テレビ会議を活用したオンライン相談システム 『 テレ窓 』をリリース ～見た目も、対応も、等身大～

このたび、官公庁、ホテル・旅館業、旅行代理店業、マンション管理業など窓口業務を行う業界向けに、テレビ会議を活用したオンライン相談システム（リモート接客・遠隔接客・無人受付・テレビ窓口）　『テレ窓』をリリースしました。

～見た目も、対応も、等身大～
普段は専門の担当者がいない支店・出張所や、突発的にお客様が来られてお待たせしてしまう場合などに、コールセンターと接続し、まるで目の前に人がいるように等身大で対応ができるオンライン相談システムです。

Web会議システムをオンライン相談として利用しようとすると、その度に接続用のURLを発行し、それをお客様に伝え、お客様とオペレーターそれぞれが双方の拠点から接続する必要があります。そのため、お客様の通信回線の状況や使用されるデバイス（パソコンやスマホなど）に通話品質が左右されてしまい、画面も小さく見づらくなってしまいます。

一方、オンライン相談システム『テレ窓』であれば、窓口に専用のシステムを設置しておきますので、お客様は窓口に来られたら、椅子に座って、ボタンをひと押しするだけで、難しいことを考える必要がなく、誰でも簡単にお問い合わせをしていただくことが可能です。

『テレ窓』製品紹介ページ

お客様対応で、次のような課題はありませんか？

コミュニケーションで大切なのは、表情やしぐさ

コミュニケーションにおいて、相手が自分の伝えた内容を理解しているかどうかの判断は、言語コミュニケーションのみに頼っているのではなく、相手の表情や姿勢、視線の動きなどのさまざまな手がかりから受け取っています。

たとえば、口では「分かりました」と言っていても、目線がずれていて、自信無さそうな表情だと、本当は理解していないだろうと判断できます。 こういった言語以外の情報は、非言語コミュニケーションと呼ばれており、判断要素に占める割合は大きいのです。心理学者のメラビアン氏の研究によると、相手の好意を判断する場合、言語内容は７％、音声と音質は３８％、表情としぐさは５５％という法則があるとのことです。

顧客対応において、商品やサービスの説明をする場合にも、同じようなことが言えると思います。WEB会議の小さな画面では、表情やしぐさを伝えづらく、お客様の反応が分からない状況になってしまいます。ですので、オンラインであっても等身大でコミュニケーションを取ることで、リアルに対面しているかのようにお客様対応ができ、商品説明を的確に伝えられ、お客様の様子もしっかりと把握できるようになります。

オンライン相談システム『テレ窓』なら誰でも簡単設置！

たったの３ステップで相談窓口を増設できる。

専門の担当者は本社だけでも全国のお客様の対応が可能

専門知識を全国のスタッフに浸透させるには、人員と時間のコストが必要です。担当者が本社にいれば、支店・支社・出張所に来訪されたお客様への対応が可能です。

特定の時期や想定外の時間帯にだけお客様が増えても、本社やコールセンターでカバーが可能

毎年、繁忙期の1か月だけ客数が増え、店舗ごとに短期の増員が必要な場合には、一時的にコールセンターの人員を増やす対応や、本社の間接部門のスタッフをまとめて研修を実施するなどの対応で、効率的に増員対応が可能です。また、予測が難しい突発的な顧客の集中も、コールセンターに対応を委ねることで、顧客の波を吸収することが可能です。

コロナ禍で従業員が減ってしまっていても、本部やコールセンターで柔軟にカバーが可能

コロナ禍でシフト削減による離職者が出ており、従業員数も減ってしまった状況で、アフターコロナをむかえ、店舗に賑わいが戻ってきたとしても、すぐにスタッフ採用が追いつかない不安があります。

『テレ窓』があることで、本部やコールセンターで、一括採用を実施することができ、採用コストも下げてスピードアップを図ることができます。また、コロナ禍の状況が再発しても、本社の人員調整のみで対応が可能で、柔軟な経営が可能です。

