社内LAN回線ではなくモバイル回線で拠点間の空間共有を実現。社内調整を短縮した方法をご紹介！
株式会社スズケンジョイナス様
株式会社スズケンジョイナス様は、親会社である株式会社スズケンの「特例子会社（※）」です。株式会社スズケンは医薬品卸売を中心に健康創造事業を推進されています。
（※）特例子会社とは、「障害者の雇用等の促進に関する法律」の規定に基づく「障害者雇用率制度」等の適用上、「親会社（スズケン）と同一法人として取り扱う」ことが認められた子会社」のことです。2022年現在、全国で特例子会社として認定されている会社は400社程度あります。
従業員規模：30人
本社：約60平米19人
名南：約25平米9人
特例子会社で拠点間を常時接続した業務管理方法をご紹介！
既設の業務回線を使わずに、ドコモ5GホームルーターHR01により社内調整の壁を乗り越えた方法とは？
簡単テレビ会議システムLoopGateをベースとしたテレビ窓ロシステム「お隣オフィス」を導入・ご活用いただいているお客様に、リアルな現場の生の声をお聞きする、インタビュー企画。
今回は、LoopGateとドコモのホームルーターHR01を使って拠点間を常時接続された、愛知県名古屋市の株式会社スズケンジョイナスの、事業部長 吉峯麻由子 様 にお話をうかがいました。
この記事の目次
お隣オフィス導入について
マネジメント課題の解決手段として、拠点間の常時オンライン接続に着目
Q.「お隣オフィス」の導入はどのようなきっかけ、経緯だったのですか？
弊社スズケンジョイナスは特例子会社で、障害のある社員が多く活躍しています｡親会社スズケンの医薬品卸売業に関連する事務作業や軽作業、それから清掃などの業務に従事しています。事業所は3か所で、本社（愛知県名古屋市東区）、名南物流センター（愛知県大府市）、そして名古屋市名東区に拠点があります。
そのうち名南物流センターは責任者の常駐が困難な状況となり、マネジメントの観点で何か解決方法はないかと考えている中で、LoopGateのお隣オフィスが私たちの課題解決につながるのではないかと検討を始めました。
相談をしたいのに、つかまえられない
Q.社内コミュニケーション改善というよりは、管理面での課題解決が主目的だったのですね。
マネジメントのこと以外にも、もともと拠点間に社内連携の課題は存在していました。それこそコミュニケーション不足や、本社以外の拠点では疎外感を感じやすいなどもありました。
管理面の課題が先に立ったのは、私たちは障害のある社員とともに働くという環境ですから、業務の面でも一般の会社と比較して目を配るべきことも多いですし、仕事をする上で社員に配慮するべきラインの見極めなど、管理する側の社員にもきめ細かい判断が求められます。
その判断について管理者同士で相談をしたい局面もありますが、今までの環境では他の拠点の様子が見えませんので、状況がわからない中、電話をしたり、メールをする等、コミュニケーションに気を使っていました｡
社長とお隣オフィスのデモンストレーションを体験できたことで検討がスムーズに！
Q.検討の流れを教えてください。
弊社ではボトムアップでの検討でした。私が名南物流センターの管理を兼任することになり、常駐が難しいため、社長にかけあって、こういった拠点間の連携を解決するサービスやシステムの検討の許可をもらいました。
それで色々と調べてみるなかで「お隣オフィス」を知ることとなりました。試しに問い合わせたら、すぐにデモンストレーションに来てくれたのです。大阪から愛知までコンサルタントの方に来てもらうという流れで「ほんとにいいの～？」と思いましたけど、このデモがすごく重要でしたね。たいへん大きかったですね。
- デモについて
お隣オフィスはデモ機（検証機）のお貸し出しやコンサルタントによる現地デモンストレーションをお勧めしています。体感型のビジュアルコミュニケーションサービスですので、カタログではわからない画質や音質、レスポンス性能などの臨場感や雰囲気、それから接続や通話中の操作など運用イメージも含めてご体感いただくことでまさに「百聞は一見にしかず」の新体験が可能です。
