【お隣オフィス導入事例】営業と設計が「同席している状態」を保つー早稲田ハウスの家づくりを支える常時接続の取り組み

住宅設計・施工において、営業と設計の連携は家づくりの品質そのものを左右します。
早稲田ハウスでは、お客様の要望をその場で設計に反映し、ともに住まいをつくり上げていく家づくりを大切にしてきました。

一方で、事業拡大に伴う人員増強により、営業拠点である本社は物理的に限界を迎え、設計部門を別拠点に分けざるを得ない状況となりました。
営業と設計は本来、切り離せない関係であり、設計が同席できない打ち合わせは、同社が大切にしてきた家づくりの前提を揺るがしかねない状況でした。

拠点を分けても、営業と設計が同席している状態を保てなければ、お客様とともに成す家づくりは成立しません。
そのため早稲田ハウスでは、拠点分散後も対面と同じ感覚で対話ができる常時接続環境を必須条件として検討し、「お隣オフィス」を導入しました。

早稲田ハウス様の事業についてお聞かせください

私たち早稲田ハウスの事業は、「より良い家をご提供する」ために、建築業と不動産業を主体に事業展開しております。建築業としては、いわゆる工務店です。また、不動産業務としては賃貸管理や土地の売買などのお手伝いも行っております。

現在（2023年）は46期目で、この松戸の馬橋という地域密着でずっと頑張ってきている会社です。稀に遠方の時もありますが、取り扱う物件のほとんどは車で30～40分ぐらいの圏内にあります。

住まいづくりというのは、お客様と長いお付き合いになりますので、注文住宅などにおいては、心身ともに健康になれる「きれいな空気の家」という想いを込めてご提供いたしております。

要望をヒアリングし、お客様の夢の形をつくり上げる

家づくりではまず、営業担当者がお客様の要望をヒアリングして、その後は設計担当者、営業担当者がチームとなってお客様の夢の形をつくり上げ、それが固まったら設計部門に渡して図面通りにつくる…という流れになります。

早稲田ハウスが抱えていた課題

事務所間をリモートで常時接続しようとお考えになったきっかけは？

営業と設計は不可分、それでも拠点を分けざるを得なかった

早稲田ハウスにとって、営業部門と設計部門は切り離して考えられる存在ではありません。
お客様の要望を営業担当がヒアリングし、その場で設計担当とすり合わせながら形にしていく。この連携そのものが、同社の家づくりの基盤となってきました。

しかし、事業拡大に伴う人員増強により、営業拠点である本社は物理的に限界を迎えていました。本社はお客様が来社される場所であり、これ以上の増床や大きなレイアウト変更は現実的ではありません。
その結果、ハード面の制約から、設計部門を別拠点に分けざるを得ない判断に迫られました。

営業と設計は分けてはいけない。それでも分けなければ業務が回らない。
この拠点分割は、事業を続けるために避けられない選択でした。

設計が同席できない打ち合わせは、家づくりの前提を揺るがす問題だった

拠点を分けたことで、最も大きな問題となったのが、お客様との打ち合わせに設計担当が同席できなくなることでした。
早稲田ハウスが大切にしてきたのは、お客様と対話を重ねながら、ともに住まいをつくり上げていく家づくりです。営業と設計が同席し、その場で確認とすり合わせを行うことが前提でした。

設計担当がその場にいない状態が常態化すれば、お客様の要望や不安を即座に設計へ反映できなくなります。認識のずれや行き違いが生じやすくなり、打ち合わせの質そのものが下がってしまいます。

そのため、拠点を分けた後も、営業と設計が同席している状態を維持することが不可欠でした。
この前提が崩れれば、「お客様とともに成す家づくり」という同社の価値観そのものが揺らぎ、事業の根幹に影響を与える状況となります。
そのリスクを避けるため、拠点を分けた体制においても、常時接続環境の構築は必須条件でした。

お隣オフィスの導入に至った経緯

リモートの常時接続にお隣オフィスを選択された理由は？

Zoomでは準備に手間がかかり、タイムリーなやり取りに向いていなかった

Zoomを実際に試したところ、URLの発行と共有もそうですが、互いの拠点でパソコンの立ち上げやアプリの立ち上げが必要になるなど、やはり接続するための準備が色々と必要で、「毎日」「常時」での使い勝手にはムリがありました。接続のために会議接続用のメールを送るなどと、色々やっている間に想い浮かんだアイデアも過ぎ去ってしまうこともあって、時間をかけずもっと簡単に、もっとタイムリーにやり取りはできないものかと考えていたのです。

デモンストレーションで「お隣オフィス」を試し、目的だった常時接続に最適と感じた

直ぐに接続できることや音声などストレス無く聞き取りやすいシステムは無いか、最適な製品を探しているときに、拠点間 常時接続システム（お隣オフィス）を見つけて興味を惹かれました。

実際に常時接続の端末を社内の環境に設置してデモンストレーションを受けたのですが、接続性や音声・映像などを実際に目にして触ってみたところ、これ（お隣オフィス）なら事務所間を常時接続できるので、これは使えるなと感じ導入を判断しました。
とくに、操作感はデモンストレーションの時で一番気になっていたポイントだったのですが、お隣オフィスならリモコン一つで繋ぎっぱなしにできるなど、すごく簡単に操作できることがわかり、導入検討が一気に進みました。

社内の通信環境で問題なく接続できるかテストもできたので、接続する上での通信環境の問題も導入前に判明して解消策も検討できました。やはり、「導入後に通信の問題で使えない」という事態は避けたかったので、事前に確認ができたことは、非常に良かったと思います。

