社内コミュニケーションの課題を解消！お隣オフィスで別拠点に移転した部門との業務効率を向上。
早稲田ハウス株式会社 様
千葉県の松戸市を中心に、住まいづくりに40年以上携われる早稲田ハウス様。
自然素材を使った「きれいな空気な家」で心身ともに健康になれる住まいをつくるという想いで、新築住宅をはじめ、建売住宅やリフォームなど、住まいと暮らしに関する幅広いサービスを提供されています。
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社内コミュニケーションの課題解決策として「お隣オフィス」を導入し、営業部門と、別の事務所に移転した設計部門との連携力を強め、業務効率を向上された事例をご紹介します。 この度は、早稲田ハウス株式会社 営業部門の 伊倉様に、お隣オフィスの導入経緯や活用シーンについてお話を伺いました。
Q.早稲田ハウス様の事業についてお聞かせください
私たち早稲田ハウスの事業は、「より良い家をご提供する」ために、建築業と不動産業を主体に事業展開しております。建築業としては、いわゆる工務店です。また、不動産業務としては賃貸管理や土地の売買などのお手伝いも行っております。
現在（2023年）は46期目で、この松戸の馬橋という地域密着でずっと頑張ってきている会社です。稀に遠方の時もありますが、取り扱う物件のほとんどは車で30～40分ぐらいの圏内にあります。
住まいづくりというのは、お客様と長いお付き合いになりますので、注文住宅などにおいては、心身ともに健康になれる「きれいな空気の家」という想いを込めてご提供いたしております。
要望をヒアリングし、お客様の夢の形をつくり上げる
家づくりではまず、営業担当者がお客様の要望をヒアリングして、その後はコーディネーター、営業担当者がチームとなってお客様の夢の形をつくり上げ、それが固まったら設計部門に渡して図面通りにつくる…という流れになります。
Q.これまでにリモートコミュニケーションを活用する業務はありましたか？
先のコロナ禍の時は、お客様との打ち合わせでヒアリングする際にZoomなどを使う機会はありました。やはり、住まいづくりはお客様の夢を形にする仕事ですから、お客様と直接会えなくても何とかWeb会議アプリを使ってやり取りを行っていました。
Zoomを使っていた時はお客様の接続環境によって、音声が途切れてしまうこともありましたけれど、例えばお客様のイメージを聞いて、設計で使うCADでその場でつくってお見せすることは、対面でもリモートでも可能でした。
そんな経験もありましたので、お隣オフィスを使うことに関しても、モニター画面を通じた会話やコミュニケーションは違和感無くすんなりと受け入れることができたと思います。
Q.事務所間をリモートで常時接続しようとお考えになったきっかけは？
導入するきっかけはシンプルで、本社以外に支店事務所やその他にも拠点があるのですが、営業担当者や総務担当、設計担当など…、分かれているところがあって、連携やコミュニケーションの課題があったため、コミュニケーションを取りやすくするための方法というか、効率化していこうということが検討したきっかけです。
別の事務所に移転した設計部との連携を強化
もともとはいくつかの担当スタッフが同じ拠点に一緒にいたのですが、事務所が手狭になったこともあって、思い切って設計部門を別事務所に移行させました。別事務所と言っても、そこまで距離が離れている訳ではないのですが。
クリエイティブな設計部門には、集中できる業務環境が必要と感じた
設計と言いますと、お客様の要望や様々な条件を考慮して図面を起こすので、言わばクリエイティブな仕事なのです。そのためやはり、周りがザワザワしているとどうしても集中できないということがあります。
そこで、設計部門を移動させて集中できる業務環境づくりを行ったことで、設計部門のクリエイティブな仕事の生産性は高まりました。
事務所が分かれたことで現れた社内コミュニケーション課題の解決方法とは
しかし、営業部門からしてみると、設計部門との「阿吽の呼吸」が欠かせません。現在の進捗確認もそうですし、優先度や認識のすり合わせ、お客様からヒアリングした内容のニュアンスやディティールの補足説明や共有など、綿密なコミュニケーションがとても重要です。事務所が分かれたことで、これらのコミュニケーションが取りにくいという課題が現れました。
そのようなコミュニケーション課題もあって、設計部門をもう一度本社に戻すことなども検討しましたが、既に手狭な事務所の物理的な制約があるため難しく、良い解決策が中々見つかりませんでした。
そこで目を向けたのが、Web会議ツールのZoomです。Zoomを上手く使ってリモートで常時接続しておくことはできないか？というアイデアが思い浮かびました。
リモートの常時接続に適した製品を模索して見つけた「お隣オフィス」
Zoomを実際に試したところ、URLの発行と共有もそうですが、互いの拠点でパソコンの立ち上げやアプリの立ち上げが必要になるなど、やはり接続するための準備が色々と必要で、「毎日」「常時」での使い勝手にはムリがありました。接続のために会議接続用のメールを送るなどと、色々やっている間に想い浮かんだアイデアも過ぎ去ってしまうこともあって、時間をかけずもっと簡単に、もっとタイムリーにやり取りはできないものかと考えていたのです。
