テレビ会議を導入しても出張は無くならない!?

出張「社内の上層部に、テレビ会議の導入に反対をしている人がいる。どうすれば導入する方向でまとめられるか?」。テレビ会議のご提案をしている中で、ご担当者の方からこういったご相談を頂くことがあります。当然、いろんな考えの方がいらっしゃいますし、こうしたご意見を無視して無理やり導入を進めるというのは、後々の事を考えても好ましくありません。解決のためにその理由をお伺いしてみると・・・?

続きを読む

遠隔商談のメリット

「普段大阪にいる社長を、東京のお客様に紹介したい。なのに社長のスケジュールはパンパンで中々東京に来てもらうのも難しい・・・。」こんなシチュエーションは、営業の方を中心にけっこうあるのではないでしょうか。そんなときにオススメなのが、遠隔商談という使い方です。

続きを読む

テレビ会議をスムーズに進めるために重要な「音声」の事前確認

テレビ会議やWeb会議は文字通り「会議」という使い方はもちろん、研修や発表の場といった場面でも活用されています。このような多様な場面において、テレビ会議で重要なポイントが「音声」です。

テレビ会議やWeb会議は、カメラとマイクを使ってお互いの画像や音声をインターネット回線でつなぐのですが、使用機器や環境によっては音声が正常に聞き取りにくいといったトラブルが発生する可能性があります。

スピーカーから聞こえてくる音が「何を言っているのか判らない」「ノイズ・ハウリングが酷い」といった状況であると、会議どころでは無くなり進行の大きな妨げになってしまいますので、できるだけ前もって準備段階で対応していくことが重要です。

音声トラブルへの対処

発言者以外の音声はOFFに

少し面倒なことかもしれませんが、しばらく発言しない拠点はできるだけマイクを一時OFFにすることが有効です。マイクが拾う音声量をできる少なくすることで、余計な通信負荷も減るため音声が通りやすくなります。
また、雑音も入らないため純粋に話者の音声を聞き取りやすくなります。

「雑音」を起こさない気遣い

マイク・スピーカーは「音」を的確に拾ってくれる反面、対面の会議では特に気にならない「雑音」が想像以上に大きく聞こえてしまいます。
そのため、マイク付近に紙を置かない(紙が擦れるガサガサ音を起こさない)、机をトントン叩かない、マイクを引きずらない…といった気遣いはテレビ会議を行う上でのマナーとも言えるでしょう。

設定・機器を確認する

単純に、マイク・スピーカーの音量が小さくなっていないか、もしくは大きくなりすぎていないか、音量の確認は必要です。また、マイク・スピーカー機器にもよりますが、エコーなどを抑えるエコーキャンセル機能があれば、設定してみると改善する場合があります。

また、マイク・スピーカーやテレビ会議システムの種類によっては「サプレッサー」が働いていてトランシーバー方式(方方向通話)しかできないことがあるので、話に割って入れなかったり話始めが聞き取れなかったりします。会議内容によってはダブルトーク対応のものを選ぶか、
話し始めに「はい」と加える工夫をすると良いでしょう。

マイク・スピーカーの位置を確認する

設置型マイク・スピーカーの場合は設置位置の高さ・低さから、周辺をノートPCのモニタなどで囲い遮っていないかなどを確認します。音声を壁で遮断してしまうとエコーなどのトラブルを引き起こす可能性がありますので、マイク周辺はできる限り物で囲わない方が良いです。

事前テストでスムーズなテレビ会議進行を

テレビ会議システムの音声トラブルは、会議の開始が遅くなったり、意思疎通が十分図れない原因にもなります。前述で設定周りなどをお話しましたが、スムーズな会議運営を行うためには会議前にしっかりと事前テストを行い、テスト段階でトラブルを解決しておくことが最も重要なのです。

LoopGateを使ったテレワーク実践インタビュー「通勤時間を制作業務の時間に」

新型コロナウイルス感染拡大の影響下で都市間の往来自粛を迫られる中、ワーカーにとってはテレワークや自宅勤務の必要性が日に日に増している状況です。

ギンガシステムでも、弊社のテレビ会議システム「LoopGate」を通じたテレワーク導入のご提案・支援を行っており、このワークスタイルの導入や実践イメージを、少しでも捉えやすく参考にしていただきたいと考えています。

LoopGateをご利用されている企業様の中から、テレワークを実践導入されている方のお声をインタビュー形式でご紹介する企画の第二段。
今回は、「株式会社ジー・テイスト」のデザイン部門でご活躍されている方へのインタビューをお届けします。

移動で使っていた時間を作業時間に充てたい

Q.テレワークを実施することになったきっかけは何ですか?

