【企業向け】オンライン会議の録画データ活用方法をご紹介！
近年、オンラインでの業務が一般化し、オンライン会議を活用する企業が増えています。しかし、せっかく開催したオンライン会議の内容を十分に活かせていないケースも少なくありません。特に会議の内容を記録せずに終わらせてしまうと、重要な決定事項や議論のポイントを見落とすリスクがあります。
そこで、会議の情報を最大限活用する方法として注目されているのが録画機能です。録画を活用することで、参加できなかったメンバーとの情報共有や、議事録作成の効率化が可能になります。また、録画データを分析すれば、社内のナレッジ共有や教育コンテンツとしても活用できるため、企業の生産性向上につながります。
本記事では、企業がオンライン会議の録画データを最大限に活用するための3つのポイントを解説します。業務効率化や情報共有を強化したい方は、ぜひ参考にしてください。
この記事の目次
なぜオンライン会議の録画が重要なのか？
メリットと活用シーン
近年、オンライン会議は企業の業務に欠かせないものとなりました。しかし、会議の内容を記録せずに終わらせてしまうと、重要な議論や決定事項を後で見直すことが難しくなります。そこで、録画機能を活用することで、情報の正確な保存と効率的な共有が可能になります。
まず、議事録作成の際に録画データを参照することで、会議の発言内容を正確に記録できます。特に、クラウドストレージを利用すれば、録画データをチーム全体で共有し、必要なタイミングで再生できるため、情報の抜け漏れを防ぐことができます。
また、リモートワークが普及する中で、オンライン会議の参加者全員がリアルタイムで会議に出席できるとは限りません。そのため、クラウドレコーディングを活用すれば、参加できなかったメンバーが後から会議の内容を確認でき、業務の円滑な進行につながります。さらに、WebexやGoogle Meetのようなツールには、録画データをクラウドストレージに直接保存できる機能があり、データ管理が容易になります。
教育や研修の場面でも、録画データは大きな役割を果たします。例えば、新入社員研修や社内トレーニングの際に録画した映像をアーカイブ化しておけば、何度でも繰り返し視聴でき、知識の定着に役立ちます。Microsoft TeamsやZoomのようなツールでは、録画データをローカルまたはクラウドに保存し、後で簡単に再生できます。
オンライン会議を録画する方法とおすすめツール
主要なオンライン会議ツール比較
オンライン会議の記録を残すために、録画機能を活用する企業が増えています。録画データを保存することで、議事録作成や情報共有がスムーズになり、リモートワーク環境でも業務の生産性を向上させることが可能です。しかし、使用するツールによって録画の方法や機能、制限が異なるため、それぞれの特徴を理解し、最適な選択をすることが重要です。
1. Zoom
Zoomは、多くの企業で利用されているオンライン会議ツールの一つで、ローカル録画とクラウドレコーディングの両方に対応しています。無料プランでは、PCにローカル保存する形でのみ録画が可能ですが、有料プランではクラウドレコーディングが利用でき、クラウドストレージに自動保存されます。さらに、文字起こし機能を活用すれば、議事録作成の手間を削減できます。
2. Microsoft Teams
Microsoft Teamsでは、録画機能を使って会議を記録し、OneDriveまたはSharePointに保存することが可能です。ただし、無料版では録画機能が制限されており、有料プランでのみクラウドストレージに保存できます。さらに、Teamsの録画はHD画質に対応しており、後で再生する際にも高画質で視聴可能です。
3. Google Meet
Google Meetは、Google Workspaceの有料プランで録画機能が提供されており、Google Driveに自動的に保存されます。録画したデータは共有リンクを発行して簡単にチームメンバーと共有可能で、再生もWebブラウザ上でスムーズに行えます。ただし、無料プランでは録画機能が利用できないため、企業での本格的な活用には有料版が必要です。
主要なオンライン会議ツールには、それぞれ異なる録画機能や保存方法があります。ZoomやMicrosoft Teamsのように、クラウドレコーディングに対応しているツールはリモートワーク環境での活用に便利です。一方で、Google MeetやWebexのように、クラウドストレージとの連携が強いツールは、データ共有を重視する企業に適しています。企業の会議の用途やストレージ容量の条件を考慮し、最適なツールを選びましょう。
テレビ会議専用機器と録画専用機器の併用で高品質に
オンライン会議でテレビ会議専用機器を導入している企業では、さらに録画専用機器を併用することで、録画品質の向上が期待できます。一般的なPC録画やクラウドレコーディングでは、解像度の制限や圧縮による画質の劣化が発生することがあります。しかし、専用の録画機器を使用すれば、フルHDや4K画質での高精細な録画が可能になり、後から視聴する際も鮮明な映像を再生できます。
