2020年 4月 の投稿一覧

テレビ会議をスムーズに進めるために重要な「音声」の事前確認

テレビ会議やWeb会議は文字通り「会議」という使い方はもちろん、研修や発表の場といった場面でも活用されています。このような多様な場面において、テレビ会議で重要なポイントが「音声」です。

テレビ会議やWeb会議は、カメラとマイクを使ってお互いの画像や音声をインターネット回線でつなぐのですが、使用機器や環境によっては音声が正常に聞き取りにくいといったトラブルが発生する可能性があります。

スピーカーから聞こえてくる音が「何を言っているのか判らない」「ノイズ・ハウリングが酷い」といった状況であると、会議どころでは無くなり進行の大きな妨げになってしまいますので、できるだけ前もって準備段階で対応していくことが重要です。

音声トラブルへの対処

発言者以外の音声はOFFに

少し面倒なことかもしれませんが、しばらく発言しない拠点はできるだけマイクを一時OFFにすることが有効です。マイクが拾う音声量をできる少なくすることで、余計な通信負荷も減るため音声が通りやすくなります。
また、雑音も入らないため純粋に話者の音声を聞き取りやすくなります。

「雑音」を起こさない気遣い

マイク・スピーカーは「音」を的確に拾ってくれる反面、対面の会議では特に気にならない「雑音」が想像以上に大きく聞こえてしまいます。
そのため、マイク付近に紙を置かない(紙が擦れるガサガサ音を起こさない)、机をトントン叩かない、マイクを引きずらない…といった気遣いはテレビ会議を行う上でのマナーとも言えるでしょう。

設定・機器を確認する

単純に、マイク・スピーカーの音量が小さくなっていないか、もしくは大きくなりすぎていないか、音量の確認は必要です。また、マイク・スピーカー機器にもよりますが、エコーなどを抑えるエコーキャンセル機能があれば、設定してみると改善する場合があります。

また、マイク・スピーカーやテレビ会議システムの種類によっては「サプレッサー」が働いていてトランシーバー方式(方方向通話)しかできないことがあるので、話に割って入れなかったり話始めが聞き取れなかったりします。会議内容によってはダブルトーク対応のものを選ぶか、
話し始めに「はい」と加える工夫をすると良いでしょう。

マイク・スピーカーの位置を確認する

設置型マイク・スピーカーの場合は設置位置の高さ・低さから、周辺をノートPCのモニタなどで囲い遮っていないかなどを確認します。音声を壁で遮断してしまうとエコーなどのトラブルを引き起こす可能性がありますので、マイク周辺はできる限り物で囲わない方が良いです。

事前テストでスムーズなテレビ会議進行を

テレビ会議システムの音声トラブルは、会議の開始が遅くなったり、意思疎通が十分図れない原因にもなります。前述で設定周りなどをお話しましたが、スムーズな会議運営を行うためには会議前にしっかりと事前テストを行い、テスト段階でトラブルを解決しておくことが最も重要なのです。

LoopGateを使ったテレワーク実践インタビュー「通勤時間を制作業務の時間に」

新型コロナウイルス感染拡大の影響下で都市間の往来自粛を迫られる中、ワーカーにとってはテレワークや自宅勤務の必要性が日に日に増している状況です。

ギンガシステムでも、弊社のテレビ会議システム「LoopGate」を通じたテレワーク導入のご提案・支援を行っており、このワークスタイルの導入や実践イメージを、少しでも捉えやすく参考にしていただきたいと考えています。

LoopGateをご利用されている企業様の中から、テレワークを実践導入されている方のお声をインタビュー形式でご紹介する企画の第二段。
今回は、「株式会社ジー・テイスト」のデザイン部門でご活躍されている方へのインタビューをお届けします。

移動で使っていた時間を作業時間に充てたい

Q.テレワークを実施することになったきっかけは何ですか?

はじめたきっかけはやはり通勤時間ですね。元々は、職場が今住んでいる場所からは近くて通勤もそこまで大変ではなかったんですが、勤務地が変わって逆に遠くなってしまったんです。普通に通勤すると、往復で3時間は必要です。プラス、利用者の多い路線なのでほぼ立った状態の移動で正直ストレスも掛かります。

やっぱり、1日の中の3時間という時間がもったいなくて。その時間を作業時間に充てたい、作業時間を確保したいという理由が一番大きいです。

以前は、出社して業務を進め、ある程度のところで切り上げて自宅に戻ってまた続ける…といったような流れになっていたんですが、それこそ出社する部分に特に打ち合わせなど理由が無ければ、オフィスに出なくても時間を有効に使って仕事ができると感じています。

Q.テレワークに向いていると思うお仕事は?