はじめたきっかけはやはり通勤時間ですね。元々は、職場が今住んでいる場所からは近くて通勤もそこまで大変ではなかったんですが、勤務地が変わって逆に遠くなってしまったんです。普通に通勤すると、往復で3時間は必要です。プラス、利用者の多い路線なのでほぼ立った状態の移動で正直ストレスも掛かります。

やっぱり、1日の中の3時間という時間がもったいなくて。その時間を作業時間に充てたい、作業時間を確保したいという理由が一番大きいです。

以前は、出社して業務を進め、ある程度のところで切り上げて自宅に戻ってまた続ける…といったような流れになっていたんですが、それこそ出社する部分に特に打ち合わせなど理由が無ければ、オフィスに出なくても時間を有効に使って仕事ができると感じています。

Q.テレワークに向いていると思うお仕事は?

オフィスと自宅で同等の作業環境が作れて取り組める仕事は、テレワークに向いていると思います。
今はクラウドなども活用してファイルや環境の同期もできますし。私のようにデザインなどクリエイティブ制作関係は特にテレワークには向いているのではないでしょうか。

Q.逆にテレワークで難しいと思うお仕事は?

難しいというよりは、やっぱり案件開始時のキックオフミーティングは社内・社外問わずできるだけ顔を合わせて打ち合わせしたいですね。案件の概要も細かく把握できるので。

でも、案件が走り出したらやり取りはメールと電話でも十分です。
ただ、仕事の流れが滞ったり、少しややこしそうな時は直接打ち合わせた方が早い時があります。電話やメールでは厄介そう…なことも、直接伺えば案外シンプルだったりその場で意見交換もできるので、相手とのすり合わせがスムーズになります。

Q.ファイルデータのやりとりはどうされていますか?

会社の共有サーバは使っていないですね。セキュリティ面というのもありますが、我々の扱うグラフィックデータは物によっては大容量になるため、ネットワークを使うと引き出すのが大変なんです。
だからデータはDVDメディアに焼いて管理して、必要に応じて引き出しています。合わせて、PCのバックアップツールを使って定期的にバックアップを取るようにしています。

Q.実際にテレワークをしてみて良いと思う点は?

やっぱり作業時間が取れることですね。我々クリエイターは成果物に時間を掛ければ掛けるほど良くなる…という部分もあるので、そういうブラッシュアップに時間を費やせるのが良いですね。
中途半端なところで「時間が無かったからやむを得ず納品…」ということが無くなりましたね。

あとは、学習時間が割り当てられるのもメリットです。
今はデザインだけでなく、Webサイト制作にも携わるようになってきているんですが、Webは特に移り変わりが早いので、情報収集や学習時間が確保できるのは本当に大きいです。

テレワークならではのプレッシャーを感じて取り組んでいる

Q.テレワークを行う上での周りのご反応はどうですか?

やっぱり、周りの目は「会社に来ていない…本当にやっているの!?」「羨ましいな~」みたいな雰囲気になりますね。日本の企業の悪いところです(笑)

ですが僕は、それが良いプレッシャーになっていますね。それこそ成果を出さないと、家で本当にやっているのかと疑われるし実際言われますね。でもそこはプラスに捉えて「これだけやっています」と言えるように、その分しっかりと成果を出すよう取り組みますし、それが張り合いにもなってます。

Q.自宅ならではの誘惑にはどう立ち向かっておられますか?

業務中は当然のことながら、テレビなどは一切見ないですし仕事に集中しています。よく、誘惑に勝てますねと言われるんですが、やっぱり成果を出さなければいけないので。
極端な言い方ですが、出社すれば「会社に居たのでとりあえずOK」みたいな感じもありますが、テレワークだとそうはいかないので。

そういう環境だからこそやらなければ…となっていますし、自分でやることをしっかり決めて取り組んでいます。だから、自分のタスク管理も良くできるようになりましたね。

Q.ご家族の反応はいかがですか?

