お隣オフィスで9地点を同時に常時接続！互いにカバーし合って業務効率が飛躍的に向上した事例【医療法人社団 純心会】
医療法人社団 純心会 様
「医療法人社団 純心会」「社会福祉法人 善心会」は信頼される医療、想いと優しさの伝わるケアを理念に掲げ、地域密着の医療と介護の融合を目指して香川県善通寺市を中心に医療施設･通所施設･入所施設･訪問介護・訪問看護･居宅介護支援･保育施設などの様々なサービスを提供されています。
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拠点間 常時接続システムのお隣オフィスで9地点を同時に常時接続されている「医療法人社団 純心会 様」、9箇所の拠点が互いに声を掛け合って連携を深め、業務を効率化されている事例をご紹介します。
この度は、医療法人社団 純心会の前田様にお隣オフィスとの出会いと導入のきっかけ、そして現在のご活用内容について伺いました。
多くの拠点を持つ企業様や団体様の、コミュニケーション課題の解決に結びつけていただますと幸いです！
この記事の目次
お隣オフィスとの出会い、事務所間の連携強化策を探して
前田様：
お隣オフィスを最初に知ったのは、ギンガシステムからのダイレクトメールをたまたま見かけた時です。
ちょうど、「香川県を中心に多数の事務所が、互いに常時オンラインで接続されている状態という環境を望んでいました。事務所間のコミュニケーションが円滑に行えない課題を抱えており、相手が見えない非同期のコミュニケーションで、相手の姿の見えない電話の”空振り”やメールの返信待ちのヤキモキが多発しており、連携効率は良くありませんでした。
チャットツールやメールなどメッセージで解決しきれない問題があったため、リアルタイムでいつでも対話が可能な常時接続システムを見つけた時は、「これだ！」と思い、問い合わせさせていただきました。
お隣オフィスを実際にテスト、そして導入へ
前田様：
導入する前に、実際に製品を見てその機能性を確認させていただきました。香川までお隣オフィスの実機を持ってきていただき、実際の環境でテストできたのも良かったと思います。
Zoomなど他のオンライン会議システムも会議などでは利用していたのですが、常時接続となると、誰でも簡単に使えるほうが皆使えると考えていたので、実機を触れたことは導入のきっかけになりました。
Zoomと比較しても簡単で常時接続にピッタリで魅力的であったため、常時接続の可能性を見てLoopGateを選択しました。
事務所間のやり取りがスムーズに、利便性も良好
前田様：
画質と音声の品質も非常に高く、途切れることなくスムーズなコミュニケーションが可能です。また、使い勝手も良好で利便性が高いです。電話やチャットメッセージツールなどと比較しても、環境的にそこにお隣オフィスの画面があって、完全に日常的なコミュニケーションが取れるので、連携の質を向上させています。
導入後、社内のコミュニケーションが大きく改善
前田様：
導入前は、別事務所との間でのコミュニケーションに非常に難がありました。 相手が居るか居ないかわからない状態で電話したりすることは、思いの外ストレスに感じていましたので。リアルタイムで繋がって隣居ることが環境としてできるようになって、問い合わせや相談が非常にスムーズに行えるようになっています。 画面を見ながら直接話ができるため、迅速な意思決定や情報共有が可能となり、効率性が大きく向上しました。相手の顔を見て話せるのはコミュニケーションの基本として大事ですよね。
9箇所の事務所を画面分割してモニターに同時表示
前田様：
現在は、各事務所にモニターを設置して、全部で9箇所の事務所を同時に表示させています。お隣オフィスの画面分割機能で9分割表示していますね。事務所によって設置モニターのサイズは異なりますが、私が居る事務所は65型のテレビモニターなので、9箇所の様子が全部ハッキリとわかります。用事のある方が事務所に居るのか居ないのか、パッと確認して電話したり、その場で声を掛けたりしています。
相談を聞いている他の人からアドバイス
前田様：
お隣オフィスの音声は常にオンの状態で、皆の声が聞こえる状態で使用しています。これが良い効果を生んでいまして、