オフィスと自宅で同等の作業環境が作れて取り組める仕事は、テレワークに向いていると思います。
今はクラウドなども活用してファイルや環境の同期もできますし。私のようにデザインなどクリエイティブ制作関係は特にテレワークには向いているのではないでしょうか。

Q.逆にテレワークで難しいと思うお仕事は?

難しいというよりは、やっぱり案件開始時のキックオフミーティングは社内・社外問わずできるだけ顔を合わせて打ち合わせしたいですね。案件の概要も細かく把握できるので。

でも、案件が走り出したらやり取りはメールと電話でも十分です。
ただ、仕事の流れが滞ったり、少しややこしそうな時は直接打ち合わせた方が早い時があります。電話やメールでは厄介そう…なことも、直接伺えば案外シンプルだったりその場で意見交換もできるので、相手とのすり合わせがスムーズになります。

Q.ファイルデータのやりとりはどうされていますか?

会社の共有サーバは使っていないですね。セキュリティ面というのもありますが、我々の扱うグラフィックデータは物によっては大容量になるため、ネットワークを使うと引き出すのが大変なんです。
だからデータはDVDメディアに焼いて管理して、必要に応じて引き出しています。合わせて、PCのバックアップツールを使って定期的にバックアップを取るようにしています。

Q.実際にテレワークをしてみて良いと思う点は?

やっぱり作業時間が取れることですね。我々クリエイターは成果物に時間を掛ければ掛けるほど良くなる…という部分もあるので、そういうブラッシュアップに時間を費やせるのが良いですね。
中途半端なところで「時間が無かったからやむを得ず納品…」ということが無くなりましたね。

あとは、学習時間が割り当てられるのもメリットです。
今はデザインだけでなく、Webサイト制作にも携わるようになってきているんですが、Webは特に移り変わりが早いので、情報収集や学習時間が確保できるのは本当に大きいです。

テレワークならではのプレッシャーを感じて取り組んでいる

Q.テレワークを行う上での周りのご反応はどうですか?

やっぱり、周りの目は「会社に来ていない…本当にやっているの!?」「羨ましいな~」みたいな雰囲気になりますね。日本の企業の悪いところです(笑)

ですが僕は、それが良いプレッシャーになっていますね。それこそ成果を出さないと、家で本当にやっているのかと疑われるし実際言われますね。でもそこはプラスに捉えて「これだけやっています」と言えるように、その分しっかりと成果を出すよう取り組みますし、それが張り合いにもなってます。

Q.自宅ならではの誘惑にはどう立ち向かっておられますか?

業務中は当然のことながら、テレビなどは一切見ないですし仕事に集中しています。よく、誘惑に勝てますねと言われるんですが、やっぱり成果を出さなければいけないので。
極端な言い方ですが、出社すれば「会社に居たのでとりあえずOK」みたいな感じもありますが、テレワークだとそうはいかないので。

そういう環境だからこそやらなければ…となっていますし、自分でやることをしっかり決めて取り組んでいます。だから、自分のタスク管理も良くできるようになりましたね。

Q.ご家族の反応はいかがですか?

生活リズムが整うので、その点で喜んでいます。
通勤をしていると、それなりに帰宅時間が遅くなることもありますよね。そういう時に家族は自分に合わせてくれる…と言うか、合わせざるを得なりますよね。そうなると生活リズムも崩れるし負担も増えてしまいます。

そういった負担が減ったことが大きいですね。

Q.LoopGateを使われるのはどのような場面ですか?

案件開始のキックオフでクライアントとの打ち合わせる時は、LoopGateを活用しています。
特に、クライアントとデザインの場合、修正のやりとりをメールでやるよりも、「ここです」って直接説明したほうが早い時があるんです。そういう時は、LoopGateの画面共有機能を使ってやり取りすると伝わりやすいのですごく便利です!

後は上長や社長との定例ミーティング時でも使っています。

Q.仕事とプライベートでメリハリは付いていますか?