生活リズムが整うので、その点で喜んでいます。
通勤をしていると、それなりに帰宅時間が遅くなることもありますよね。そういう時に家族は自分に合わせてくれる…と言うか、合わせざるを得なりますよね。そうなると生活リズムも崩れるし負担も増えてしまいます。

そういった負担が減ったことが大きいですね。

Q.LoopGateを使われるのはどのような場面ですか?

案件開始のキックオフでクライアントとの打ち合わせる時は、LoopGateを活用しています。
特に、クライアントとデザインの場合、修正のやりとりをメールでやるよりも、「ここです」って直接説明したほうが早い時があるんです。そういう時は、LoopGateの画面共有機能を使ってやり取りすると伝わりやすいのですごく便利です!

後は上長や社長との定例ミーティング時でも使っています。

Q.仕事とプライベートでメリハリは付いていますか?

実は、そこが課題なんです。
自宅でやっていると自分ひとりなので、止めどころを付けにくい。やろうと思えばどこまでもやってしまうので…。

一応会社としては定時が決まっているので、そこを基準にしなければいけないんですが、それこそ「まだできるなぁ」とか、先にもお話ししましたが、クリエイティブな仕事はやり始めるとブラッシュアップにいくらでも時間を掛けてしまいますね。

逆に会社に出ていると周りが帰宅していくので、気持ち的にも「自分も帰らなきゃ」となるんですが…。なので、ある程度のラインや仕事の基準を設けて切りどころを自分で決めるしか無いですね。

メリハリをつけることが今後の課題です。

Q.仕事の生産性に変化はありましたか?

生産性はかなり上がりましたね。
テレワークは昨年(2019年)の10月から初めてまだ半年程なんですが、その間にもテレワークだからこそ時間や環境を作れて納期もクリアできた案件が結構ありますね。

一度、少しの時間も惜しいくらいの納期になった案件があったんですが、通勤時間が省略できてじっくり打ち込める時間ができた分、内容も濃くできました。

常に遠く離れた相手の状況が見える常時接続は魅力

Q.疎外感などを感じることはありますか?

仕事をする上で、オフィスに対しての疎外感は特に感じないですね。ですが、本部が名古屋ということもあって、大阪~名古屋という拠点の距離感を感じることはありますね。

そういう時でもLoopGateの常時接続は良いですよね!
実際には直接会ったことも無い他拠点のスタッフも、常日頃見えていれば親近感もあって様子もリアルタイムで判りますし。

以前、とある案件の相談を受けた時があったんですが、電話で色々と話を聞いてても内容がちょっと掴みづらかったんです。そんな時、テレビ会議のカメラに画面越しで資料を見せていただいて、それこそ「これです」という説明をもらったんです。そうすると直ぐに把握出来たんです。
映像がきれいな状態でなければ、こういった直接のようなやり取りも出来ないので、すごい便利だと思います。

※弊社ギンガシステムは、大阪オフィスと東京オフィスをテレビ会議LoopGateで常時接続し、常に互いのオフィスの様子が見える状態になっています。

アイデアの共有や情報交換でも使える

アイデアが浮かんだときには積極的に上長に共有しているんですが、メールとなると意図も含めて文章を用意しなければ行けないので、パッと伝えるのが難しいですね。
その点、直接見える所にいて様子がわかれば、すごく伝えやすくなります。

また、離れた拠点のデザイナー同士のブレストなどアイデア出しのミーティングにはテレビ会議は使えますよね。地域や考えが違うデザイナーであれば、また別の視点や面白い考えも出ると思うし、互いのスキルアップにも繋がります。

そういった場を積極的につくれるのもテレビ会議システムの魅力だと思います。

Q.今後、「こうしていきたい!」といった要望・目標を教えて下さい。

そうですね、やっぱりテレワークというスタイルが、世の中で浸透してほしいという想いがありまね。ですが…その反面、「サボる」という方も残念ながら一定数出てくる可能性もありますよね。
そういう面では、ある程度の仕事経験というか、自分の仕事の進め方を理解できていることが重要だと思いますし、会社側としてはその見極めが大事になると思います。

作った時間を有効活用すること!