また、専用機器では、映像と音声を個別に最適化できるため、外部マイクや高性能カメラと組み合わせることで、よりクリアな音声と安定した映像を記録できます。特に、WebexやMicrosoft Teams、Zoomなどのオンライン会議システムを利用する場合、録画専用機器を活用することで、長時間の録画やローカル保存が可能になり、クラウドストレージの容量を気にせずにデータ管理ができます。
このように、テレビ会議専用機器と録画専用機器を組み合わせることで、オンライン会議の記録を高品質かつ安定した状態で保存できるため、企業の情報管理や議事録作成にも大きく貢献します。
パソコン標準機能での録画設定
オンライン会議の録画を行う際、パソコンの標準機能を活用すれば、追加のソフトをインストールすることなく手軽に録画が可能です。WindowsとMacの両方に、基本的な録画機能が備わっており、会議の記録をローカル保存できるため、ストレージ管理も容易になります。
Windowsのゲームバー機能
Windows PCには「ゲームバー」という標準機能があり、簡単に録画を開始できます。Windowsキー + Gキーを押してゲームバーを起動し、「録画開始」ボタンを押すことで、オンライン会議の画面を記録できます。録画データはローカルストレージにmp4形式で保存されるため、後から再生や共有がしやすいのが特徴です。ただし、システム音声のみ録音されるため、マイク音声の設定を事前に確認することが重要です。
Macのスクリーン収録機能
Macでは、「スクリーン収録」機能を使用して録画が可能です。Command + Shift + 5を押すと録画メニューが表示され、「選択範囲を録画」または「画面全体を録画」を選択できます。マイク音声の録音を有効にすれば、オンライン会議の音声も記録できるため、議事録作成にも活用できます。録画データはローカル保存され、QuickTime Playerで簡単に再生や編集が可能です。
このように、パソコンの標準機能を活用すれば、Web会議専用ソフトを使用せずにオンライン会議の録画が行えます。クラウドストレージと組み合わせてデータ管理を効率化し、業務の生産性を向上させましょう。
録画データの共有・活用方法
オンライン会議の録画データを適切に共有・活用することで、業務の効率化や情報共有がスムーズになります。特に、クラウドストレージを活用したWeb上での共有や、自動文字起こしツールを利用した議事録作成は、リモートワークやハイブリッドワーク環境において重要なポイントです。本章では、録画データの共有方法と活用方法について詳しく解説します。
Web上での録画データ共有方法
録画データをクラウドリンクやアーカイブページとして公開することで、会議に参加できなかったメンバーや社内外の関係者とも簡単に共有できます。代表的なクラウドストレージの活用方法は以下の通りです。
クラウドストレージを利用した共有
Google Drive、OneDrive、Dropboxなどのクラウドストレージに録画データを保存し、共有リンクを発行することで、チームメンバーや関係者にアクセス権を付与できます。特にGoogle Driveでは、アクセス権限を閲覧のみ、編集可など細かく設定できるため、セキュリティを確保しながら共有が可能です。アーカイブページを作成して管理
録画データをWebページとして整理し、特定のチームや部署向けにアーカイブページを作成することで、いつでも簡単に録画を再生できます。例えば、Microsoft Teamsでは、会議の録画データをSharePointやOneDriveに保存し、チームメンバーが後から参照できるように管理できます。WebexやZoomのクラウド録画機能も同様に、クラウドレコーディングとしてデータを蓄積し、クラウドストレージ上で管理・共有することが可能です。
議事録作成時の自動文字起こしツールの活用
録画データをただ保存するだけでなく、自動文字起こしツールを活用して議事録作成を行うことで、より実用的にデータを活用できます。AIを活用した文字起こし機能は、Google MeetやMicrosoft Teamsなどの主要なオンライン会議ツールにも搭載されています。
GV（Google Voice）を活用した文字起こし
Google Meetの議事録作成機能では、会議中の音声を自動文字起こしし、録画データとともに保存できます。また、録音データをGoogle Voice（GV）を利用してテキスト化し、必要に応じて編集することで、正確な議事録を作成できます。AI文字起こしツールの活用
Otter.ai、Notta、SonixなどのAI文字起こしツールを利用することで、録画データの音声をテキスト化し、議事録の作成を効率化できます。特に、ZoomやMicrosoft Teamsの録画データと連携することで、自動的に議事録を生成し、後で簡単に編集・共有が可能です。クラウドレコーディングと文字起こしの連携
クラウドレコーディングを活用し、録画データを自動的にAI文字起こしツールと連携させることで、会議後すぐに議事録を作成できます。例えば、Webexの録画データをGoogle Docsと同期し、自動文字起こしを行うことで、検索可能なテキストデータとして活用できます。
