テレビ会議に参加するときに重要な心がけとは

会議のときにテレビ会議システムを使うことが多くなってきました。テレビ会議に参加するときにはどのような点に気をつけたら良いのでしょうか。基本としてわきまえておきたい心がけとしてどんなものがあるかを確認しておきましょう。

基本的なマナーを守ろう

テレビ会議に参加するときの基本はマナーを守るように心がけることです。ビジネスマナーとして会議に参加するときには真摯な態度を保ち、発言者の目を見て話を聞くようにすることなどがよく言われています。テレビ会議の場合にも基本姿勢には違いがありませんが、カメラとマイク、スピーカーを通じてやり取りをすることから通常の会議とは違うマナーが求められるので注意しましょう。

まず、システムには会議開始の時刻よりも少し前にアクセスし、入室できるかどうかを確認しておくのがマナーです。招待されている人のリストに入っていなかったり、ネットワークエラーでアクセスできなかったりすることも考えられます。カメラやマイク、スピーカーが正しく動作しなくて会議を始められないというトラブルも起こり得るので事前確認が大切です。そして、入室したら速やかに機器のテストをしてスムーズに会議に入れるように準備を整えましょう。

会議中のマナーとして押さえておきたいのが、誰かが発言しているときにはミュートすることです。音声通信の品質は環境によって異なるので、たとえ自分はよく聞こえていても他の人のところでは雑音が大きくて話が聞き取りにくいこともあります。少しでも雑音を減らすためには余計な音声がマイクから入らないようにするのが効果的です。自分が発言するときだけミュートを解除するようにすると誰もが快適になります。複数の人が同時に発言すると他の人には聞き取れなくなることもあるため、話を切り出すタイミングも十分に配慮することが大切です。

会議に参加する上でよく入退室時のマナーも問題にされるでしょう。入室したときには自分がどこの誰であるかを端的に述べるのが良いとされています。特にカメラを使用しないで会議をするケースでは、誰が会議に出ているのかを表示名などから判断しなければなりません。社外の人もいる場合には誰が参加しているのかがわからない場合も多いため、最初に素性を明らかにするのが基本なのです。また、退室をするときにも一言だけ挨拶をした方が良いですが、大きな会議の場合には終了とともにすぐに退室してしまっても問題はありません。長居するのは禁物で、運営している人が会議を閉じられなくなってしまうリスクがあります。

テレビ会議を使うときにもう一つ気にかけておきたいのがカメラの位置です。カメラを使って会議をする場合には相手にはカメラのレンズから映っている映像が見えています。パソコンを使っている場合にはカメラがディスプレイの上に設置されていることが多く、ディスプレイを見ながら話をしているとうつむいたような様子に見えてしまいがちです。相手の目を見て話すのが基本と考え、自分が話をしているときにはカメラを見るように心がけましょう。事前に自分がどこを見ているとどのように映るのかを確認しておくと、他の会議の参加者に良い印象を与えられるようになります。初めてテレビ会議に参加するときには行っておいた方が安心できる事前準備です。

まとめ

一般的な会議に参加するときと同様にテレビ会議でも基本的なマナーが重視されます。カメラ、マイク、スピーカーという機器を使うことに由来するマナーを併せて理解し、スムーズに会議を進められるように心がけましょう。

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