テレワークの最大のメリットは、時間の確保ができること。
納品された成果物を見るとまれに、本当はこうしたかったけど時間が無いから出来なかったんだな…と感じる時があります。時間が確保できていれば、それを使ってクオリティを高めて、より品質を高めた成果物を納めることができます。

時間を確保するためのテレワーク、時間の差・距離の差を埋めるLoopGateをうまく使えるようなシーンが浸透していければと願っています。

おわりに

テレワークは業務時間を確保できる反面、姿が見えなくなるためタスクと期日をはっきりとさせて、明確なプレッシャーを課せられるような状況を作り出すことが重要で、成果も発揮できやすくなると感じます。それには、一定の評価制度やルールの整備もテレワーク導入に必要な要素です。

姿が見えなくなる面は、ミーティングから常時接続までテレビ会議システム「LoopGate」がご活用いただけます。利用シーンや接続のデモンストレーションも、テレビ会議システムならではの遠隔接続といった方法が可能ですので、お気軽にご相談ください。

LoopGateを使ったテレワーク実践インタビュー「出産後の復帰を機にテレワークを実施」

新型コロナウイルスの感染拡大が懸念される中、行政を通じて都市レベルでの往来など自粛要請も出ており、就業者に対してはテレワークを積極実施する呼びかけが日に日に大きくなっております。
弊社ギンガシステムでも、テレワークを実施する上で有効なコミュニケーションツールとして「テレビ会議システム」の活用を強くお勧めしております。

LoopGateのご利用企業の中から、テレワークの導入事例をご紹介します。「株式会社ジー・テイスト」では、弊社のテレビ会議システム「LoopGate」を用いて、会議や面接といった事業所間の接続だけではなく、テレワークも実践されています。

急に、「テレワーク実施を推奨」という状況に迫られた企業様のためにも、テレワークを実践されている方へインタビューを行い、生の声をテレワークの参考事例としてお届けしたいと思います。

今回は、お子さまの出産を機に1年前からワークスタイルをテレワークに切り替えられた女性の方をインタビューさせていただきました。

会社を良くするために、社長のお題に応える仕事

Q.現在はどのようなお仕事をされておられますか?

今は、社長から会社を良くするために色々なお題を渡されて、その内容について考える…というのが主なお仕事です。すごく漠然とした内容ですが、社長の特命係のようなイメージです。

会社が抱えている課題に対して、どうすれば解決できるのか?どのような制度を作れば良いのか…?
といったことに対してお応えしています。
なので、自宅勤務ですが社長とはテレビ会議のLoopGateを使って常にコミュニケーションを取っているような状況です。

きっかけは出産、子どもとの時間・業務時間を持つこと

Q.テレワークを行うことになったきっかけはどのようなことですか?

テレワークをはじめたきっかけは、出産後の復帰のタイミングからです。

ちょうど私が産休に入る時、在籍していた事業部の再編という状況が重なって…。
私は事業部のマネジメントを任されていたという事もあって、一緒にやってきた仲間と続けたかったのですが、複数の事業部に再編されることとなり、思い入れも強かった分正直、そのうちの1つを選択することが出来なかったんです。

そんな中、出産というタイミングで第一線に復帰するということには、体力面の心配も少しあったんです。

子どもとの時間も大切だった

実は、子どもは第2子だったんですけれども、第1子の時は仕事漬けの生活で、産後休暇しか取らず両親に預けて働いていました。
なので、第2子にはしっかりと子どもとの時間も作りたいという想いがありました。

そんな想いもあって、復帰には仕事はセーブしたい…ということを社長に相談し復帰いたしました。

時短ではやりたいのに時間が足りない…!?