実は、そこが課題なんです。
自宅でやっていると自分ひとりなので、止めどころを付けにくい。やろうと思えばどこまでもやってしまうので…。

一応会社としては定時が決まっているので、そこを基準にしなければいけないんですが、それこそ「まだできるなぁ」とか、先にもお話ししましたが、クリエイティブな仕事はやり始めるとブラッシュアップにいくらでも時間を掛けてしまいますね。

逆に会社に出ていると周りが帰宅していくので、気持ち的にも「自分も帰らなきゃ」となるんですが…。なので、ある程度のラインや仕事の基準を設けて切りどころを自分で決めるしか無いですね。

メリハリをつけることが今後の課題です。

Q.仕事の生産性に変化はありましたか?

生産性はかなり上がりましたね。
テレワークは昨年(2019年)の10月から初めてまだ半年程なんですが、その間にもテレワークだからこそ時間や環境を作れて納期もクリアできた案件が結構ありますね。

一度、少しの時間も惜しいくらいの納期になった案件があったんですが、通勤時間が省略できてじっくり打ち込める時間ができた分、内容も濃くできました。

常に遠く離れた相手の状況が見える常時接続は魅力

Q.疎外感などを感じることはありますか?

仕事をする上で、オフィスに対しての疎外感は特に感じないですね。ですが、本部が名古屋ということもあって、大阪~名古屋という拠点の距離感を感じることはありますね。

そういう時でもLoopGateの常時接続は良いですよね!
実際には直接会ったことも無い他拠点のスタッフも、常日頃見えていれば親近感もあって様子もリアルタイムで判りますし。

以前、とある案件の相談を受けた時があったんですが、電話で色々と話を聞いてても内容がちょっと掴みづらかったんです。そんな時、テレビ会議のカメラに画面越しで資料を見せていただいて、それこそ「これです」という説明をもらったんです。そうすると直ぐに把握出来たんです。
映像がきれいな状態でなければ、こういった直接のようなやり取りも出来ないので、すごい便利だと思います。

※弊社ギンガシステムは、大阪オフィスと東京オフィスをテレビ会議LoopGateで常時接続し、常に互いのオフィスの様子が見える状態になっています。

アイデアの共有や情報交換でも使える

アイデアが浮かんだときには積極的に上長に共有しているんですが、メールとなると意図も含めて文章を用意しなければ行けないので、パッと伝えるのが難しいですね。
その点、直接見える所にいて様子がわかれば、すごく伝えやすくなります。

また、離れた拠点のデザイナー同士のブレストなどアイデア出しのミーティングにはテレビ会議は使えますよね。地域や考えが違うデザイナーであれば、また別の視点や面白い考えも出ると思うし、互いのスキルアップにも繋がります。

そういった場を積極的につくれるのもテレビ会議システムの魅力だと思います。

Q.今後、「こうしていきたい!」といった要望・目標を教えて下さい。

そうですね、やっぱりテレワークというスタイルが、世の中で浸透してほしいという想いがありまね。ですが…その反面、「サボる」という方も残念ながら一定数出てくる可能性もありますよね。
そういう面では、ある程度の仕事経験というか、自分の仕事の進め方を理解できていることが重要だと思いますし、会社側としてはその見極めが大事になると思います。

作った時間を有効活用すること!

テレワークの最大のメリットは、時間の確保ができること。
納品された成果物を見るとまれに、本当はこうしたかったけど時間が無いから出来なかったんだな…と感じる時があります。時間が確保できていれば、それを使ってクオリティを高めて、より品質を高めた成果物を納めることができます。

時間を確保するためのテレワーク、時間の差・距離の差を埋めるLoopGateをうまく使えるようなシーンが浸透していければと願っています。

おわりに

テレワークは業務時間を確保できる反面、姿が見えなくなるためタスクと期日をはっきりとさせて、明確なプレッシャーを課せられるような状況を作り出すことが重要で、成果も発揮できやすくなると感じます。それには、一定の評価制度やルールの整備もテレワーク導入に必要な要素です。

姿が見えなくなる面は、ミーティングから常時接続までテレビ会議システム「LoopGate」がご活用いただけます。利用シーンや接続のデモンストレーションも、テレビ会議システムならではの遠隔接続といった方法が可能ですので、お気軽にご相談ください。

LoopGateを使ったテレワーク実践インタビュー「出産後の復帰を機にテレワークを実施」

新型コロナウイルスの感染拡大が懸念される中、行政を通じて都市レベルでの往来など自粛要請も出ており、就業者に対してはテレワークを積極実施する呼びかけが日に日に大きくなっております。
弊社ギンガシステムでも、テレワークを実施する上で有効なコミュニケーションツールとして「テレビ会議システム」の活用を強くお勧めしております。

LoopGateのご利用企業の中から、テレワークの導入事例をご紹介します。「株式会社ジー・テイスト」では、弊社のテレビ会議システム「LoopGate」を用いて、会議や面接といった事業所間の接続だけではなく、テレワークも実践されています。

急に、「テレワーク実施を推奨」という状況に迫られた企業様のためにも、テレワークを実践されている方へインタビューを行い、生の声をテレワークの参考事例としてお届けしたいと思います。

今回は、お子さまの出産を機に1年前からワークスタイルをテレワークに切り替えられた女性の方をインタビューさせていただきました。

会社を良くするために、社長のお題に応える仕事

Q.現在はどのようなお仕事をされておられますか?