ある時、ちょっと課題があって他の事務所スタッフと画面越しで話していた時に、これまた別の事務所スタッフから、「その課題なら、前はこう処理したよ」というアドバイスが飛んできたのです。
他の事務所の会話を聞いていたスタッフが、自ら過去の処理経験をアドバイスしてくれたので、すごくスムーズに課題を解消できたのですね。これってお隣オフィスだからこそ出来たコミュニケーションだと思うのです。
こういった、これまでには無かったコミュニケーションが生まれるのも、お隣オフィスの魅力ですよね。導入して良かったし、効果的に活用させてもらっています。
今後の活用に期待 朝礼やGood & Newなど
お隣オフィスは、朝礼にも最適です。事務所同士を繋いで一日の一度は皆の顔を突き合わせる機会はそこまで無いものですが、お隣オフィスを朝礼で使えば簡単です。
社内のスタッフ同士のコミュニケーションが、人となりの理解にも繋がる上に、帰属性や方向性の共有を推進します。Good & New というコミュニケーションを取り入れる企業などが増えていることからも、お隣オフィスはリモート社会におけるコミュニケーション課題の解決の糸口です。
お隣オフィスを使ってGood & New を行ってみると、非常に相性が良く社内の調和性が高まりますので、是非お試しください。
- Good &New とは？
Good & New(グッド アンド ニュー)は、24時間以内に起きた「よかったこと（Good）」や「新しい発見（New）」チームの1人ずつ発表する取り組みで、組織やチームの活性化、アイスブレイクを目的に、アメリカの教育学者ピーター・クライン氏によって開発されました。
チームワークの強化・コミュニケーションの活性化に効果的で、リモートの普及で直接的な接触機会が希薄になりがちなスタッフ同士が交流する場としても注目されています。
離れた事務所やテレワークスタッフの皆で、朝礼の時などに行うのがオススメです。
外部用のネットワークを使用
純心会様では、お隣オフィスはインターネット回線をご利用されています。院内の重要なデータを扱うクローズドネットワークとは切り離して活用されているため、互いの干渉は無く、お隣オフィスの導入もスムーズでした。
前田様： 導入に関してネットワークの設定などは、通常のインターネット回線を使っているため特に問題なく、接続ができました。何か特殊な設定などが必要であれば、相談やテストなど行ってもらえるという安心感もあり、実際に実機を持ってきていただき、デモンストレーションを行っていただいたので、導入時は特に心配していませんでした。
DX化への取り組み
前田様：
今後は、電子カルテやクラウドツールなどのテスト・導入検討など、社内の環境もテクノロジーを活用して業務効率化を目指して行きたいと考えています。
お隣オフィスというリモートの活用はこのDX活用の一つに成りうると思います。
インタビューを終えて
純心会様の事例から、医療分野におけるお隣オフィスの導入とご活用が、コミュニケーションの質の向上、業務の効率化という面で大きなメリットをもたらしていることが明らかになりました。
特に、お隣オフィスのような常時接続システムの活用は、新たな働き方や組織運営のあり方を示唆しています。純心会様のこれからの取り組みが、他の医療機関や異業種においても参考になる可能性が高いと感じています。
このインタビューから、技術を活用して組織内のコミュニケーションバリアを低減し、業務プロセスを効率化するための具体的な事例が見えたのではないでしょうか。 特に、複数地点を常時接続することで得られる情報共有のスピードと質の向上は、医療機関に限らず多くの組織にとって有益であることは間違いありません。
今回はインタビューを通じて、前田様はお隣オフィスの有効な活用方法について詳細にお話いただきました。
是非、今回の導入活用事例を他の業種・団体様などでも活用いただける機会になれば幸いです。
純心会 前田様 この度は貴重なお話をありがとうございました。
拠点間 常時接続システム「お隣オフィス・お隣デスク」
お隣オフィス・お隣デスクは、
オフィスの空間共有を実現できる
システムです。
