web会議の担当者に負荷が偏らないようにする３つのポイント

企業様によっては、Web会議の管理や設置・設定などなどを担う「担当者」を置かれているところもあるでしょう。

そんな担当者を悩ませるのは、社内からシステム利用に関する問い合わせの集中です。
「どうやって使うの？」
「なんか動かないんだけど」

などなど…、複数箇所から立て続けに来るともう大変です。他にも業務はあるはずなのに、こうなると担当者さんの業務負荷が増えてしまいます。

当の担当者さんからも、「もっと操作を覚えてよ…」なんてボヤキが聞こえてくるかもしれません。せっかく良いシステムを導入したのに、そのシステムが悪者になってしまうかもしれません…。

今回は、そんな社内の不協和音に成りかねない事態を解消する方法について、弊社の「LoopGateの場合だったら」を込めて、3点ご案内します。

その1）使用方法や快適な設定が書いた書類を会議室に置く

設置・配線の方法、画面の操作方法、その会議室で使う時に快適な音量設定、その他注意事項などなど…。これらが記載されたマニュアルなど書類を会議室の皆が目につく場所に置きます。ある程度見ながら操作できるため、操作に慣れた方にとっても安心です。

LoopGateの専用端末の場合、納品セットの中に「簡単操作マニュアル」を同梱していますので、それを会議室に置くだけでも、操作に関する質問は確実に減ります。

その2）操作説明会を開く

社内の皆が使うものですから、一部のスタッフにしか操作がわからない…では、誰もが日常的に使うことができません。
そこで、社内で操作説明会を開催すると、色々な疑問点もその場で解消できる上に、Web会議の使用感も全社共有できます。

LoopGateには、納品後3回の会議について、Web会議の準備をお手伝いする「The First 3 Program」というメニューをご用意しております。
弊社サポートスタッフがご利用者様に使い方の説明と会議の進め方のコツなどをお伝えしております。

The First 3 Program　についてはこちらもご覧ください。

その3）明確なサポート窓口を共有する

担当の方に質問の連絡が来るのは、原因がシンプルなものであればまだ良いのですが、中には難しい内容である場合も考えられます。そんな問い合わせが来た場合には担当者だけでは解決に導くことが難しくなり、サービスのサポートの手が必要となるでしょう。

担当者が症状を聞いてサポートに連絡する方法もありますが、間接的な又聞きではなかなか正確に状況が伝えきれないこともあります。できればエラーが発生している地点から直接サポートに連絡されたほうが、現状の把握や原因の切り分け・特定も早くなります。
何よりも、社内にサポートの連絡先を認知しておいてもらう方が早いです。

LoopGateの専用端末であれば、リモコンにサポートの連絡先が貼ってありますし、会議の画面からサポートに直接つながる窓口も設けております。

サポートの時間も重要

いざ必要な時にサポートの窓口が開いていない…なんて状況は不便です。弊社のサポート窓口なら、平日は朝7:30～よるは19:00まで…。コアになる時間帯をカバーしております。土日祝も9:00～18:00まで対応しています。

サポートが「遠い」と不便

サービスによっては、電話サポート窓口や対応時間などに制限があるものもあります。その場合はWebページのFAQなどでカバーされていることもあります。
しかし、原因や事象が不明瞭な場合は調べるのも中々に骨が折れるでしょう。検索を上手く扱えなければ解決は遠くなりそうです。

サポートは「近い」、電話で詳しいことが解る人と話せる方が安心です！

「かんたん」で「誰でも扱える」が大切

いかがでしたでしょうか。
社内操作説明会などは、準備も少し大変ですが、後々の担当者の負担を考えると、早めに実施すべきと思います。少しの手間をかければ、社内へのWeb会議浸透にもつながるのではないでしょうか。

LoopGateの場合は「かんたん」に加え、「誰でも扱える」日常的にWeb会議を当たり前に使っていただくことを目指しております。この点もご参考いただければ幸いです！