また稟議決裁の関係者の皆様にもデモにご参加いただくとイメージが共有しやすく導入に向けた合意形成しやすいのでお勧めです。
社内にはマイクロソフトのTeamsのアカウントもありますから、「社内のパソコンを使えば構築できるんじゃないか？」とあの頃の社長は考えていたように思います。しかし、実際にデモンストレーションでお隣オフィスを目の当たりにして、パソコン（TeamsやZoomなど）と違って会話もスムーズにできるうえに、同じ場所にいるように相手の雰囲気を感じられるんだとわかりました。
社長もデモを見た後には「これはいいですね」と言っていました。
社長にデモで見てもらったことでシステム導入の理解が早まって、検討を進めるうえで大きなポイントとなりました。実際に見てもらうのが一番良いんだなって思いました。必要性や得られる効果がイメージできたんだと思います。
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拠点間のコミュニケーション機会が増加
電話だと向こうの様子が見えないので相談しにくい
Q.リモートマネジメントを解決するために、他のシステムや手段も検討されましたか？（お隣オフィスと他製品との違い）
MicrosoftのTeamsも社内ではすでに使用しておりましたので、検討しました。ですが雰囲気を感じるとなるとパソコンでは全然違います。ロダインや立ち上げとなると、普段パソコンを使用していない社員には教育が必要になります｡その点、お隣オフィスはボタンを1回押すだけなので本当に簡単で、デモのときに誰でも使えるイメージを持てました。私たちは特に簡単な操作を必要としていたこともあり、ワンタッチで起動できるのは、とても魅力的でした。
これ以外のツールではiPadも考えましたが、相手の状況がわからない中で発信･受信となるので、結局電話と変わりませんよね。それでは導入してもあまり意味がないのでは、と思いました｡
ちょっとした連絡から合同朝礼まで、拠点間のコミュニケーション機会が増加
Q.実際にどのように使っていますか？拠点間のコミュニケーションは増えましたか？
今までは名南物流センターと本社とでは節目の食事会ぐらいしか社員同士の交流はなかったですが、毎日画面越しに挨拶するようになっているので大きな変化だと思います。
名南物流センターと本社の社員は、異なった業務をしておりますので、仕事上で連携したりコミュニケーションを取る必要がもともと少ないので、社員同士のコミュニケーションに関して影響は少ないのかもしれません。
変化があったのは、「拠点間での管理者同士の会話」と「本社駐在の管理者から名南物流センター社員への声掛け」だと感じています。
お隣オフィス導入後は「これってどうだっけ」という些細なレベルでも気軽に画面越しで相談できていますし、合同で朝礼も行っています。
Q.合同での朝礼はどのようなことをされているんですか？
朝8時に本社と名南物流センター合同で行います。主に、名南物流センターの社員に向けた朝礼で、一日の作業予定を記載したホワイトボードを元に、作業の確認と連絡事項を伝え、最後に挨拶の復唱を行います。ラグや音声の遅れも気にならないですね。慣れもあると思いますが。
管理者である私が本社にいても、名南にいても同じ朝礼が行えるのは「お隣オフィス」を導入できたおかげなので、とても助かっています。
社内LAN回線ではなくモバイル回線でお隣オフィスの導入を実現
社内の通信環境と干渉せずに常時接続できるドコモのホームルーターを導入
Q.導入までに苦労されたことはありましたか？
システムの導入に関しては、親会社の許可が必要になります。お隣オフィスの端末は通信機器ですから、通信機器を社内回線に接続するにはいくつかハードルがあり、関係部門に相談しました。結果として業務用の回線、つまり社内LANを使わないならOKということでしたので、お隣オフィス専用に新規回線を工事するのかWi-Fi環境を構築するのかなど、親会社の指示を仰ぎながら進めることになりました。