そこで、直ぐに接続できることや音声などストレス無く聞き取りやすいシステムは無いか、最適な製品を探しているときに、拠点間 常時接続システム（お隣オフィス）を見つけて興味を惹かれました。
実際に常時接続の端末を社内の環境に設置してデモンストレーションを受けたのですが、接続性や音声・映像などを実際に目にして触ってみたところ、これ（お隣オフィス）なら事務所間を常時接続できるので、これは使えるなと感じ導入を判断しました。
Q.お隣オフィスを導入する決め手となったのは？
最初Zoomを使っていこうと考えたのは、何度か使ったこともあって多くの人が使い慣れていたためです。ただ、Zoomは慣れている人が使う分には問題なくても、全員が等しく使うという意味でハードルが高いですよね。なので、いろんな人が簡単に操作できるシステムが良いと思っていました。
誰もが使えるワンタッチボタンの操作性が決め手
そのため、お隣オフィスの操作感はデモンストレーションの時で一番気になっていたポイントだったのですが、お隣オフィスならリモコン一つで繋ぎっぱなしにできるなど、すごく簡単に操作できることがわかり、導入検討が一気に進みました。
導入前に予め自社環境で接続テストができた
デモンストレーション時には、お隣オフィスの専用端末をそれぞれの事務所に置いて、本当に利用するシーンを想定（再現）して、設置場所も含めてシミュレーションできたこともプラスでした。
特に、社内の通信環境で問題なく接続できるかテストができたので、接続する上での通信環境の問題も導入前に判明して解消策も検討できました。やはり、「導入後に通信の問題で使えない」という事態は避けたかったので、事前に確認ができたことは、非常に良かったと思います。
Q.お隣オフィスを実際に導入されていかがですか？
画面越しに複数人で話せることが良いですね。比較的大きめのモニターの前で話せば、まるで相手がそこにいるような感覚で会話ができます。
複数人で同時に話せて電話よりも連携が取りやすい
相手が近いところにいる感じなので、別々の事務所であっても電話などよりも遥かに連携が取りやすいです。
例えば設計担当者と30分以上電話で話していることもありますが、電話だと積み重なるとそれなりの通話料になります。そういう意味では、システム導入のコストはあっても、通信面ではコスト削減につながっていると思います。
お隣オフィスは顔が見えているから、どんな表情でどんな温度感で話しているのか、何が言いたいのかも見て取れて伝わりやすいです。
時間短縮や業務の効率化にもつながっていますし、設計部門と営業部門の連携なども問題無くできています。
本社から離れても本社の動向がわかる
設計部門を移転させた時、本社から離れるわけですから、設計担当のスタッフはこれまで見えていた社内の動きみたいなものが見えなくなって、何もつながっていなければ、「孤独感」「引き離し感」みたいなものが少々あったようです。
そのような課題も、お隣オフィスでつなぎっぱなしにしておけば、動きも見えるし話しかけることもし易いし、孤独感は無くなったようです。「あの業務が進んでいるのだな」など、そういったものが理解しやすくなったと思います。
必要に応じてマイクをON OFFすれば音声も聞こえるので、本当に文字通り「お隣」オフィスと言う感じで、社内でも好評です。お互いが画面に映っていることも、最初は恥ずかしさがあったかもしれませんが、一ヶ月もかからない内に慣れたので気にならなくなりました。
来社されたお客様がお隣オフィスを目にして興味を持たれる
来社されたお客様が、お隣オフィスをご覧になって興味を持たれることがあります。
事務所が別れた時に「どのようにコミュニケーションを取っているの？」と聞かれたことがあるのですが、お隣オフィスの活用は結構珍しく映るようです。しかし、興味をお持ちになるということは、皆さんコミュニケーションに対して何らかの課題をお持ちなのかもしれませんね。
Q.今後について、どのような使われ方をイメージされていますか
操作が簡単なので、社長をはじめ皆が使えるようになってきました。そのため、今は少し停止していますが、朝礼や全員がちょっと手を止めて注目するようなこともやっていけたらと考えています。
事務所が別れると、事務所ごとに独自のルールで何かやるのかもしれませんが、せっかくリモートで常時接続してお互いが見えているのだから、全員が一旦手を止めて集中する朝礼などは、有効な使い方だと思いますね。
モデルハウスの遠隔対応にも使えるイメージ
私たちの集客のひとつにモデルハウスがあるのですが、普段いつもオープンしている訳ではなく、お客様が来られた際に照明などをつけて対応しています。以前は常駐スタッフがいたのですが、モデルハウスは元々頻繁に来客対応するものではなかったので、今は必要な時に開けて対応する形をとっています。
それを遠隔で対応できるようなリモート接客として運用することも、このお隣オフィスを工夫すればできるのでは無いかと考えています。
例えば、お客様がインターフォンを押された時に、担当者が遠隔で対応するようなイメージですね。
このように、お隣オフィスだけでなく、リモートをうまく活用を今後も色々な場面で役立てて行きたいと思います。
早稲田ハウス 伊倉様 この度は貴重なお話をいただき、誠にありがとうございました。
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