オフラインでの会議だからこそ重要なこととは？ 積極的なコミュニケーションを増やす方法

新型コロナウイルスの拡大に伴って、オンライン会議が普及しました。その一方で、これまで通りのオフライン会議も復活し始めています。オフライン会議が復活し始めている現状だからこそ、オフライン会議において重要なことを確認する機会です。もしかしたら、オンライン会議が多く、オフラインのやり方を忘れてしまっている人もいるかもしれません。

この記事では、オフライン会議とオンライン会議をそれぞれ解説していきます。

オンラインWeb会議の普及率

テレビやネットではWeb会議が増えている報道がされていますが、実際にそうなのでしょうか？
総務省の調査によると、2020年3月には全体のテレワークの普及率は17.6％でした。これが2020年11月になると、56.4％となっています。2021年になると多少下がりますが、それでも全体の38.4％となっています。この数字は民間全体の平均です。大企業に限定すると、2021年11月時点でも69.2％がテレワークになっています。テレワークで働くのならば、必然的に会議はオンラインとなってきます。よって、全体の3割以上がオンラインWeb会議を実施しているのです。多少の変動はありますが、コロナ禍以前よりも確実に増えています。

■参考記事：総務省|第1部　特集　デジタルで支える暮らしと経済|図表2-3-4-1並びに図表2-3-4-2

オンライン会議・オフライン会議の特徴

オンライン会議もオフライン会議もそれぞれ特徴があり、メリットとデメリットが存在します。最大の違いはネット回線を介しているかどうかですが、ほかにも様々な面において違いがあります。それぞれのメリット・デメリットを知り、上手に活用してみましょう。

オンライン会議の特徴

オンライン会議とはPCやタブレットなどを用い、ネット回線を介して行うWeb会議のことを指します。ネットワークに接続できるのならば、場所はどこでも構いません。そのため、遠くの場所の相手ともすぐに会議ができます。大人数が参加する際でも、Web上の会議室を用意するだけでよく、準備にかかる時間はオフライン会議に比べて非常に短くなっています。会議室が空いている時間を確認する必要もありません。

一方、オンライン会議で問題になってくるのは、自分でPC等の設定をしなければならないことです。カメラやマイクの設定を事前に確認する必要があり、調整しなくてはなりません。使用するネット回線についても、会議に使用するのならば安定した回線が必要です。自宅で参加する場合、そのコストは個人で負担することになります。

オフライン会議の特徴

オフライン会議とは、従来通り会議室などの設定された場所に集まり、その中で議題について全体の報告や意見などを交わす会議です。現地に集合することになるので、コミュニケーションにおいては非常に優れています。人間のコミュニケーションは声だけではなく、動作や表情なども大きな役割を果たしているからです。また、資料を配布するだけでなく、商品などをその場で体験してもらいながら意見を募るようなことも可能です。突発的なトラブルにも強く、備品が足りないのならば買いに行ったり、借りたりすることにも対応できます。

デメリットとしては、まずは物理的な会議室を確保する必要があることでしょう。大人数を収容できる場所であるのならば、それだけのコストもかかり予約を確認する必要も出てきます。参加者は直接現地に赴かねばならず、少なくない時間を移動に費やす場合も存在するでしょう。会議室で行われるので維持するのならば相応にコストもかかり、メンテナンスも発生してきます。

オンラインでコミュニケーションを取る場合の課題

ネット回線を介してコミュニケーションを取る場合には、考えなければならない課題があります。

コミュニケーションにずれが生じる

信号を送りそれを相手に表示する特性上、オンラインにはずれが生じます。少ない時間ではありますが、相手にこちらの信号が届くまでタイムラグが発生するのです。
相手の反応が返ってくるまでにはさらに時間がかかり、相手の反応が鈍いと感じてしまう場合もあります。マイクが適切でなかったり、カメラに不具合があったりすると、コミュニケーションの難易度は上昇します。人間は思っている以上に動作や表情で伝わる情報が多いので、うまく伝えるためには工夫する必要があるでしょう。

面と向かって話す必要があり気を遣う

オフライン会議ならば、注目を集めるのは発言者です。その場合も真正面から見られることはあまりありません。しかし、オンライン会議の場合、基本的に正面にカメラを設置します。会議画面では多くの人を正面から見ることになります。

人の視線が気になる人であるならば、プレッシャーを感じるでしょうし、身だしなみも気になってしまいます。カメラの位置なども、設定した位置から離れてしまうと声を拾いにくくなってしまいます。

オフラインで会議を効率的に進める方法

オフラインでの会議は長引くイメージがあります。これは効率的な会議の進め方をしていないからです。
オフライン会議ならば、事前準備は入念に行います。会議の目的やどのような問題について話し合うのか、事前に共有してもらいたい情報などは会議が始まってから伝えていては遅いのです。すぐに会議を始められるように、参加者の中で共通認識を持ってもらう必要があります。

また、重々しい雰囲気の中では活発な発言は期待できません。会議の最初にはアイスブレイクなどを交えて、発言しやすい雰囲気を作ることが大切です。そのため、司会者にはある程度の場数が必要になってきます。

長引きやすい会議は、タイムスケジュールの設定が上手くいっていません。会議の目的とゴールは何なのかを全員で共有し、そのためのタイムスケジュールを組む必要があります。ゴールが見えているのならば、そこに至る過程を考えることで会議が効率化できるのです。

まとめ

それぞれのメリット・デメリットを把握し、使い分けることによって仕事を円滑に進めていきましょう。特に、オフライン会議では議論する以外の労力を削減していくことが重要です。会議の効率化を進めて、発言しやすい有意義なものにしましょう。