テレビ会議システムの運用を定着させるための4つのポイント

meeting2テレビ会議システムを導入したもののあまり使わなくなってしまったな…ということはありませんか?今回はそんなご担当者様の為に、テレビ会議システムを運用に定着させるポイントを4つご紹介します。

簡単に準備できる

会議のたびに機材を設置して、配線して…とするのは面倒ですよね。慣れない人が準備した結果、いつもより時間がかかってしまい、予定通りに会議が始まらない、なんてことにもなりかねません。ラックなどに、配線した状態の機材をまとめておけば、会議をする際はマイクなどを机に配置して電源を入れるだけ、という具合に簡単に準備をすることが可能です。

簡単に操作できる

テレビ会議開始までの操作ステップが多かったり、起動までに時間がかかったりすると、利用者からはどうしても敬遠されがちになってしまいます。パソコンなど、機械に弱い方は尚更です。専用機タイプのテレビ会議システムなど、比較的起動が早くてシンプルな操作のシステムを選ぶとよいでしょう。また、会議室に操作ガイドを用意したり、導入初期に社内で説明会を開催したりするのも利用者にとって優しいでしょう。

動作が安定している

会議中に映像が止まったり、エコーやハウリングといった不具合が起きてしまうと、参加者のストレスとなってしまいます。不具合が多いし、テレビ会議はしないで内線やメールで済まそう、という事態になってしまうと宝の持ち腐れですよね。検討する際にはデモンストレーションを受けた上で安定したシステムを選ぶようにしましょう(参考:テレビ会議の比較にはデモンストレーションが必須。その注意点とは?)。また、エコーキャンセラ内蔵のマイクスピーカーを使うことによって、より快適な音声環境で会議をすることが可能となります。

サポートが充実している

ここまでご紹介したポイントをおさえていても、うっかり機材を落として故障してしまった…なんてトラブルは起こってしまうものです。そんな、万が一のことがあった時に頼れるサポートがあるといいですよね。メーカー担当に直接つながるサポートダイヤルであれば対応がスムーズでしょうし、毎日のサポートが可能であれば週末の会議でも気にせず利用できます。また、かけつけサポートにも対応していればより安心ですよね。

まとめ

テレビ会議システムを運用に定着させるポイントは
  1. 簡単に準備できる
  2. 簡単に操作できる
  3. 動作が安定している
  4. サポートが充実している
です。大なり小なり費用をかけるわけですし、社内で使われるシステムにしたいですよね。