復帰した時は、時短勤務を希望しました。というのも、通勤や子どもを幼稚園を預けるには、往復でどうしても3時間は掛かってしまったんです。なので、目一杯業務時間を確保できるとしても6時間が限界でした。

復帰した時は、以前第一線でやっていた感覚がどうしてもあって、業務をやりたい気持ちと目の前に用意されている時間との乖離があったんです。
社長も私が時短でやってるっていう意識はあったとしても、求められるのはやっぱり休む前の続きというか…、もちろんそれが期待して頂けているということで嬉しいことではあったんですが、実際には取り組む時間が足りない…ということで、やっぱりもっと業務をやりたいけどやれない…、という狭間になった時に、テレワークという形で自宅で仕事をさせてくださいと申し入れをしました。

Q.テレワークを行う上での上司・同僚のご反応はどうですか?

やっぱり最初は、自宅で勤務して時間が確保できる…ということに対して、周りの目には「優遇」みたいな印象を持たれていることも、絶対あったと思います。

でも…
私が元々いた事業部には、女性社員が多くて同じく出産や結婚で退職せざるを得ない状況になるスタッフを正直「もったいないな…」と思いながら泣く泣く送り出してきた部分があるんです。
言い方が難しいですけれども、退職せざるを得ない状況というのは会社としても、そうならない折り合う点を見つけてあげるべきだと思います。

自分がやりやすい環境を作れるのもテレワークのメリット

Q.テレワークをしていて良かった点はズバリ何ですか?

やっぱり子どもが小さいと、幼稚園から急な呼び出しとかもあるんです。熱が出たとか…。
こういう時、出勤しているとなかなか臨機応変な動きはできないですけれども、自宅にいれば安心して動けるというメリットがありますね。

Q.お仕事の生産性に変化はありましたか?

確かに、子どもが家にいるとなかなか集中できないタイミングもあったりします。子どものこともしてあげないといけないのは当然なので…。その間業務を止めることになるんですが、その補填は後からしっかりと取る…というように、限られた時間を自分でうまくコントロールしています。そういう点では仕事とプライベートのメリハリもはっきりしていますね。

なので、仕事の生産性や効率もそこまで大きく落ちることは無いですね。

Q.お仕事環境は工夫されていますか?

そうですね。先程の生産性のお話で言うと、むしろ向上しているように思います。
自宅には自分のスペースで自分しかいないので、自分のやりたいように仕事環境を作れることもメリットだと感じます。例えば音楽を聴きながらとか、アロマを焚きながらとか…。自分で集中できる環境をその時に合わせて作っています。

やっぱり、仕事内容がアイデアを起こすことですし、見えないところで仕事をしている分、限られた時間の中でしっかりと成果を出すために自分が集中できる環境を作ることを工夫をしています。

コミュニケーション手段を用意すること

Q.テレワークではどのような機材を使っておられますか?

そうですね、私の仕事は別に場所を選ばない…というか、基本パソコンとネット環境があればお仕事ができる内容なんです。そこに、社長とのちょっとしたやりとりはチャットがあれば十分事足ります。

でも、先にもお話した通り社長のお題に対してのミーティングは重要なので、LoopGateを自宅に置かせてもらって、テレビ会議でお話することも多いです。
LoopGateなら簡単に扱えるし、パソコンとは別なので難しい設定とかパソコンの動作が重くなることも無いです。

顔が見えるテレビ会議があればコミュニケーションは十分に図れるので、本当にメリットしか無いですね。意思の疎通は十分にできています。

でも、メールや電話だけで伝えるには難しいこともあるので、ファイルを開いてLoopGateの画面共有機能を使ってご説明することもあります。こういう時の画面共有機能はすごく便利ですね!
電話だとどうしても長くなってしまいがちだと思うんですけど、自分の画面を見せて「これです」と言ったほうが話も早いです。

Q.会社との疎外感みたいなものを感じることはありますか?

正直に言えば、寂しいなぁとか疎外感を感じることはあります。
普通にオフィスに言っていたら、「お昼何にする?」とかが日常ですけれど、その当たり前だったことが無いことがちょっと寂しいなと…。

それに、例えば会社でリアルタイムに起こっていることや情報がすぐに届かなくって、取り残されている感を感じることはありますね。

でも、こればっかりは割り切らないといけないですし、せっかくこういう環境でやらせてもらっているのはありがたいですし、疎外感は感じますけどあまり問題ではないですね。それよりも、この環境で仕事ができるメリットのほうが大きいです。

でも、テレワークをしているスタッフがいるのであれば、重要なことや周知が必要なことは、頻繁に共有発信はしていくべきだと思いますし、常時オフィスと繋がれるような(テレビ会議)の環境があれば、オフィスの様子も見えるので有効だと思います。
テレビ会議の常時接続ってそういう面でも役に立ちますよね!

