テレビ会議がある時！ない時…コミュニケーションが浸透している組織としていない組織の比較

弊社ではテレビ会議を使う文化がごく当たり前のように会社の中に浸透しています。打ち合わせはもちろん、拠点間の常時接続やお客様との商談、社内でのイベントごとなどなど…、業務やコミュニケーションの流れにテレビ会議が自然と溶け込んでいる感じです。

今回の記事では、テレビ会議やWeb会議をつかったオンラインコミュニケーションが浸透している組織と浸透していない組織とで、どのような違いが出てくるのか、例を挙げてみます。

上手く浸透していない企業様にとっても、今後の運用イメージを持つための参考にしていただければ幸いです。

１．拠点間の人間関係の構築に差が出る

東京の社員と、大阪の社員、
テレビ会議を使う文化が進んでいない組織の場合、出張や異動が無い限りはなかなかお互いの顔を合わせることも、話す機会も少ないです。つまり、異なる事務所で働いている社員は、同じ会社であっても「他人」のような状況になっています。
（部署が同じなら子お限りでは無いです）

オンラインコミュニケーションが浸透していれば、例えば朝礼なんかもテレビ会議で行ったりします。顔が見えて声が聞こえたら、相手のことを認知しやすくなりますよね。その後で電話で話しても、顔が浮かぶので一つ壁が無くなります。異なる事務所でも同じ会社で働いている仲間として、お互いがちゃんと認識した状態になるので、人間関係が構築しやすくなります！

人間関係はプロジェクトの生命線

人間関係が構築できていない間柄だと、一緒に仕事をすることになっても、最初からスムーズに行くことは中々ありません。しかし、日頃からのコミュニケーションで事前に人柄や顔と名前が分かっていると、事務所間を横断した連携も、ギクシャクせずに円滑に進むはずです。

２．コミュニケーションを取る機会の差

東京と大阪で一緒に打ち合わせをしようと思った時。
打ち合わせ（会議）と言えばまず、「いつ集まれるか」の調整から始まり、会議室を抑えて、レジュメを共有して…という具合になります。重要な決定を行う会議ではもちろん重要なことです。ですが、ちょっとした打ち合わせ、それこそ質問レベルや相談レベルの場合に、わざわざ高い交通費をかけて出張したりお互いの予定を立てたり…というのは結構手間です。
かと言って、電話だけだと何か伝わらない・間違って伝わる、電話のコールは相手に対して一方的になる…という点で、頻繁に行うコミュニケーション手段として、電話は相手への配慮が十分で無いように思います。

オンラインコミュニケーションが上手く浸透していない場合、ここでコミュニケーションロスの悲劇が起こるケースがあります。面倒・時間がかかる・上手くできない…で大切な連携をおざなりにしてしまうのです。結果は良い方向に向かいません。

チャットツールで簡単にオンラインコミュニケーション

オンラインコミュニケーションの手段として便利なものの一つがチャットツールです。チャットツール（メッセージアプリ）をビジネスに使う企業は非常に多くなっています。SlackやChatworkといったビジネスチャットは有名どころです。

メールよりも高回転でコミュニケーションが取れます。

合わせてテレビ会議！

「チャットツールでコミュニケーション」をはさみましたが、やはりテキストコミュニケーションだけでは不十分ということも多くあります。文章では伝わりにくい感情や想いをカバーするためにテレビ会議やWeb会議を使います。

オンラインコミュニケーションがうまく浸透していれば、テキストで相手の開いている予定確認と会議の要件を伝えて、会議の予定を作るまでが早く、パッとテレビ会議・Web会議が行え、充実したオンラインコミュニケーションが頻繁に行えます。

このように、こまめにコミュニケーションを取って進めることが出来れば、認識のズレによる思い違いといったコミュニケーションロスが抑えられて、効率的に仕事がはかどっていきます。

常時接続だと直接声がけも

オフィス間を常時接続していると、画面越しに直接話しかけられます。相手の状況を目で見て話しかけられるので、相手の都合も見て取れます。テレワークなんかで常時接続しているところに同じ用につなぎっぱなしにしていると、なお便利です。

テレワークで状況が掴みにくい…といった課題も改善されるのではないでしょうか。

３．ムダな内線・電話の差

内線をかけても相手が席上にいない、他の電話中…といった場合、内線したことが無駄になります。これは通常の電話でも同じです。
1回のロスが少なくても、回数が増えれば時間的な無駄も多くなります。まして、電話がつながらなかったから、後回しにしてやがて忘れる…といったことにもなりかねません。日常的に発生することが積み重なると大きなムダになります。

常時接続はオンラインコミュニケーションの最強ツール

常時接続された環境であれば、相手の行動が手にとるように確認できますので、用事のある相手が席にいるのかいないのかが画面を見れば一発で分かります。
オンラインコミュニケーションの場面において、常時接続はオンラインコミュニケーションの最強手段です！

円滑なコミュニケーションで大きな差をつける！

いかがでしょうか。オンラインコミュニケーションが浸透している会社では、コミュニケーション手段も豊富でうまく活用されています。事業所やオフィスのフロアが分かれている場合、コミュニケーションが円滑に行える環境の整備は、近年では特に重要な手段と言われています。

テレビ会議やWeb会議は単なる会議の手段から、常時接続やポイント打ち合わせ、商談など広く用途が拡大しています。コミュニケーションに課題をお持ちであれば、テレビ会議やWeb会議、テキストチャットといったツールを活用し、オンラインコミュニケーションで円滑に業務を進められる形を構築されてみてはいかがでしょうか。