【お隣オフィス導入事例】本社・営業所・倉庫を常時接続。”掃除中の手振り”から会話がはじまるコミュニケーション基盤に

本記事の要約

会議のための接続ではなく、日常のための常時接続で拠点がひとつの空間に

鹿児島の本社、広島・大阪の営業拠点、そして倉庫。ランドアート様では、距離が離れていることで顔を合わせる機会が年に数回に限られ、拠点間の温度感や情報の伝わり方に課題がありました。そこで導入したのが、リモートコミュニケーションシステム「LoopGate」 の常時接続ソリューション「お隣オフィス」です。

導入後は、掃除中に画面越しに手を振ったことをきっかけに会話が始まるなど、電話では起こりにくい“偶発的なコミュニケーション”が自然に生まれるようになりました。月1回の全体朝礼も広島・大阪がリアルタイム参加でき、会長・社長の言葉が臨場感そのままに届く体制へ。緊急の注意喚起やトラブル共有も「ポチッ」と押してその場で即時共有でき、さらに倉庫とも常時接続することで「その商品のそこを見せて！」と現物確認を進める運用も定着。結果として、拠点の一体感と情報伝達の質が大きく向上しました。

ランドアート様の事業と拠点体制

現場で必要とされる製品を全国へ。だからこそ、拠点間の連携品質が重要

ランドアート様は、測量で使う計測器や測量用品、事務用品、気象機器、環境機器、設計製図用品など、現場で必要とされる製品の製造卸販売を展開されています。全国の販売店様への卸に加えて、自社ECサイトで一般のお客様にも製品を届けるなど、販売チャネルも多様です。主力となる「ハイビスカス」製品をはじめ、建設・土木現場で活躍する製品が多く、近年は熱中症対策商品なども好評です。

拠点は鹿児島の本社に加え、広島・大阪に営業拠点を構え、鹿児島には倉庫も併設されています。扱う製品領域が広く、問い合わせや在庫・出荷確認など、社内連携の頻度が高いからこそ、離れた拠点同士でも同じ温度感で、必要な情報が適切なタイミングで届く仕組みづくりが重要になっていました。

ランドアート様が抱えていた課題

年に数回しか会えない。必要連絡はできても“日常会話”が生まれない

鹿児島本社と広島・大阪の営業拠点は距離が離れており、営業所へ訪問できるのは限られたメンバーに偏りがちでした。社長や営業部長、所長が行き来することはあるものの、その他のスタッフが拠点を越えて顔を合わせる機会は、決起大会や創立記念日など年に1～2回の行事に限られていました。

電話やメールで必要な連絡はできるものの、日常の雑談、ちょっとした確認、相手の表情を見ながらの相談といった、関係性を深めるコミュニケーションは起きにくい状態でした。タイミングによっては長期間会話の機会が生まれないこともあり、拠点間で温度感を揃えることが難しくなりがちだったといいます。

そしてコロナ禍により移動がさらに難しくなったことで、この課題は「いつか改善したい」ではなく、「今すぐ手を打つべき経営テーマ」として一気に現実味を帯びていきました。

お隣オフィス導入の決め手

高い機材では“使い方のイメージ”が湧かない。実機体験で“日常の姿”が見えた

ランドアート様では、コロナ禍以前から「離れた営業所が隣にあるような感覚」を実現したいという構想があり、展示会などを通じて常時接続ができそうな製品を探していました。しかし、紹介される製品は導入コストが高いものが多く、性能が良いことは分かっても、日常業務の中でどう使われ、どう定着するのかが掴みにくい。そこが導入の大きな壁になっていました。

その中で決め手になったのが、お隣オフィスをデモ機で実機体験できたことです。実際につないで会話し、「ボタンを押して声をかける」「画面越しに見せる」「拠点が混ざって会話が始まる」といった運用を体感できたことで、導入後の姿を具体的に想像でき、社内での合意形成が進みました。

また、常時接続には「監視されているように感じるのでは」という抵抗感がつきものです。展示会で見た他の仕組みでは監視カメラの印象が強く、導入に慎重な声が出ることもありました。
しかしお隣オフィスは、双方向で会話することが前提の仕組みで、ボタンひとつで声をかけ合える“コミュニケーションの道具”です。導入当初はカメラに近い席ほど気になる様子もあったものの、運用が始まると「必要なときだけ見る」が自然に定着し、1週間ほどで誰も気にしなくなったといいます。こうした“現実的な定着イメージ”が持てたことも、安心して導入できた理由でした。

