リモート会議で本部に声が届きにくかった点が解消され、心理的な距離が近くに

テレビ会議が有用な理由の一つが、遠く離れた拠点でもすぐに顔を会わせたコミュニケーションが取れること。
コミュニケーション機会が増えると意思疎通が上手くいってきめ細かい情報共有や業務の効率化に繋がっていきます。

今回はテレビ会議「LoopGate」を活用することで、拠点間の距離問題を解消し業務効率化を実践されているお客様にインタビューを行いましたので、その内容をお届けします。

拠点間の移動コスト、意思疎通不足の問題が顕在化していた

Q.テレビ会議を取り入れることになったキッカケは？

当所の支所は離れた位置にあって、そこと打ち合わせする必要が多くありました。
しかし、担当者が本部に来るには車で往復三時間かかります。そのため、すぐに会議をしたいから「すぐに来て」と言っても、もちろん簡単に来ることはできません。ガソリンや高速代など移動コストも発生してきます。

支所と心の距離までも…

支所がスケジュールの都合でどうしても打ち合わせに参加できない際は、議事録を書いて共有はされるけれど、「どうしてその内容になったのか？」経緯とか、話された内容全てが伝わりきらないことが多々あり、1ヶ月後になって「そんなこと知らないよ」となったり、前に会議で決まったことも、後に支所でしか出てこない問題が発覚して、再度会議を開かざるを得なくなるなど…。

このようなことが重なって、支所は結構置き去りにされているような状況にありました。

支所との距離感を埋めることが検討のきっかけ

もし遠隔で会議ができたらすぐに相手とも繋がって意思疎通が図れるので、業務も効率化するのではないかとなったのが導入を検討するきっかけですね。まずは支所との距離感を埋めることが重要でした。テレビ会議があれば、会議がしたい時にすぐに集まって会議ができますし、距離も関係無くなります。

テレビ会議で重要な音声品質に注目、デモで体感して採用へ

Q.LoopGateを採用された理由は？

最初に導入したのはWeb会議でした。しかし、音声は途切れるし映像は止まるし…で私たちの会議で使うには安定性に問題がありました。
そこで、テレビ会議の資料を請求したらギンガシステムの担当者からすぐに電話がきて対応してくれました。とにかくレスポンスが早かったですね。

デモで実際にLoopGateを体感して採用に

連絡の後、実際のテレビ会議専用機を持ってきてもらい、LoopGateによるテレビ会議のデモンストレーションを見せてもらうことで、映像や音声を体感することができました。映像は綺麗だし、音声も途切れない。
音声がクリアであれば、たとえ映像は途切れても会議自体はできるので、音声品質を確認できたことは採用の決め手になりました。

導入検討時に比較対象だったパソコンを用いたWeb会議は、同じネット環境下でも音声途切れがあったので、やはりLoopGateの安定性は信頼できると思います。

導入することで新たな活用方法にも気づいた

Q.便利な使い方を発見されたことはありますか？

ちょっとした確認などが効率的に

例えば検査員にしか分からない専門的なことや電話でお問い合わせがあった時に、直ぐに対応できるのがいいですね。

容器はこれでいけるのか？とか、言葉では伝えづらいことも映像があれば検査員に「モノ」を見せて確認がとれます。
もし検査員に直接確認しに行くとなると、所内の別棟へ移動したり靴を履き替えたりが必要で結構な時間のロスになってしまいますが、ちょっとした確認を遠隔でできることは効率的です。 今後はこういった使い方を所内でも浸透させていきたいと考えています。

Q.各拠点を繋いでどのようなメリットがありますか？

本部主催の勉強会に皆が参加しやすく

大きなメリットですが、定期的に本部主催の勉強会をLoopGateで各所とつないで開催しているのですが、導入前に比べてとにかく皆が受講しやすくなりました。

以前は、本部とは別日に支所にも行って開催する必要があったのですが、支所で日程折り合わず参加できなかった人は後日、本部に来て受講しなければなりませんでした。 それが、今は遠隔で簡単に参加してもらえるので。

今までは本部と支所同時にできるようになって複雑な日程調整もしなくて良くなり、「何日の期間にやるから参加できる日に参加してね」という形で選択肢も広がって、皆が参加しやすくなりました。本当に良かったと思います。

Q.今後、どのような使い方を計画されていますか？

今は本部と遠方支所とをつないだ多人数同士の会議で利用していますが、今後は設置拠点数を徐々に増やしていく予定です。
最近は新型コロナウイルスの影響で密な状態の会議ができなかったので、LoopGate for PCを使って会議に参加したり…というような活用法も拡がっています。

遠隔による特定保健指導なども検討

京都微生物研究所では健康診断を行っていますが、受診した希望者には当所の看護師・栄養士から特定保健指導をしています。現在は対面での指導なのですが、今後はこれもLoopGateを使って遠隔で行えれば…と考えています。

そうすれば、遠方の方でも気軽に特定保健指導を受けてもらえるので、サービスの拡充につながります。

サービス向上への期待

Q.今後LoopGateへ向けられる期待は？

つながってほしい時につながるサポートがうれしい

コロナウイルスの影響もあって外部業者とLoopGate for PCでつなごうとしたのですが、上手く行かなかったことがあったんです。その時はネットワークやセキュリティに原因があったのですが、上手く行かない時にちょっと聞きたくてサポートに連絡したらすぐに技術担当につながってくれたので助かりました。当所の会議って夕方にあることが多くて、聞きたいことがあって会議が終わってから18時や19時の時間帯に連絡してもつながるのが良いなと思います。

よくあるサポート窓口は18時や19時になるとだいたい終了していますので…。
LoopGateからサポート窓口につなぐ方法もあるから、画面越しでサポートを受けられるのも伝わりやすくていいですね。

今後のバージョンアップにも期待

LoopGateは専用機版以外にパソコンやタブレット端末で使えるもの（LoopGate for PC / LoopGate for Tablet）もあるので、利用用途の拡大が望めるため、さらなるバージョンアップにも期待をしています。

貴重なお声をありがとうございました

今回インタビューをいただいた京都微生物研究所様は、LoopGateを導入されたことで、より活用できる方法をどんどんと見出されておられます。
システムの導入により当初の利用目的から新たな拡充を求められることは、サービスをご提供する弊社にとっても開発・テクニカルサポートの発展、そしてコンサルティング担当の提案力向上につながっております。

テレビ会議・Web会議の導入やリプレイスご検討をされている皆様もご参考いただけますと幸いです。

京都微生物研究所様の導入にまつわる情報は、導入事例ページにも掲載しております。併せてご参照ください。

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