お隣オフィスが早稲田ハウスの重大な連携課題をどのように支えているか

お隣オフィスを実際に導入されていかがですか？

常時接続によって「同席している状態」を運用として成立させた

課題として求められていたのは、拠点を分けても営業と設計が同席している状態を維持することでした。
お隣オフィスは、相手側で操作を行わなくても自動着信で接続され、拠点同士が常につながった状態を保つことができます。

疑問点や違和感を感じた瞬間に、そのまま声をかけ、画面を見ながら確認する。
対面で隣に座っている時と同じように会話が始まり、自然にやり取りが続く環境が、日常業務の中で成立しています。

Web会議では支えきれなかった前提を、日常業務として支えている

当初はZoomやGoogle MeetといったWeb会議ツールも試されましたが、打ち合わせのたびに会議設定や段取りが必要となり、「今この場で確認したい」というやり取りには向いていませんでした。
通信状況によって音声が途切れたり、画面操作に手間取ったりする場面もあり、営業と設計が一体となって話を進めるには不安が残りました。

お隣オフィスは、会議のためのツールではなく、常時接続を前提とした仕組みです。
操作はリモコンによるワンタッチで完結し、URLの発行や事前準備は不要です。
拠点を分けた後も、「同席している状態」を日常業務として無理なく続けられる点が、早稲田ハウスの運用を支えています。

お隣オフィスがもたらした効果

お客様を交えた打ち合わせで満足度や安心感も向上

現在は、お客様に来社いただき、営業担当と対面で打ち合わせを行いながら、設計担当は別拠点からお隣オフィスを通じて参加する使い方も実施しています。
映像が鮮明なため、設計図や間取り図も画面上で確認しやすく、その場で認識をすり合わせながら話を進められる環境が構築されています。

設計部門が別拠点に移動したことにより、設計担当を交えた打ち合わせのたびに本社へ来てもらう必要はなくなりました。対面と同じ臨場感で話ができるお隣オフィスを通じて、営業担当・設計担当・お客様が同じ情報を共有しながら打ち合わせを進められる体制が整っています。

こうした進め方が定着したことで、説明の行き違いや確認漏れが起こりにくくなり、家づくりのプロセスに対するお客様の納得感や安心感も高まっています。

本社から離れても本社の動向がわかる

設計部門を移転させた時、本社から離れるわけですから、設計担当のスタッフはこれまで見えていた社内の動きみたいなものが見えなくなって、何もつながっていなければ、「孤独感」「引き離し感」みたいなものが少々あったようです。

そのような課題も、お隣オフィスでつなぎっぱなしにしておけば、動きも見えるし話しかけることもし易いし、孤独感は無くなったようです。「あの業務が進んでいるのだな」など、そういったものが理解しやすくなったと思います。
必要に応じてマイクをON OFFすれば音声も聞こえるので、本当に文字通り「お隣」オフィスと言う感じで、社内でも好評です。お互いが画面に映っていることも、最初は恥ずかしさがあったかもしれませんが、一ヶ月もかからない内に慣れたので気にならなくなりました。

来社されたお客様がお隣オフィスを目にして興味を持たれる

来社されたお客様が、お隣オフィスをご覧になって興味を持たれることがあります。
事務所が別れた時に「どのようにコミュニケーションを取っているの？」と聞かれたことがあるのですが、お隣オフィスの活用は結構珍しく映るようです。しかし、興味をお持ちになるということは、皆さんコミュニケーションに対して何らかの課題をお持ちなのかもしれませんね。

お隣オフィスならではの価値

早稲田ハウスの事例において重要だったのは、多機能な会議ツールであることではありませんでした。
拠点を分けた後も、営業と設計が同席している状態を、日常業務として無理なく維持できることが最優先の条件でした。

お隣オフィスは、相手側の操作を必要としない自動着信と常時接続を前提とした仕組みにより、「会議をする」ための準備を必要としません。
画面の前に立てば自然に会話が始まり、確認やすり合わせが対面と同じ感覚で行えます。

拠点分散という制約の中でも、「お客様とともに成す家づくり」という同社の前提を崩さずに業務を続けられる点。
この一点が、早稲田ハウスにとってお隣オフィスを選ぶ決定的な理由となっています。

今後の展望

今後の事業成長に伴い、拠点の分割や支店の追加といった体制変更が発生する可能性があります。その際にも、設計や営業、コーディネーター間の連携が滞らないかを過度に心配することなく、体制づくりを検討できる状態が整いました。

常時接続を前提としたお隣オフィスの運用によって、拠点を分けても日常的な確認や相談が成立するという実感が得られています。こうした経験の積み重ねが、お隣オフィスへの信頼感を高め、事業活動における柔軟な判断や次の一手を後押しする要素になりつつあります。

モデルハウスの遠隔対応にも使えるイメージ

集客のひとつにモデルハウスがあるのですが、普段いつもオープンしている訳ではなく、お客様が来られた際に照明などをつけて対応しています。以前は常駐スタッフがいたのですが、モデルハウスは元々頻繁に来客対応するものではなかったので、今は必要な時に開けて対応する形をとっています。

それを遠隔で対応できるようなリモート接客として運用することも、このお隣オフィスを工夫すればできるのでは無いかと考えています。例えば、お客様がインターフォンを押された時に、担当者が遠隔で対応するようなイメージです。

このように、お隣オフィスだけでなく、リモートをうまく活用して色々な場面で役立てて行きたいと思います。

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