お隣オフィス導入後の変化

“掃除中の手振り”から会話が始まる。電話では起きない偶発性が戻ってきた

導入後、拠点間のコミュニケーションは「会議を設定して話す」から、「気づいたときに話す」へと変わっていきました。
鹿児島本社では朝に掃除をする文化があり、掃除中にカメラの前を通ることがあります。すると画面の向こう側、大阪のメンバーがこちらを見ている。思わず手を振ると、向こうも手を振り返してくれる。その流れで「お疲れさまです」とボタンをポチッと押して声をかけ、簡単な会話がそのまま始まる・・・。

電話だとわざわざ起こりにくい、こうした“偶発的なコミュニケーション”が日常の中で増えたことで、拠点が違っても、まるで近くに部屋や事務所があるような距離感が生まれていきました。
社長がカメラに向かって「おーい！」と声をかけ、拠点のメンバーが反応する。そんなやり取りも、拠点がつながっていることを実感できる日常の風景になっています。

会長・社長の言葉の熱量がそのまま届く。注意喚起も「今」伝えられる

本社では月に1回、全体朝礼を実施していましたが、以前は本社だけで行っており、広島・大阪には後から所長が要点をまとめて伝える形でした。もちろん内容は伝えられますが、どうしてもタイムラグがあり、臨場感や感情がこもった言葉の熱量は薄れてしまいます。

お隣オフィスの常時接続により、広島・大阪も朝礼にリアルタイム参加できるようになりました。会長や社長の言葉が、その場の空気ごと営業所に届く。これは拠点間の一体感づくりにおいて、大きな価値になっています。

さらに、社内全体で緊急的に共有すべきトラブルや注意事項が発生した際も、「ポチッ」と押してその場で即時に伝えられるようになりました。資料やデータも画面を通じて見せられるため、「伝わるべきことが、伝わるべきタイミングで届く」状態が整っていきました。

「その商品のそこ見せて！」ができるから、問い合わせ対応も連携も早い

ランドアート様では、鹿児島本社と倉庫も常時接続しています。これが、拠点間コミュニケーションだけでなく、日々の業務連携にも効果を発揮しています。

たとえばお客様から問い合わせが入ったとき、倉庫側へ「ちょっとその商品のそこを見せて！」と画面越しに依頼し、現物を見ながら確認を進めることができます。写真を撮って送る、説明を往復する、といった時間が減り、判断が速くなります。

また、倉庫の梱包作業の様子や忙しさが見えることで、「今は立て込んでいそうだ」「今日は大量入荷がありそうだ」といった状況が共有され、営業所側も連携のタイミングを取りやすくなります。常時接続は会話を増やすだけでなく、相手の状況が見えるからこそ、適切なタイミングで声をかけられるという価値にもつながっています。

社内ネットワークが不調でも、音声が届いて業務が回った

Web会議（PCツール）では、回線状況によって映像や音声が途切れ、会話が成立しにくくなることがあります。
ランドアート様ではVPN環境でお隣オフィスを利用されていますが、過去に社内ネットワークのトラブルで会社のシステムがまともに動かない状況があった際も、お隣オフィスでは音声がしっかり届いていたため、問題なく利用できたといいます。

常時接続を“日常のインフラ”として使うほど、接続品質の安定は重要になります。業務の会話が止まらないことが、結果として安心感にもつながっています。

営業所を閉めずに参加できる。移動の制約が組織運営の負担にならない

年に数回、全社で集まる行事の際には、お隣オフィスをホールへ移動させ、広島・大阪の拠点にもつないで参加してもらう運用も行われています。
コロナ禍では移動制限があり、拠点のスタッフが鹿児島に集まれない状況もありましたが、お隣オフィスを通じて行事に参加できるようになったことは大きなメリットでした。

さらに、これまで全社行事のたびに広島・大阪の営業所を臨時で閉める必要がありましたが、常時接続を活用することで、その負担も軽減。拠点運営を止めずに、全社としての一体感を保てる形が見えてきました。

今後の展望

受付の遠隔化や拠点追加も視野に、“常時接続”を仕組みとして育てる

今後は、常時接続の活用範囲をさらに広げる可能性も検討されています。たとえば他社事例で見た無人受付のように、受付対応をリモートで支援する仕組みは将来的な選択肢になり得ます。加えて、事務所内のカメラ設置位置の見直しなど、より自然に会話が生まれる環境づくりも改善テーマです。

拠点や建屋が増える場合には、地点の追加や設置場所の変更も想定されます。常時接続を一時的な取り組みにせず、拠点を越えて組織の温度感を揃える“日常のインフラ”として定着させながら、ランドアート様らしい活用を発展させていく方針です。

取材協力

株式会社ランドアート　斜木様
この度は貴重なお話を誠にありがとうございました。

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