テレビ会議のサポートが、深夜・早朝も対応できる体制であるべき理由

こんにちは。

マーケティング課の密岡です。

 

今日はテレビ会議のサポート体制についてのお話です。

 

テレビ会議のサポートは、深夜・早朝も対応できる体制である必要がある、というのが弊社の考え方で、

そのため、土日祝日を含め、深夜・早朝も対応できる体制でのサポートを提供しております。

(年末年始など一部の時期を除きます)

皆さんは、このような体制であるべき理由がお分かりでしょうか。

 

大きく分けて理由は2つあります。

 

1)夜間や早朝の会議に対応するため

会議というのは、必ずしも予め決まった時間にのみ行われるものではありません。

緊急で20時頃から会議を開始するといったことは、

多くの会社で日常的に行われていることかと思います。

 

もし、そういった時間に行われたテレビ会議で、

接続ができない、音が聞こえない、などのトラブルが発生したときに、

サポート窓口が閉まっていたら、会議が開催できませんよね。

 

緊急で行われるということは、急ぐ理由がある、つまり、重要な会議ということになりますので、

こういった会議が実施できないことによる影響は小さくありません。

 

 

2)日中は忙しいご担当者様のため

もう一つの理由は、日中の時間帯は通常業務で忙しいご担当者様のためということもあります。

例えば、ご担当者様がテレビ会議システムを設置する部屋を変更するように、

という指示を受けていらっしゃる場合を考えてみましょう。

 

まず、通常、日中は会議室を他の社員の方が使用している事が多いです。

そもそも会議室に入って設置場所を変更する作業をやること自体、時間帯的に難しいです。

 

また、ご担当者様は、他の業務もしなくてはなりません。

日中でないと社内で一緒に仕事をしている人や取引先の人もつかまりにくいですから、

どうしても日中はご自身の業務を優先せざるを得ないという面もあります。

 

こうしたことを考えると、日中だけのサポートでは不十分ということになります。

 

実際、夜間に、通信テストのためにご連絡を頂くケースや、

カメラやマイクの調整方法についてお問い合わせ頂くケースは、結構多いです。

 

 

以上の2点の理由から、

テレビ会議のサポートは深夜・早朝も対応できる体制であるべきだと私たちは考えています。

もちろん、社員の方が機械やシステムに詳しいなどで、

ある程度の作業はサポートに頼らなくてもできるという場合はその限りでは無いでしょう。

お客様によって、最適なサービスをお選び頂くことが重要です。

 

<本日のまとめ>

Q.『テレビ会議のサポートが深夜・早朝も対応できる体制であるべき理由とは』

A.『夜間や早朝の会議で万一のトラブルがあったときの備え等のために必要です』

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