前例がないことでしたので導入の許可が下りるまでに数か月かかりました。また、お隣オフィス専用に新規回線工事を行うには、さらに数か月かかるということでしたので、モバイル回線等の回線工事を伴わない手段を選びたいと考えました。
ドコモのHR01ホームルーターを採用
工事不要の回線ということでWiMAX回線サービスや、最終的に採用したドコモのHR01を検討しました。WiMAXはエリアの問題があったのですがドコモはエリアカバーされている4G、5Gの回線だったことがポイントです。HR01は4Gまたは5G回線で無制限通信が可能で、ホームルーターHR01のテスト機とお隣オフィスのデモ機を借りて親会社のシステム部門の方にテストしてもらい、問題なく利用できることがわかりました。
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お隣オフィスを導入してから
拠点間で顔を見ながら声を掛け合うことが今では日常風景に
Q.テレビ画面に初めて拠点がつなかった時、皆さんの反応はどうでしたか？
本社側はいつも社長もいる場所なので抵抗はありませんでしたが、名南物流センター側では「昼休み中にマイクを切りたい」という相談もありましたので抵抗感があったように思います。ただそれも最初の頃だけでしたね。
たまにドコモのWi-Fiの電波状況の影響で回線が落ちることがあるんですが、今では「切れてますけどどうしましょうか」と指示を仰いでくれますし、「つながっている状態が日常」になっていますね。
Q.マイクは常にオンにして使っているのですか？
名南物流センターはマイクオン、本社はマイクオフにしています。本社は電話対応が多いので、話し声が聞こえると気になってしまって作業の手が止まる社員もおりますので、本社だけミュートボタンを使ってマイクオフにしています。本社から呼びかけたい時は、本社側でマイクをオンにして呼びかけるという使い方をしています。
いま相談できるタイミングだなというのが画面を見ればわかる
Q.実際に導入前に感じていた課題は解決できましたか？
そうですね！
管理職同士のコミュニケーションも圧倒的に今までよりも、電話よりも、やりやすいですね。
画面を見れば、目を向ければ分かるというのは大きいですよね。
本社の管理者も、名南物流センターの管理者もデスクにいないことが多く、「今、電話しても大丈夫かな？」といつも気にしながら電話をかけていました。しかし、画面を見ればわかるというのは全然違いますよね。いま話ができるタイミングだなというのが画面を見ればわかるので、圧倒的に相談しやすくなりました。
目が行き届くマネジメント、安心感を広げていきたい！
今後の展望
今回お隣オフィスを導入して、本来は遠い場所でも一緒のオフィスで働いているような感覚を得られたわけで、名東区の拠点や、社屋内にいくつかある作業部屋内にも導入したくなりますね。慣れると…「もっと欲しい！」つてなっちやいますね。人数が増える作業場所には今後も検討していきたいと思っています。
特例子会社にとってのお隣オフィス
特例子会社にはすごく需要があるのではないかと個人的には思います。
障害のある社員とともに働くということで、管理者にはきめ細やかな配慮が求められますし、社員には「困った時にすぐに相談できる環境」を整えておくことが大切です。
マンパワーも限られている中でお隣オフィスのように目が行き届くようにする仕組みは、管理者としてとても心強いものです。
他の部門にも認知され、自然に拡がっていく「お隣オフィス」
Q.こんな使い方も・・・予想外の効果とは？
名南物流センターでは親会社のスズケンの社員も多数働いています。スズケンジョイナスの部屋に来て、私がいないと、お隣オフィスの画面を覗き、「吉峯さーん！」と声をかけてくれます。今では普通にそういう使い方をしています。テレビの向こう側に私がいると認知されていて、部屋を覗きに来る感覚で使っているんです。まさにお隣オフィスつて感じですね。
吉峯様、インタビューのご協力ありがとうございました！
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