テレビ会議システムを社内外のイベントに活用する

event昨今、テレビ会議システムは品質も向上してきており、また、画面構成の変更の活用などにより、臨場感のある演出もできるようになっているからか、お持ちの会議システムを社内外でのイベントで利用されるケースも増えています。社内向けのキックオフイベントを始め、対外的なイベントでも利用されるケースもあるようです。今回はそうしたイベント利用する際、注意するポイントをご紹介します。

安定した環境

いつもの会議以上にテンションが高くなるであろうイベントごとですから、映像や音声が途切れてしまっては興ざめしてしまいますよね。できれば専用機タイプのシステムを使うなど、安定した環境で通信するようにしましょう。ご予算の都合などでどうしてもパソコンタイプの会議システムの利用になる場合は、無線LANではなく有線LANを使用する、ハイスペックのパソコンを用意し、会議システムアプリケーション以外のものはできるだけ起動しないようにする、などの対策が必要でしょう。

シンプルなオペレーション

イベントを進行する中で、各地点が何か操作をするケースがほとんどだと思いますが、この操作はできるだけシンプルなほうがいいでしょう。例えば、画面の構成変更やデータ共有などは人数の多いであろうメイン会場が分担して行い、その他の地点は発言する時にマイクのオンオフを切り替えるだけとする、などです。1地点の操作が多岐にわたるとそれだけでトラブルの元ですし、また、トラブルが起こった際の切り分けに時間がかかってしまうことなども懸念されます。トラブルの発生源を減らす、また、万が一のトラブル時に迅速な対応ができるよう、シンプルなオペレーションにしておくことが肝要です。

場合によっては販売店に相談

イベントの企画や準備に際して「あれこれやりたい事が出てきたけど、いつも会議で使っているマイクはテーブルに置くタイプで集音範囲も広くはないがどうしたものか…」ですとか「考えているプログラム進行だと画面構成の変更を何度かする必要があるけど、普段の会議でそこまで使ったことがない機能だしミスなくできるか不安…」。といったお悩みはつきものです。

そういった場合は、やりたいことベースで販売店に相談してみてはいかがでしょうか。機材のレンタルに対応してくれる場合は、手に持つタイプのマイクや映像分配器・切替器など、やりたい演出を実現するための機材を揃えることができます。また、画面構成の変更など、やや込み入った操作を当日行う専任スタッフの手配も可能です。もちろん予算との兼ね合いにはなりますが、そうすることで実施機会は少ないが、いつも以上に失敗が許されないイベント利用も乗りきれるのではないでしょうか。

まとめ

テレビ会議システムを活用してイベント実施する際に注意すべきは

  • 安定した環境
  • シンプルなオペレーション
  • 場合によっては販売店に相談

です。いつもと異なる使い方で、いつも以上に失敗が許されないイベント、万全の準備を心がけましょう。

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