今は、社長から会社を良くするために色々なお題を渡されて、その内容について考える…というのが主なお仕事です。すごく漠然とした内容ですが、社長の特命係のようなイメージです。

会社が抱えている課題に対して、どうすれば解決できるのか?どのような制度を作れば良いのか…?
といったことに対してお応えしています。
なので、自宅勤務ですが社長とはテレビ会議のLoopGateを使って常にコミュニケーションを取っているような状況です。

きっかけは出産、子どもとの時間・業務時間を持つこと

Q.テレワークを行うことになったきっかけはどのようなことですか?

テレワークをはじめたきっかけは、出産後の復帰のタイミングからです。

ちょうど私が産休に入る時、在籍していた事業部の再編という状況が重なって…。
私は事業部のマネジメントを任されていたという事もあって、一緒にやってきた仲間と続けたかったのですが、複数の事業部に再編されることとなり、思い入れも強かった分正直、そのうちの1つを選択することが出来なかったんです。

そんな中、出産というタイミングで第一線に復帰するということには、体力面の心配も少しあったんです。

子どもとの時間も大切だった

実は、子どもは第2子だったんですけれども、第1子の時は仕事漬けの生活で、産後休暇しか取らず両親に預けて働いていました。
なので、第2子にはしっかりと子どもとの時間も作りたいという想いがありました。

そんな想いもあって、復帰には仕事はセーブしたい…ということを社長に相談し復帰いたしました。

時短ではやりたいのに時間が足りない…!?

復帰した時は、時短勤務を希望しました。というのも、通勤や子どもを幼稚園を預けるには、往復でどうしても3時間は掛かってしまったんです。なので、目一杯業務時間を確保できるとしても6時間が限界でした。

復帰した時は、以前第一線でやっていた感覚がどうしてもあって、業務をやりたい気持ちと目の前に用意されている時間との乖離があったんです。
社長も私が時短でやってるっていう意識はあったとしても、求められるのはやっぱり休む前の続きというか…、もちろんそれが期待して頂けているということで嬉しいことではあったんですが、実際には取り組む時間が足りない…ということで、やっぱりもっと業務をやりたいけどやれない…、という狭間になった時に、テレワークという形で自宅で仕事をさせてくださいと申し入れをしました。

Q.テレワークを行う上での上司・同僚のご反応はどうですか?

やっぱり最初は、自宅で勤務して時間が確保できる…ということに対して、周りの目には「優遇」みたいな印象を持たれていることも、絶対あったと思います。

でも…
私が元々いた事業部には、女性社員が多くて同じく出産や結婚で退職せざるを得ない状況になるスタッフを正直「もったいないな…」と思いながら泣く泣く送り出してきた部分があるんです。
言い方が難しいですけれども、退職せざるを得ない状況というのは会社としても、そうならない折り合う点を見つけてあげるべきだと思います。

自分がやりやすい環境を作れるのもテレワークのメリット

Q.テレワークをしていて良かった点はズバリ何ですか?

やっぱり子どもが小さいと、幼稚園から急な呼び出しとかもあるんです。熱が出たとか…。
こういう時、出勤しているとなかなか臨機応変な動きはできないですけれども、自宅にいれば安心して動けるというメリットがありますね。

Q.お仕事の生産性に変化はありましたか?

確かに、子どもが家にいるとなかなか集中できないタイミングもあったりします。子どものこともしてあげないといけないのは当然なので…。その間業務を止めることになるんですが、その補填は後からしっかりと取る…というように、限られた時間を自分でうまくコントロールしています。そういう点では仕事とプライベートのメリハリもはっきりしていますね。

なので、仕事の生産性や効率もそこまで大きく落ちることは無いですね。

Q.お仕事環境は工夫されていますか?

