テレビ会議・Web会議の比較で超重要な、体感デモンストレーション

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テレビ会議・WEB会議を含めたビジュアルコミュニケーションツールは、色々なバリエーションが登場しています。比較・検討する際には、予算のあるところから当然価格(かかるコスト)や目的を達成するための機能はあるか?を確認することと思います。

もちろん、これらも気にかけるべきことではありますが、それ以外にも、実際にサービスのデモンストレーション(デモ)を受けて体感することは大変重要なことです。

今回のブログでは、デモンストレーションを受けるときに気をつけたいポイントをご紹介します。

なぜデモンストレーションが重要なの?

テレビ会議・WEB会議は、「体感商品」です。 パンフレットやカタログのスペック表や機能を眺めていても、実際にその映像と音声を、目で見て、耳で聞いてみないことには、本当のところがなかなか伝わりにくいものです。 しかも、実際の画面や操作感を試して、社内での利用イメージを想定しきれないまま導入すると、さらなる変更といった動きが取りにくくなるでしょう。

導入してからの変更は大変

アプリケーションやブラウザで起動するソフトウェアなら、制限付きで無償トライアルがあることが多く、色々と試すことができますが、しっかりとテスト行う重要性は変わりません。

導入してから、自社に合っていない…という事態を防ぐために、さまざまシーンを「デモ」するのです。

デモンストレーションでチェックするポイント

デモで特に気に掛けたいポイントは、

  1. 実際の利用環境下で使う
  2. 担当者の方以外にもデモに参加してもらう
  3. 一日だけではなく数日間試す。いろんな時間帯に試す。

これらの3つです。

1.実際の利用環境下で使う

テレビ会議・WEB会議の通信には、インターネット回線を利用することがほとんどですが、回線の契約や詳細は多岐にわたり、まして通信のセキュリティ設定といった環境も影響してくるため、マニュアル通りでは使えない…。といったケースは起こりえます。事前に確認することで、これら別の設定の変更が必要ということが、明確になり、しかるべき業者や関係者へ設定の変更手配など段取りを行うことができます。

導入直前・直後でバタバタせずに済みます。

ショールームのデモは環境が整っている

メーカーのショールームでデモンストレーションを受けて判断する方もいらっしゃるかもしれませんが、ショールームは高品質な回線を準備していたり、事前にテストも行っているため、自らの回線のチェックはできません。しかも、品質などが優れているようになるのも、ある意味当然といえます。

重要なのは、「使う環境で試す」です!

2.担当者の方以外にもデモに参加してもらう

テレビ会議・WEB会議は、会社に所属する多くの方が使うことになるシステムです。ですので、理想を言えば社員全員の方が操作できるのが望ましいです。
また、導入の決裁をなされる方やテレビ会議の導入を起案なされた方は、必ずデモに参加していただきたいです。社内の利用シーン想定や多方面からの声を集約され、俯瞰して判断いただけるからです。

導入に際して比較・検討に参加していない利用者の方からすれば、導入後、操作説明などは受けるとしても、急にそれまで使用していなかったテレビ会議を使うことになるわけですので、抵抗感は少ないに越したことはありません。

会社の中には、機器の操作に抵抗を持たれる方や、パソコンの得意な方・苦手な方、さまざまかと思いますので、直接やり取りを行うご担当者様だけではなく、いろんな方に見てもらう方が、社内での定着もスムーズです。

使う場面が来る可能性のある方は是非!

3.一日だけではなく数日間試す。いろんな時間帯に試す。

一つ目に挙げたポイントと少し似ていますが、インターネット回線の環境は曜日や時間帯によって混雑具合など状況の変動が起こる可能性があります。特に、社内の他の通信機器(主に社内のパソコン)とテレビ会議のインターネット回線を一つの回線で共用する場合、パソコンでの通信量がテレビ会議に影響し、映像や音声の品質が低下することが起こりうるのです。

社内の通信量は一定ではない

インターネットの通信量というのは一日の中でも大きく動きます。 出勤時間が全員同じ会社であれば、出勤時間に一斉にメールチェックやWEB閲覧が始まったりして一気に増えますし、昼休みは減って、その後はまた増える。また、管理部門の社員が多い本社なのか、外回り中心の営業部門の社員が多い支社なのか、などによっても異なるでしょう。

同様に、会議の時間帯も様々です。営業部門などであればみんなが外回りを始める前に朝一で会議をすることも多いでしょうし、通常の打ち合わせは日中、役員の方などが集まる会議は夕方に行われる…など。

デモは昼間に行われることが多い傾向ですが、こうしたことを考えると午前中や夕方といった時間でも試してみるべきです。デモ機を1週間ほど借りれるのであれば、曜日を変えるのも有効です。

利用シーンを想定することも大切

これまではデモンストレーションでテレビ会議システムを動作させることのポイントを挙げましたが、同じく大切なのが、利用を想定すること。

「このようなシーンで使う」というシーンを想定して、実際の流れを思い浮かべながら試すことも重要なのです。シーンを想定していれば、万が一つながらないとなった場合でも対処方法を作っておくことができます。

この点は軽視されがちですので、注視していただくことをオススメします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。パソコンやスマートフォンを使ったWeb会議であれば、ある程度行き当たりでツールを変えたりもできるのですが、品質面や重要な会議を行うに適しているテレビ会議専用端末は、社の全体が関わることといっても過言ではありません!

導入に向けて、しっかりとデモンストレーションを行ってください! ギンガシステムはLoopGateの導入デモをサポートいたしますので、是非ご相談ください!

(この記事は、2015年3月26日に公開されたものをリライトしております。)