テレビ会議中のストレスを減らすポイント

https---www.pakutaso.com-assets_c-2015-06-Green11_kessai20141123152655-thumb-1000xauto-17845テレビ会議システムの運用を定着させる上で、ストレスなく会議が運営できるというのは重要なポイントとなります。簡単さが売りの会議システムを導入したとしても、運用の仕方しだいではストレスを感じてしまいがちです。ここでは会議中に発生しそうなストレスを減らすポイントをご紹介します。

トラブルを減らす

当然ながら、音声が聞こえない、映像が見えないといったトラブルはストレスに直結します。そういったトラブルが会議中に起こらないようにするポイントは2つです。

  1. 準備を早めにする
  2. 配線を工夫する
  1. 準備を早めにする

会議が始まってからマイクスピーカーの電源を入れたら音が聞こえない…なんて経験ありませんか?テレビ会議をする際は、従来の会議よりも早めに準備をするようにしましょう。電源が入るか、映像・音声のやり取りができるか、と言った点は最低限確認する必要があります。また、WEB会議システムの場合は、特に時間に余裕を見ておく必要があります。パソコンの起動にかかる時間はどうしても専用機のものより長くかかってしまいますし、Windows Updateが始まってWEB会議システムを起動できない…というケースもあるようです。

2.配線を工夫する

ラックの回りでケーブルが散らかっていませんか?散らかっているとキャスターで踏みつけて断線してしまうリスクや、うっかり引っ掛けてしまうリスクが増します。市販のもので構いませんので、ケーブルタイやケーブルカバーなどを活用して配線はできるだけ纏めて置くようにしましょう。また、万が一抜けてしまった場合の為に、ケーブルタグなどを活用してどこに繋げるものなのかをわかりやすくしておくとなお良いでしょう。

マイクのミュート機能を活用する

トラブルは起こっていなくても、相手側の資料をめくる際の紙ずれの音や、タイピングの音などが聞こえてくるとどうしても気になってしまうもの。逆に自分の地点で何も話していないつもりでも、そういった音は相手に伝わってしまっているのです。接続地点数が多ければ尚更ですね。発言をしていない地点はマイクをミュートにして、相手に音声が届かないようにしましょう。

カメラのプリセット機能を活用する

プリセット機能とは、カメラの向きや倍率を記憶させる機能です。カメラの向きを変えたりすることで話者やホワイトボードをクローズアップして、会議を進めることは多々ありますが、それをその都度してしまうと微調整に時間がかかってしまい、ストレスとなりがちです。準備の時などに予め設定しておくことで、会議進行に影響なく向きを変えることが可能となります。

まとめ

テレビ会議をストレスなく実施するためのポイントは

  • トラブルを減らす(準備を早めにする、配線を工夫する)
  • マイクのミュート機能を活用する
  • カメラのプリセット機能を活用する

です。どれも少しの工夫でストレスを低減させることができますので運用時にご参考下さい。

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