テレビ会議によって削減されているコストを計算してみた結果

テレビ会議を販売している弊社ではもちろんテレビ会議を使って業務を行っています。ただ、普段自分がどれだけテレビ会議の恩恵を受けているかを意識することはあまりありません。一体、どれぐらいの効果が出ているのでしょうか?ちょっと調べてみました。

コスト削減額

まずはコスト削減額です。テレビ会議といえば交通費の削減、と言っても過言ではないぐらいにオーソドックスな導入メリットですね。今回は、2016年2月に私が参加した定期開催されているテレビ会議を、対面で実施していたらかかるはずだった交通費をもとに削減額を計算してみます。(交通費はGoogleMapのルート検索で出てきた最安値のルートの費用を採用してます)

営業部門ミーティング(毎週月曜)

毎週月曜日には営業部門のミーティングがあります。私はマーケティング部門の人間ですが、営業部門との連携が大事なので参加をしています。

<参加地点および人数>

東京(3名)、大阪(4名)

<対面で実施する場合にかかる交通費>

東京⇔大阪の新幹線代:片道14,620円×2(往復)×3名×5週=438,600円
(人数の少ない東京の3名が大阪に来るとした場合)

経営層とのミーティング(隔週月曜)

隔週で、営業部門とのミーティングのあとに経営層とのミーティングがあります。

<参加地点および人数>

愛知(1名)、大阪(4名)

<対面で実施する場合にかかる交通費>

愛知⇔大阪の新幹線代:片道6,800円×2(往復)×1名×3週=40,800円
(人数の少ない東京の3名が大阪に来るとした場合)

マーケティング部門ミーティング(毎週木曜)

毎週木曜日にマーケティング部門が集まって進捗報告などを行うミーティングがあります。

<参加地点および人数>

東京(2名)、大阪(2名)

<対面で実施する場合にかかる交通費>

東京⇔大阪の新幹線代:片道14,620円×2(往復)×2名×4週=233,920円
(人数の少ない東京の3名が大阪に来るとした場合)

月例会(毎月1回)

毎月1回、社員が集まって月例会を行っています。毎月の業績の共有や、勉強会を行っています。

<参加地点および人数>

東京(4名)、大阪(10名)

<対面で実施する場合にかかる交通費>

東京⇔大阪の新幹線代:片道14,620円×2(往復)×4名×1回=116,960円
(人数の少ない東京の4名が大阪に来るとした場合)

経営会議(毎月1回)

毎月1回、業績の報告などを経営層に対して行う会議です。

<参加地点および人数>

愛知(3名)、大阪(4名)

<対面で実施する場合にかかる交通費>

愛知⇔大阪の新幹線代:片道6,800円×2(往復)×3名×1回=40,800円
(人数の少ない愛知の3名が大阪に来るとした場合)

 

以上が、私が2016年2月に参加した定例開催されている社内会議になります。

さて、これらの交通費を合計するといくらになるでしょうか?

438,600円+40,800円+233,920円+116,960円+40,800円=871,080円

 

すごいですね!

 

こんなにかかるはずだった交通費が削減されているなんて、知りませんでした。しかも毎月。年間にしたら、1,000万超えます・・・。

 

移動時間

次に移動時間のムダがどの程度削減されているかを調べてみました。コスト削減額での調査と同じ会議について、移動時間がどれぐらいかかるのかを表にまとめてみました。

会議名 人数 移動時間
営業部門ミーティング(毎週月曜) 3人 615分
経営層とのミーティング(隔週月曜) 1人 109分
マーケティング部門ミーティング(毎週木曜) 2人 410分
月例会(毎月1回) 4人 820分
経営会議(毎月1回) 3人 327分

合計すると、2281分=約38時間です。

1人日=8時間と考えると、38時間=4.75人日ですので、1ヶ月あたり約5人日分の移動時間が削減できることになりますね!

 

 

そもそもこんなに会議しないのでは?という話

こうやって、計算をしてみて、一つ思ったことがあります。たしかに計算上はこれだけ効果が出てることにはなります。でも、実際これだけの費用をかけてこの頻度で会議をしようとは思わないのではないでしょうか?たとえば営業部門やマーケティング部門のミーティングはメールやチャットで済ませよう、という判断があってもおかしくはないと思います。

逆に言うと、テレビ会議があって、費用がかからないのであればこういう頻度で会議をしようという判断ができるようになるということだと思います。「お金がかかるならやらないけど、かからないならやる」。こういった判断は、私たちの日常生活でもよくあると思いますが、それと同じことですね。

 

まとめ

計算をして数値にしてみると、テレビ会議には大きな効果があることが分かります。そしてなにより、導入してるかどうかで会議の頻度が変わってくるという可能性は見逃すことができません。テレビ会議を導入している会社としていない会社のコミュニケーション量と頻度は大きく違うのかもしれませんね。

 

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