Q.ファイルのやりとりはどうされていますか?

社内のサーバーにはあえて繋がずに、専用のシステムを用意してもらって、それでやりとりしています。やっぱりセキュリティ面はかなり気を使って注意していますね。
メールでデータのやりとりもありますけど、重要なファイルはそういうシステムを使ってやりとりをする方が安心ですよね。それに、先程もお話した画面に映し出した説明の資料とかは相手にも情報が行くので、扱いの大切さも理解してもらえると思います。

テレワークを実践してパイオニアに

Q.今後、「こうしていきたい!」といった目標を教えて下さい。

テレワークは働き方の選択肢が増えるということで、すごく良いことだと思います。
私も、事業部の一線でみんなを率いていた立場であったことを自負すると、テレワークというワークスタイルを自ら行うパイオニア的な存在になって、やった経験や「そういう働き方もあるのか」ということ知ってもらいたいと思っていますし、テレワークのイメージを改められればと思います。

まだまだ、社会の中でも環境や制度の整備が必要なところはたくさんあると思います。
でも、私のような女性や境遇が似ている人もそうですが、辞める…という、これまでは身を引く選択肢しかなかった状況ではなくて、テレワークのようなスタイルを当たり前のように選択できる状況になればいいな…と思っています!

おわりに

テレワークのイメージは、まだまだ「家で仕事ができる楽な優遇制度」みたいな捉え方をされている方も、一定数おられるのではないでしょうか。

ですが、今回インタビューをさせていただいたように、女性の目線でなかなか現場復帰が困難な方がもっと社会で活躍できる後押しになる素晴らしいワークスタイルだということを強く感じました。

与えられたミッション(仕事)に応えるために重要なのは、あくまで「働く場所」ではなく「内容」であり「結果」だと思います。
まだまだマイナスのイメージも垣間見えるテレワークというスタイルが、普通に一般的に取り入れられるようなイメージになれればと願いますし、私たちもテレビ会議システムを通じて確立できるように取り組んでいきたいと思います。

テレワーク・デイズ参加数は年々増加!通勤者数減の効果あり

2020年はいよいよ東京オリンピックが開催され、東京は国内外から選手・観戦者・大会関係者など非常に多くのゲストを迎えることになります。そうなると、都内には多くの人が集中することになり、交通網を中心に相当な混雑になることが予測できます。

東京には弊社もそうですが多くの企業の拠点があるため、通勤や業務への支障を軽減できるような取り組みや対策の検討は重要になります。

国を挙げての対策、テレワーク・デイズ

こうした中、国を挙げての取り組みを進めているのがテレワーク・デイズ。
総務省・厚生労働省などが主導となり東京都・関係団体と連携して2017年より実施されています。

テレワーク・デイズは様々なワークスタイルを実践する取り組み

テレワーク・デイズは2020年夏に開催される東京オリンピックに合わせて、各企業が在宅勤務や時差出勤・フレックスタイムなどを組み合わせた働き方を奨励する期間です。企業のテレワーク認知や浸透を促すために様々なワークスタイルを積極的に実践してみようということで、昨今述べられる働き方改革の推進を目指す取り組みでもあります。

2017年の初年度では約950団体が参加し、2019年では2,887団体とほぼ3倍で着実に増加しています。

出典:総務省 情報流通行政局 テレワーク・デイズ2019報告資料

中小企業の参加が増加

上記の報告資料を見ると、元々は大手企業・団体での取り組みが多かったテレワーク・デイズですが、2019年には99名以下の中小企業での取り組みが、全体の約47%にのぼり、299名以下の規模でも61%と大手企業を越える参加がありました。

来るオリンピックに備え、団体規模に限らず積極的な取り組み志向が上向いていることが伺えます。

出典:総務省 情報流通行政局 テレワーク・デイズ2019報告資料

テレワーク・デイズ、その効果の程は…?

