万一に備えて!テレビ会議中のトラブル対処術

l_044どれだけ安定している製品でも、様々な理由によってテレビ会議中にトラブルが発生することはありえます。会議の内容が重要であればあるだけ、トラブルの影響は深刻になります。今回はテレビ会議中のトラブルをできるだけ早期に解決するための対処術をまとめました。

まずは会議を続行できるのかどうか判断する

まず行うべきことは状況の判断です。基本的に優先すべきなのは、テレビ会議を継続することです。会議を中断すると、再度その会議の日程の調整をする、会議の時間を改めて取る等、大幅なムダが発生します。会議参加人数が多ければ多いほど、影響は大きくなります。ですので、トラブルの内容が軽微なもので許容できる範囲であれば、とり急ぎは会議を継続して実施することを推奨致します。会議が一通り終了した後に、サポートセンターに連絡して症状を伝え、次回会議開催時までには症状を改善したいということを伝えましょう。

会議が続行できるケース

会議が続行できるケースには、以下の様なものがあります。会議の内容などによって、許容されるかどうかは異なります。

映像がときどき固まる(コマ送りのようになる)

音声は問題ないが、映像がときどき固まっている症状であれば、ただの会議であれば大きく問題にならないことも多いです。ただ、完全に映像が止まってしまったり、あるいは何か製品の映像などを相手側に見せながらその物について議論する場合などには難しいでしょう。

参加地点のうち一箇所のみ◯◯の症状が発生

複数の拠点からテレビ会議に参加しているが、そのうちの一箇所のみに何らかの症状が発生しているとき、そのトラブル拠点がメイン拠点ではない(他の拠点の話を聞くことが主な拠点)のであれば、一旦はその状態のまま会議に参加するということもできるでしょう。どうしても参加しておけない場合には、その拠点のみ会議から切断してもらい、他の拠点は会議を継続する、ということもできます。

会議が続行できないと判断した場合の対処方法

上記のような例に当てはまらず、会議が続行できないと判断した場合は下記のような手順で対応をすると良いでしょう。

会議参加者へ状況を共有する

まずは、会議参加者に対して「トラブル解消に向けて対応をするため、10~15分間待って欲しい」という旨を共有しましょう。会議に参加している方からすると、待ち時間や中断時間は大きなストレスになりえます。きちんとアナウンスを行うことでストレスを低減するように努めましょう。トラブルの症状として、テレビ会議の音声に問題がないケースであれば、テレビ会議を通じて伝達すると良いでしょう。テレビ会議の音声に問題がある場合は、電話での連絡が基本になります。

症状を整理する

続いて、サポートセンターに問い合わせをするために発生している症状を整理します。何らかのエラーが発生している場合、エラー文章やエラーコードが存在することもありますのでそれを控えます。エラーではないが、音声や映像に何らかの問題があるという場合は、その症状を確認します。その際、可能であれば次のポイントを明確にしておくと対応がスムーズに進むでしょう。

  • どの拠点で症状が発生しているか
  • 初めての症状か、以前にも発生したことがあるか

サポートセンターに問い合わせる

症状を整理したらその内容をもとにサポートセンターに電話で問い合わせを行います。こういったときのために、サポートセンターの番号は会議室の片隅やテレビ会議の機材の近くにメモを置いておくと良いでしょう。サポートセンターに問い合わせた時に伝えるべき点は以下のとおりです。

  • 企業名/ID など利用者を特定するための情報
  • 発生している症状
  • 現在会議中で、会議を中断していること
  • 症状が発生している拠点がどこか
  • 初めての症状か、以前にも発生したことがあるか

特に「現在会議中で、会議を中断していること」は必ず伝えるようにしましょう。対応を急ぐ必要があるということが、サポートセンターのスタッフに伝わり、対応がスピーディに進む可能性があります。そして、症状を伝える中で、すぐに解決できるのか、すぐには難しいケースなのかが分かってきます。解決がすぐにできる場合には、サポートスタッフの指示に従い対応をします。残念ながらすぐの解決が難しい場合には、今後の予定をサポートスタッフと決めた上で、電話を終えます。

予定を共有する

待ってもらっていた会議参加者の方に予定を共有します。あと少しで直るからもう少し待ってもらうのか、すぐに解決するのは難しいので会議自体をリスケジュールするのかを明確に伝えるようにしましょう。

まとめ

会議中にトラブルが発生してしまった時の対処をまとめました。できるだけ会議を中断しない、中断するにしてもその時間をできるだけ短くするということと、会議に参加されている方への配慮をすることが重要になります。

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