人事異動で転勤問題が無くなる

人事配置の検討を行う場合、専門スタッフが所属する拠点配置も検討事項に入るのではないでしょうか。 場合によっては、専門スタッフをある拠点に集中させる必要があるかもしれません。そのような場合、所属拠点の異動が発生しますが、スタッフによっては家族の都合などで、転勤が難しい場合があるでしょう。

『テレ窓』があれば、転勤問題を解消でき、人材配置において制限から開放されます。適材・適所の人事配置ができるので、 女性の活躍推進や会社としても事業構想を練りやすくなることにつながります。

官公庁

本庁に行かないと手続きできなかったことも、公民館や公共施設にオンライン相談できるシステムがあれば、わざわざ本庁まで出向く必要が無くなるため、公共サービスのレベルが向上できます。また今後、デジタル化が進んでいくこととなりますが、苦手な方はオンライン手続きの方法が分からない、デジタルは得意だが、官公庁ならではの専門用語が分からず、何をどうしたら良いのか分からないなどが生じた場合に、書類の書き方の説明ができ、実際に住民に確認してもらいながら、代筆も可能です。

＜国民健康保険、国民年金、介護保険、税金、医療費助成、障がい福祉、生活福祉、補助・助成制度事業振興、補助金、事業融資制度、災害対応＞

ホテル・旅館業

夜間に突発的な対応でフロントを空けてしまった場合でも、コールセンターで対応することで、館内の利用方法の案内やチェックイン手続きができます。また、通訳サービスと連携させることで、外国人のお客様の受け入れも可能です。

＜フロント対応、夜間受付、フロアごとの受付、通訳（外国語、多言語対応）＞

旅行代理店業

夕方以降、土日祝など受付が混む時間帯を『テレ窓』で対応することで、お客様をお待たせせずにスムーズな対応が可能です。各支店で、スタッフの配置調整の際、全体で見ると過剰人員となってしまいますが、コールセンターで一括して人員調整を行うことで、全体最適が可能です。また、外国語が堪能なスタッフをコールセンターに配置すれば、外国人対応も可能です。単身赴任中の家族の旅行手配なども、『テレ窓』があれば家族みんなで旅行の申し込みが可能です。

＜繁忙期・繫忙時間帯の対応、外国人対応、コールセンター対応＞

マンション管理業

管理人の不在時間帯の対応や、管理人が常駐していない巡回管理も、『テレ窓』があればコールセンターで対応可能で、住民の満足度向上につながります。資料提示が可能なため、トラブル時にも具体的に説明ができ、迅速な対応が可能です。外国人入居者との対応も、『テレ窓』なら通訳サービスとの連携で外国語での対応も可能です。

＜管理人対応、夜間対応、時間外対応、鍵の紛失、水漏れ対応、緊急対応、外国語対応＞

その他

レンタカーショップ、金融機関（銀行・証券）、保険代理店、家電量販店、工務店・リフォーム会社、葬儀会社、会社の受付窓口などさまざまな場面で、『テレ窓』を活用いただけます。

『テレ窓』は、オンライン相談に必要な機器をセットにした専用パッケージですので、導入も非常にシンプルです。対応の方法やご要望に合わせて、機器構成を組み換えることも可能となっており、 専門のコンサルタントがご要望をお聞きし、最適な機器構成をご提案いたします。

ギンガシステムの提供する遠隔コミュニケーションツールは、すでに2500社以上の企業や官公庁に導入されており、ユーザー数も20万人を超えているシステムとなります。実績面でも安心してお使い頂ける事をお約束いたします。

あなたがこれまで感じていた遠隔コミュニケーションのお悩みを解消したいと思われたなら、まずは一度、『テレ窓』を体感してみてください。無料でお使い頂けるデモ機をご用意しております。

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『テレ窓』 紹介サイト　：　https://telemado.loopgate.jp/