同じく総務省の報告資料によると、2019年のテレワーク・デイズ期間中、例えば新宿西口方面の週間平均通勤者数が期間外よりも11.8%相当減少したようです。
この他、大崎や神田橋といった通勤者の多い駅でも10%以上の減少が見られ、1日あたりの東京23区全体の通勤者減少率は-9.2%、人数にするとなんと述べ26.8万人もの通勤者が減少したとのこと。

減少した人数を見るとその効果は確実に現れているようです。

企業理解・体制づくり…に課題点も

数字だけ見ると、皆もテレワークをもっとやるべきだ…!と叫びたいところですが、事業のスタイルや業種・職種によってはテレワーク自体が難しい方も沢山おられることは事実です。

また、企業によっては
テレワーク→会社に来ない→休んでいる…?

といった風に思われがちな所もあり、実際オフィスに来ずに真面目に仕事に従事しているものの、オフィスに居る方のほうが当然見えるため評価されてしまう…といった、業務管理・労務管理の面での課題が先行して取り組みにくい状況となっている企業様も一定数あるのではないでしょうか。

ゲンバの声では高い成果を感じている!

しかし、総務省によるテレワークで得られた効果・成果のアンケートを見ると、非常に多くの方が通勤などの移動時間が短縮された分、業務生産性の向上や生活環境の改善を得られたと応えられています。

取り組むための認識改革

ここまでの状況を見ると、所感ではまだまだ使用者とゲンバの意識には乖離があるように思いますが、一方で年々取り組む企業が増加していることを見ると、確実に体制づくりや意識の改革、評価制度の整備が進んでいることは間違いありません。

テレビ会議はテレワークにかなり有効なのです!

ギンガシステムでは、東京オリンピックのような大掛かりなイベント時でもそうですが、企業様の様々な状況・新しいワークモデルの確立を促すために、テレビ会議の導入を強くオススメしております。
コミュニケーション不足を払拭し業務効率をより高めるためには、品質の高い映像・音声は必須です。是非、利用ケースなどご興味あればご連絡ください。お役に立てればと思います。

以下のギンガシステム ニュースリリースも合わせてご参考ください!

テレワーク・在宅勤務 スタートパックのご提供開始について

イベント配信ソリューションの支援拡充について

『新入社員研修のためのテレビ会議システム』導入を支援いたします

会議・イベントをテレビ会議システムを活用して開催するための運営をサポート

活用してみては?テレワーク導入を推進する、時間外労働等改善助成金 特例コース(テレワークコース)

新型コロナウイルスの感染拡大懸念が広がる中で、中小企業の積極的なテレワーク導入が推進されています。その支援策の一つとして厚生労働省は、すでに申請期間が終了していた「時間外労働等改善助成金」制度を新たに特例コースとして実施すると公表しました。

時間外労働等改善助成金 概要について

助成金の内容は3/9に詳細が明らかになり、同時に申請も開始されています。後述しますが、この助成金はテレビ会議システムの導入に関しても支給対象に入る可能性があります。

事業の実施期間は5月末まで

助成の対象となる事業の取り組み実施期間は、令和2年2月17日から5月29日までです。
(5月30・31日は土日のため除外)

なお、計画の事後提出が可能で、2月17日以降の交付決定前の取り組みであったとしても助成対象となる。また、2月17日以降試験的に導入している事業主も助成の対象となります。

申請期限

交付申請期限:令和2年5月29日(金)
支給申請期限:令和2年7月15日(水)

支給対象になる中小企業事業主

労働者災害保証保険の適用中小企業であることが前提です。
そして、新型コロナウイルス感染症対策として、新規でテレワークを導入する中小企業事業主かつ、資本または出資額、または常時使用する労働者数のいずれかの要件を満たす企業が対象となります。

中小企業規模表

業種 資本または出資額 常時使用する労働者
小売業
(飲食店を含む)
5,000万円以下 50人以下
サービス業 5,000万円以下 100人以下
卸売業 1億円以下 100人以下
その他の業種 3億円以下 300人以下

