました。

常時接続型テレビ会議システムの導入効果

LoopGateの導入により、本庁と出先オフィスが常時接続され、双方の映像と音声が常に表示されるようになりました。職員は専用リモコンで接続相手を選ぶだけで通話が可能となり、朝の打ち合わせや突発的な確認事項なども、その場で即座にやりとりが可能です。

管理職にとっても、画面越しに出先職員の様子を把握できることで、見守りや声掛け、業務進行のフォローアップがリアルタイムで行えるようになりました。結果として、離れていても“常に気配を感じられる”関係性が生まれ、自治体業務に求められる連携の即時性と柔軟性が格段に向上しました。

常時接続型テレビ会議システムの導入効果

LoopGateの導入により、本庁と出先オフィスが常時接続され、双方の映像と音声が常に表示されるようになりました。職員は専用リモコンで接続相手を選ぶだけで通話が可能となり、朝の打ち合わせや突発的な確認事項なども、その場で即座にやりとりが可能です。

管理職にとっても、画面越しに出先職員の様子を把握できることで、見守りや声掛け、業務進行のフォローアップがリアルタイムで行えるようになりました。結果として、離れていても“常に気配を感じられる”関係性が生まれ、自治体業務に求められる連携の即時性と柔軟性が格段に向上しました。

テレビ会議システムLoopGateの評価ポイント

既存のイントラネットを活用できる安心設計

LoopGateはインターネットを使わず、庁内の閉域網で直接拠点間を接続する構成。これにより既存のネットワークインフラをそのまま活用でき、Web会議にありがちな通信トラブルやセキュリティリスクを回避できます。導入にあたってのインフラ整備や安全性への不安がなく、庁内ネットワークとの親和性が高い点が大きな評価ポイントとなりました。

誰でも使える、予約不要の直感的な操作性

LoopGateは、面倒なID入力やスケジューリングが不要。専用リモコンで相手を選んでボタンを押すだけで接続が完了します。操作がシンプルで、説明書を見なくても直感的に扱えるため、ITリテラシーに不安のある職員でもすぐに使いこなすことができました。実際の運用現場でも、「誰でも使える」という安心感が好評です。

“隣にいる感覚”を創出し、組織の連携力を強化

最大の特長は、常時接続によって“隣の席にいるような感覚”を実現できる点です。画面に相手の姿が映っていることで、ちょっとした相談や雑談も自然に生まれ、組織の一体感が高まります。職場の雰囲気が“見える化”されることで、心理的距離が縮まり、連携のタイミングや温度感が共有しやすくなります。

今後の展望

白浜町では、LoopGateを単なるテレビ会議システムとしてではなく、「常時つながる環境」を活用した新たな職場づくりの基盤と捉えています。今後は、災害時の連絡手段や窓口対応支援といった応用的な活用も視野に入れており、自治体業務に求められる“安心かつ確実な連携”を実現する象徴的なツールとして、さらに期待が高まっています。

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