運用ノウハウ

テレビ会議をスムーズに進めるために重要な「音声」の事前確認

テレビ会議やWeb会議は文字通り「会議」という使い方はもちろん、研修や発表の場といった場面でも活用されています。このような多様な場面において、テレビ会議で重要なポイントが「音声」です。

テレビ会議やWeb会議は、カメラとマイクを使ってお互いの画像や音声をインターネット回線でつなぐのですが、使用機器や環境によっては音声が正常に聞き取りにくいといったトラブルが発生する可能性があります。

スピーカーから聞こえてくる音が「何を言っているのか判らない」「ノイズ・ハウリングが酷い」といった状況であると、会議どころでは無くなり進行の大きな妨げになってしまいますので、できるだけ前もって準備段階で対応していくことが重要です。

音声トラブルへの対処

発言者以外の音声はOFFに

少し面倒なことかもしれませんが、しばらく発言しない拠点はできるだけマイクを一時OFFにすることが有効です。マイクが拾う音声量をできる少なくすることで、余計な通信負荷も減るため音声が通りやすくなります。
また、雑音も入らないため純粋に話者の音声を聞き取りやすくなります。

「雑音」を起こさない気遣い

マイク・スピーカーは「音」を的確に拾ってくれる反面、対面の会議では特に気にならない「雑音」が想像以上に大きく聞こえてしまいます。
そのため、マイク付近に紙を置かない(紙が擦れるガサガサ音を起こさない)、机をトントン叩かない、マイクを引きずらない…といった気遣いはテレビ会議を行う上でのマナーとも言えるでしょう。

設定・機器を確認する

単純に、マイク・スピーカーの音量が小さくなっていないか、もしくは大きくなりすぎていないか、音量の確認は必要です。また、マイク・スピーカー機器にもよりますが、エコーなどを抑えるエコーキャンセル機能があれば、設定してみると改善する場合があります。

また、マイク・スピーカーやテレビ会議システムの種類によっては「サプレッサー」が働いていてトランシーバー方式(方方向通話)しかできないことがあるので、話に割って入れなかったり話始めが聞き取れなかったりします。会議内容によってはダブルトーク対応のものを選ぶか、
話し始めに「はい」と加える工夫をすると良いでしょう。

マイク・スピーカーの位置を確認する

設置型マイク・スピーカーの場合は設置位置の高さ・低さから、周辺をノートPCのモニタなどで囲い遮っていないかなどを確認します。音声を壁で遮断してしまうとエコーなどのトラブルを引き起こす可能性がありますので、マイク周辺はできる限り物で囲わない方が良いです。

事前テストでスムーズなテレビ会議進行を

テレビ会議システムの音声トラブルは、会議の開始が遅くなったり、意思疎通が十分図れない原因にもなります。前述で設定周りなどをお話しましたが、スムーズな会議運営を行うためには会議前にしっかりと事前テストを行い、テスト段階でトラブルを解決しておくことが最も重要なのです。

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