社員からテレビ会議導入担当者への問い合わせを減らす3つのポイント

導入担当者イメージ

 

テレビ会議システムを導入した担当者を悩ませるのは、実際のシステム利用者からの利用方法に関する問い合わせです。「どうやって使うの?」「なんか動かないんだけど」など、こういった問い合わせを少しでも減らさないと、導入担当者の方の業務負担が劇的に増えてしまいます。そこで、この記事では導入担当者の方の為に、テレビ会議の導入後に、社員からの問い合わせを減らす為のポイントを3つ紹介します。

1)「快適な設定が書いた書類」を会議室においておく

テレビ会議を使う時のテレビの音量やシステム自体の音量など、
最適な設定値が書いてある書類を置いておくとよいでしょう。

2)そもそも使い方が簡単なシステムを選ぶ

「電源を入れ、リモコンで電話帳の画面を出し、その中から相手先を選んで発信」
簡単そうに思えますが、これだけでも利用者にしてみれば難しいんです。
毎日のようにそのシステムを使っている人には簡単でも、
会議の時だけしか使わない人にとっては、その操作だけでも覚えるのは大変です。
例えば、ボタンを押すだけで繋がるようなシステムなら良いですね。

3)サポートサービスが充実したシステムを選ぶ

そもそも問い合わせ先が自分で無ければ良いのです。
24時間電話サポートをしているようなシステムであれば、
自分には問い合わせはかかってきません。
1)の書類に、サポート窓口の電話番号も書いておくと、
自分に問い合わせがかかってくる確率をさらに減らせます。

このようなちょっとした工夫をするだけでも問い合わせを減らすことができます。
少しの手間をかければ、自分の仕事に費やせる時間を確保できますから、
社内からの問い合わせでお困りの導入担当者様は是非ご参考にして頂ければと思います。

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