大手企業とは異なり、テレワークの導入があまり進んでいない300名以下の企業規模が対象の中心となります。

助成対象の取り組み

助成金が支給される主な要件としては、以下のいずれか一つを実施している必要があります。

  • テレワーク用の通信機器の導入・運用
  • 就業規則・労使協定などの作成・変更に取り組んだこと
  • 労務管理担当者・労働者に対する研修・周知・啓発活動の実施
  • 外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング

また、サテライトオフィスの利用料や社内のパソコンを遠隔操作するための機器やソフトウェアも該当します。

注意点としては、パソコン・タブレット・スマートフォンの購入費用は対象とならないこと。
例えば、テレビ会議を行うためにノートパソコンやタブレットといった機材をスタッフに支給した場合、その機材購入費は支給の対象外となります。

申請の要件(成果目標)を簡素化

テレワーク相談センターの窓口に問い合わせたところ、今回の特例事業はテレワークの導入を積極的に推進していることから、申請要件が簡素化されている模様です。
具体的な申請要件は、事業実施期間中に以下の点に留意してください。

  • 前述の助成対象の取り組みを行うこと
  • テレワークを実施した労働者が1名以上いること

支給額について

テレワーク特例コースの支給額は、補助率1/2 1企業あたりの上限額100万円となります。

例えば、スタッフとテレビ会議をするために「LoopGate」の専用機の導入費が仮に100万円であった場合、そのうち1/2の50万円が助成金として支給されます

その対象経費としては、
謝金・旅費・借損料・会議費・雑役務費・印刷製本費・備品費・機械装置など購入費・委託費となります。テレワークの通信機器意外に、そこにかかった諸経費も助成対象となる可能性があります。諸経費については様々なケースが考えられますので、詳細は相談センターに問い合わせして聞いておくこともおすすめします。

ただし重複しますが、パソコン・タブレット・スマートフォンの購入費は対象外となるため注意が必要です。

具体的な申請手順について

申請の流れや必要書類の様式は全て、厚生労働省のWebサイトにあります。

厚生労働省 時間外労働等改善助成金(テレワークコース)

これより取り組む計画内容を記載した計画書、「時間外労働等改善助成金交付申請書」を、交付申請期限までにテレワーク相談センターに提出し、後日厚生労働省より交付決定通知書を受ける。その後、実際に計画に則って取り組みを実施し、事業期間終了後に支給申請期限までに申請して支給を受ける流れです。

実施した取り組みに関係する費用も、要件に合致すれば助成対象になる場合があるため、計画にて発生する事項・費用などは全て集計記録を行っておくのが良さそうです。
具体的な申請手順や不明点は、テレワーク相談センターにお問い合わせください。

※上記情報は、2020年3月9日時点 厚生労働省 時間外労働等改善助成金(テレワークコース)の情報を引用・参考にしております。

テレビ会議システムをテレワークに活用

テレワークにおいてテレビ会議の活用は、当社としてもお客様へよく提案いたしております。
今回は緊急を要する事態としてこの助成金が設定されましたが、従来の働き方改革・新しい働き方の一つとしてなお、テレワークの導入は企業様にとって労働生産性の向上に期待の持てる施策です。

今回の助成金の申請や必要書類の作成は助成を受ける企業が行う必要があり、申請代行などは行なえませんが、改めてテレワークとテレビ会議の活用について検討する一つの機会としていただければ幸いです。

テレワーク制度でのテレビ会議活用についてご検討中であれば、お気軽にお問い合わせ・ご相談ください!

テレワーク導入のハードルは高い!? テレビ会議が示すテレワーク導入の道筋

新型コロナウイルスの感染拡大が連日ニュースで報じられる中、大手企業を中心に感染の危機管理施策として、出勤を原則禁止にしてテレワークを取り入れる動きが目立ってきました。
ここに来て、テレワークという働き方が一気に脚光を浴び、その必要性が注目されている状況です。

続きを読む

脚光を浴びる時差Biz!意外にも大きい効果

時差Bizへの期待が増しています。生産性や効率性を落とすことなく、働く人々にとって魅力的な働き方や時間の余裕が生まれるというものです。通勤の時間帯をずらすことや、通勤自体をなくすという画期的な取り組みに熱い視線が注がれています。詳細について見てみましょう。

続きを読む