そうですね。先程の生産性のお話で言うと、むしろ向上しているように思います。
自宅には自分のスペースで自分しかいないので、自分のやりたいように仕事環境を作れることもメリットだと感じます。例えば音楽を聴きながらとか、アロマを焚きながらとか…。自分で集中できる環境をその時に合わせて作っています。

やっぱり、仕事内容がアイデアを起こすことですし、見えないところで仕事をしている分、限られた時間の中でしっかりと成果を出すために自分が集中できる環境を作ることを工夫をしています。

コミュニケーション手段を用意すること

Q.テレワークではどのような機材を使っておられますか?

そうですね、私の仕事は別に場所を選ばない…というか、基本パソコンとネット環境があればお仕事ができる内容なんです。そこに、社長とのちょっとしたやりとりはチャットがあれば十分事足ります。

でも、先にもお話した通り社長のお題に対してのミーティングは重要なので、LoopGateを自宅に置かせてもらって、テレビ会議でお話することも多いです。
LoopGateなら簡単に扱えるし、パソコンとは別なので難しい設定とかパソコンの動作が重くなることも無いです。

顔が見えるテレビ会議があればコミュニケーションは十分に図れるので、本当にメリットしか無いですね。意思の疎通は十分にできています。

でも、メールや電話だけで伝えるには難しいこともあるので、ファイルを開いてLoopGateの画面共有機能を使ってご説明することもあります。こういう時の画面共有機能はすごく便利ですね!
電話だとどうしても長くなってしまいがちだと思うんですけど、自分の画面を見せて「これです」と言ったほうが話も早いです。

Q.会社との疎外感みたいなものを感じることはありますか?

正直に言えば、寂しいなぁとか疎外感を感じることはあります。
普通にオフィスに言っていたら、「お昼何にする?」とかが日常ですけれど、その当たり前だったことが無いことがちょっと寂しいなと…。

それに、例えば会社でリアルタイムに起こっていることや情報がすぐに届かなくって、取り残されている感を感じることはありますね。

でも、こればっかりは割り切らないといけないですし、せっかくこういう環境でやらせてもらっているのはありがたいですし、疎外感は感じますけどあまり問題ではないですね。それよりも、この環境で仕事ができるメリットのほうが大きいです。

でも、テレワークをしているスタッフがいるのであれば、重要なことや周知が必要なことは、頻繁に共有発信はしていくべきだと思いますし、常時オフィスと繋がれるような(テレビ会議)の環境があれば、オフィスの様子も見えるので有効だと思います。
テレビ会議の常時接続ってそういう面でも役に立ちますよね!

Q.ファイルのやりとりはどうされていますか?

社内のサーバーにはあえて繋がずに、専用のシステムを用意してもらって、それでやりとりしています。やっぱりセキュリティ面はかなり気を使って注意していますね。
メールでデータのやりとりもありますけど、重要なファイルはそういうシステムを使ってやりとりをする方が安心ですよね。それに、先程もお話した画面に映し出した説明の資料とかは相手にも情報が行くので、扱いの大切さも理解してもらえると思います。

テレワークを実践してパイオニアに

Q.今後、「こうしていきたい!」といった目標を教えて下さい。

テレワークは働き方の選択肢が増えるということで、すごく良いことだと思います。
私も、事業部の一線でみんなを率いていた立場であったことを自負すると、テレワークというワークスタイルを自ら行うパイオニア的な存在になって、やった経験や「そういう働き方もあるのか」ということ知ってもらいたいと思っていますし、テレワークのイメージを改められればと思います。

まだまだ、社会の中でも環境や制度の整備が必要なところはたくさんあると思います。
でも、私のような女性や境遇が似ている人もそうですが、辞める…という、これまでは身を引く選択肢しかなかった状況ではなくて、テレワークのようなスタイルを当たり前のように選択できる状況になればいいな…と思っています!

おわりに

テレワークのイメージは、まだまだ「家で仕事ができる楽な優遇制度」みたいな捉え方をされている方も、一定数おられるのではないでしょうか。

ですが、今回インタビューをさせていただいたように、女性の目線でなかなか現場復帰が困難な方がもっと社会で活躍できる後押しになる素晴らしいワークスタイルだということを強く感じました。

与えられたミッション(仕事)に応えるために重要なのは、あくまで「働く場所」ではなく「内容」であり「結果」だと思います。
まだまだマイナスのイメージも垣間見えるテレワークというスタイルが、普通に一般的に取り入れられるようなイメージになれればと願いますし、私たちもテレビ会議システムを通じて確立できるように取り組んでいきたいと思います。