テレビ会議 常時接続システムとは？メリットや事例、導入時の注意点を解説

いつでも同じ空間にいる環境を作り出すテレビ会議の常時接続

近年では電話やメールに次ぐ「一時的」なコミュニケーション手段として、Web会議・テレビ会議システムを利用する場面が増えました。

しかしこれらは、同じ場所で仕事をしている時のように必要な時にパッと話しかけることはできず、会議予約や招待URLの発行といった事前準備が必要となります。

テレビ会議の常時接続は、モニタを通じていつでも同じ空間にいる環境を作り出すことができます。

現場拠点とも常時接続

空間をつなぐのはオフィスフロア同士とは限りません。
工場や研究・開発室、物流・倉庫といった現場拠点とも常時接続することができます。

研究開発であれば開発進捗の確認やアイデアの共有が円滑になる。物流・倉庫なら例えば在庫状況や輸送タイミングの即時確認など、現場の状況が把握しやすく連携が取りやすくなるでしょう。

テレビ会議の常時接続は、拠点同士のコミュニケーションを活性化させて連携力を強くすることで、業務効率を高め企業の発展を促すことができるシステムなのです。

（１）拠点の様子がわかり、深いコミュニケーションが取れる

モニタ越しに離れた拠点の様子が確認できると、支社の雰囲気やスタッフの顔・様子をいつでも知ることができて、気になるスタッフへの声掛けといったケアも行えます。

直接会ったことの無いスタッフ同士でも、顔と名前が一致して人となりが分かるので、コミュニケーションがより深いものとなり、離れた相手との日常の何気ない会話が当たり前のシーンになります。

（２）対面と同じようにリアルタイムにすぐ話せるので、仕事の効率が上がる

相手の様子が見えない拠点スタッフとはコミュニケーションが取りづらいですが、テレビ会議 常時接続システムなら画面の向こうの様子や在席状況までがひと目でわかるので、リアルタイムに話せるようになります。

必要に応じて相談やアドバイスを求めたり、画面越しに実際の書類を見せ合ってショートミーティングなど…、直接の会話も遜色なくやり取りができるため、仕事の効率アップにつながります。

（３）上司へのコミュニケーションも取りやすく、決裁が早くなる

上司が離れた拠点にいて様子がわからないと、どうしても報・連・相のタイミングが難しくなり、後回しや抜け漏れで後から問題が大きくなる…といった状況が起こりえます。

上司の様子が画面越しにすぐに確認できると、声掛けのタイミングを逃すことなく報・連・相ができます。
重要な判断を仰ぎやすく決裁までスムーズに進みます。

（４）拠点と拠点が一体になるので人事配置の自由度が広がる

人事配置は、コミュニケーションを取りやすくするために部門・部署スタッフを一箇所に固める傾向がありますが、そうするとスタッフの人事配置に制限が出てしまい、場合によっては転勤・異動が発生していました。

離れた拠点同士のコミュニケーションが取りやすくなると、人事配置の制限が抑えられ、拠点を超えたプロジェクトチームを結成するといった、自由度の高い人事配置が可能になります。

（５）全体会議が全員同時にできるから、一体感が保たれる

お互いのオフィスフロアがつながっていれば、たとえ遠方拠点であっても朝礼を一緒に行えるようになります。そうすると同じ時間・同じ言葉を共有できるので、遠方拠点の置き去り感や疎外感も解消されていくでしょう。
また、パートやアルバイトの方も参加できて、よりきめ細やかな人間関係が生まれます。

（１）モニタや必要機器の設置スペースを確保する

モニタ、カメラやスピーカーマイクといった機器を設置するスペースの確保が必要です。 特にモニタは機器サイズが大きく、ラックに取り付ける場合は脚部分の寸法も考慮に入れる必要があります。
そのため、オフィス内で人が行き交う場合、ラックの脚に引っかけないように…といった、利用シーンを想定した設置スペースの確保を行ってください。

RTCテックソリューションズのテレビ会議コンサルタントに相談いただければ、状況やご要望に合わせて最適な機器の組み合わせをご提案いたします。

（２）導入前に社内ネットワーク環境で接続確認をする

LoopGateは通常、インターネット回線でつなぎますが、ネットワーク環境によっては別途設定が必要になる場合があります。そのため、導入前には実機を使って接続テストを行い確認することをおすすめします。

LoopGateなら無料トライアルにより実環境下での接続確認が行えるので安心です。
※VPNや閉域網といったイントラネットなど、オフライン環境下の場合でもお気軽にご相談ください。

常時接続をする方法としては、専用機を使う方法とパソコンやスマホのアプリケーション（またはWebブラウザ）を使う方法の、2つがあります。

常時接続を行う上では、専用機を使ったテレビ会議システムが最適ですが、その理由について、テレビ会議専用機の「LoopGate」と、パソコンを使ったWeb会議で、両者の機能や特長の点から比較してご紹介いたします。

日常的に、長時間・高頻度で運用する場合は、専用機の安定性とサポート力が圧倒的に安心です。

なお、専用機を導入して常時接続の環境を整えたい方は、お隣オフィス がおすすめです。詳細については、以下の資料を無料ダウンロードの上、ご覧ください。

常時接続は、拠点のフロアを見える状態にするという点で、監視カメラと比較されることがあります。では、具体的にテレビ会議の常時接続と監視カメラとでは、どのような違いがあるのかを比較してご紹介します。

以上のように、一方的にカメラを向けられている監視カメラと違って、常時接続は互いの空間を共有してお互いが見えている状態になります。さらに、必要あればいつでも相手に話しかけられるので、まるで同じフロアで一緒に働いている感覚となります。

そのため、圧迫感より連帯感や安心感が強くなります。

誰もが簡単に使える

LoopGateは簡単操作が特長のテレビ会議専用機で、リモコンボタンをひと押しすればすぐに相手とつながります。また、自動接続機能により、相手側が操作しなくても接続できます。
朝出社して、テレビをつける感覚でパッと操作すれば、すぐにお互いのオフィス空間が共有されます。

いつでも当たり前に使える

テレビ会議専用機のLoopGateは長時間の接続に対応できるため、当たり前につながっている状態を維持できます。

拠点同士がいつでもつながっていれば、同じフロアで働いている感覚になって自然な会話も生まれ、組織の絆や仲間意識がより強いものとなるでしょう。

国内自社開発＆サポートなので安心して使える

LoopGateは、日本国内で自社開発しているテレビ会議システムです。サーバ類も国内の堅牢なデータセンターで運用しているため安心です。万一、操作や困りごとがあっても、毎日つながるサポートをご利用いただけます。

導入しやすいパッケージ構成

LoopGateは、モニタやカメラ・スピーカーマイクなどテレビ会議に必要な機器をパッケージにしているため、導入も非常にシンプルです。 また、拠点の広さ状況やご要望に合わせて、機器構成を組み換えることも可能です。

テレビ会議のコンサルタントがご要望をお聞きし、最適な機器構成をご提案いたします。

なお、専用機を導入して常時接続の環境を整えたい方は、お隣オフィス がおすすめです。詳細については、以下の資料を無料ダウンロードの上、ご覧ください。